標準佈局
通知遵循緊湊的固定格式。因為它們是掃一眼而不是坐下來閱讀的，所以佈局比散文更重要：讀者應該能夠在幾秒鐘內提取基本資訊。
該格式還可以立即告訴讀者他們正在查看的文檔類型，這就是標題是單一常規單字而不是描述的原因。
| 元素 | 日本人 | 位置 |
|---|---|---|
| 標題 | お知らせ | 以頂部為中心 |
| 日期 | 日付 | 右上 |
| 作者 | 発信者 | 日期下方 |
| 主題行 | 件名 | 身體上方 |
| 身體 | 網頁 | 首先是基本訊息 |
| 閉幕式 | 以上 | 通知結束 |
結束字元是標記通知結束的約定。省略它會使日本讀者認為通知未完成。
什麼、何時、為什麼之前
正文以基本事實開頭：正在發生什麼以及何時發生。解釋如下。打開帶有背景的通知可以讓讀者立即找到他們需要的資訊。
日期和時間通常單獨列出，而不是嵌入散文中，因此無需閱讀即可找到它們。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | 電梯檢驗通知書 |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | 日期和時間，獨佔一行 |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | 位置，在自己的線上 |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | 它影響誰 |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | 上述期間不能使用。 |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | 對於造成您的不便，我們深表歉意。 |
非個人登記冊
通知不是專門針對任何人的，這會改變登記冊。它避免了電子郵件使用的直接地址，而是依賴固定短語和被動或客觀的結構。
這對學習者來說很方便，因為短語是固定的，幾乎不需要撰寫任何原創內容。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | 現將有關情況通知如下。 |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | 它將被執行。 |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | 它已被更改。 |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | 它將被取消。 |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | 請注意。 （請求接受） |
| 以上 | ijō | 僅此而已。通知結束。 |
請注意，這些都沒有指定讀者。這種客觀性是暫存器的決定性特徵。
要求和禁止
通知經常要求人們做或不做某事，而傳統的軟化態度使他們無法將其視為命令。最後的合作短語完成了大部分工作。
禁止通常被表述為請求而不是規則，即使它是規則。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | 我們請求您的合作。 |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | 請不要。 |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | 請不要。 （稍微軟一些） |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | 這是被禁止的。 |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | 請保持安靜。 |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | 請把自己的物品帶回家。 |
常見通知類型
大多數通知都是由少數幾種情況引起的，每種情況都有值得借用而不是重新發明的傳統措辭。
在同一個板上複製先前通知的措辭是完全可以接受的，也是大多數人所做的。
| 情況 | 標題 | 筆記 |
|---|---|---|
| 一般資訊 | お知らせ | 預設 |
| 一個請求 | お願い | 當詢問行為時 |
| 維護 | 工事のお知らせ | 包括日期和存取權限 |
| 消除 | 中止のお知らせ | 簡要說明原因 |
| 細節變更 | 変更のお知らせ | 陳述新舊 |
| 道歉 | お異常び | 對於已經造成的問題 |
聯繫和關閉
通知以誰發出以及如何詢問為結尾。省略聯絡方式是一個常見的錯誤，它會產生人們無法採取行動的通知。
通常使用部門名稱而不是個人名稱，這符合非人稱的語氣。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | 向管理處查詢。 |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | 如有疑問，請聯絡總務部。 |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | 負責人：田中 |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | 分機號碼：1234 |
| 以上 | ijō | 通知結束 |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | 我們請求您的合作。 |
始終包含聯絡人。沒有通知的通知產生的問題多於它所回答的問題，通常是針對最近的人。