詢問電子郵件需要什麼
詢問是向尚未對您承擔任何義務的人請求提供信息，因此清晰和禮貌都很重要。目標是收件人可以回覆電子郵件，而無需回信詢問您的意思。
日本的詢問電子郵件通常很短。通常五到十行，任何較長的內容最好用編號問題來組織。
- 包含主題和“查詢”一詞的主題行。
- 組織機構及負責人。
- 一行介紹你是誰。
- 這個問題，夠具體，可以回答。
- 禮貌地請求答覆。
- 您的姓名和聯絡資訊。
主題行和對陌生人的稱呼
主題行說明了主題，隨後是 ni tsuite no o-toiawase，即詢問。地址區塊在一行中列出組織名稱，在下一行中列出負責人。
如果這是您第一次接觸，在介紹自己之前，通常會因為未經事先通知而寫下簡短的道歉。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 留学生の入学手続きについてのお問い合わせ | Ryūgakusei no nyūgaku tetsuzuki ni tsuite no o-toiawase | 查詢國際學生入學手續 |
| 株式会社さくら | Kabushiki-gaisha Sakura | 櫻花株式會社 |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | 致負責人 |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | 請原諒這個意外的消息。 |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | 我叫瑪麗亞·洛佩茲。 |
清楚陳述你的問題
用一句話說出你為什麼要寫，然後問問題。如果有多個問題，請對它們進行編號，因為編號清單可以讓讀者輕鬆回答每個問題，也可以讓您輕鬆查看尚未回答的問題。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡いたしました。 | Kisha no webusaito o haiken shi, go-renraku itashimashita. | 我是看到貴公司的網站後寫的。 |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | 我對明年四月開始的課程有一些疑問。 |
| 以下の2点について教えていただけますでしょうか。 | Ika no niten ni tsuite oshiete itadakemasu deshō ka. | 您能告訴我以下兩點嗎？ |
| 1. 出願の締め切りはいつでしょうか。 | Ichi. Shutsugan no shimekiri wa itsu deshō ka. | 1. 申請截止日期是什麼時候？ |
| 2. 必要な書類を教えてください。 | Ni. Hitsuyō na shorui o oshiete kudasai. | 2. 請告訴我需要哪些文件。 |
禮貌的請求表，從標準到正式
詢問的核心是請求告知某事。這些形式從標準的禮貌到正式；對於大多數查詢，中間兩個是理想的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 教えていただけますか。 | Oshiete itadakemasu ka. | 你能告訴我嗎？有禮貌的 |
| 教えていただけますでしょうか。 | Oshiete itadakemasu deshō ka. | 你能告訴我嗎？更有禮貌 |
| ご教示いただけますと幸いです。 | Go-kyōji itadakemasu to saiwai desu. | 我將非常感謝您的指導。正式、書面 |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 預先感謝您檢查此內容。 |
結束語和簽名
感謝讀者的麻煩，並簽署您的全名、電子郵件地址和電話號碼（如果電話回覆有幫助）。如果您在日本境外寫信，請提及您的時區或國家/地區，以免在午夜嘗試打電話。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。 | O-tesū o okake shimasu ga, go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | 對於給您帶來的麻煩，我深表歉意，但如果您能得到答复，我將不勝感激。 |
| どうぞよろしくお願いいたします。 | Dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | 非常感謝。 |
無人回覆時跟進
郵件確實會在垃圾郵件過濾器和繁忙的收件匣中遺失。幾個工作天後，發送一封簡短的後續郵件，提及您的第一封電子郵件，並考慮到回覆可能與您的郵件交叉。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 先日お送りしたお問い合わせについて、再度ご連絡いたしました。 | Senjitsu o-okuri shita o-toiawase ni tsuite, saido go-renraku itashimashita. | 我再次寫信討論我前幾天發送的詢問。 |
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka. | 事情進展如何？ |
| 行き違いでしたら、申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara, mōshiwake gozaimasen. | 如果我們的訊息有交叉，請接受我的歉意。 |
逐行完整查詢
這是對語言學校的完整、簡短的詢問。它僅使用上述短語，並且會被理解為清晰且適當禮貌。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| さくら日本語学校 ご担当者様 | Sakura Nihongo Gakkō go-tantōsha-sama | 致櫻花日語學校負責人 |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | 請原諒這個意外的消息。 |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | 我叫瑪麗亞·洛佩茲。 |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | 我對明年四月開始的課程有一些疑問。 |
| 出願の締め切りと必要な書類を教えていただけますでしょうか。 | Shutsugan no shimekiri to hitsuyō na shorui o oshiete itadakemasu deshō ka. | 您能告訴我申請截止日期和所需文件嗎？ |
| お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | O-tesū o okake shimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | 很抱歉給您帶來麻煩，非常感謝您。 |
詢問的口語版本使用大部分相同的語言。 Unihongo 的「透過電話預訂餐廳」任務是一種很好的做法，可以在對方等待您的答覆時清晰、禮貌地詢問。