標準結構
會議紀要遵循傳統的佈局，各公司之間幾乎沒有變化，這意味著大部分文件可以在會議開始之前準備好。
提前填寫標題可以讓您專注於真正需要傾聽的兩件事：決策和行動。
| 場地 | 日本人 | 裡面有什麼 |
|---|---|---|
| 標題 | 議事錄 | 文件名稱 |
| 日期和時間 | 日時 | 日期、開始和結束 |
| 地方 | 地點 | 房間或在線 |
| 出席者 | 出席者 | 姓名，有時是部門 |
| 議程 | 塞 | 討論的項目 |
| 決定 | 決定事項 | 達成了什麼協議 |
| 行動 | 宿題事項 | 誰在何時做什麼 |
最後兩行是文檔的要點。它們之上的所有內容都是可以預先填寫的管理。
記錄決定
決策線應該說明所商定的內容，僅此而已。抵制住記錄誰爭論了什麼的誘惑，這很少是想要的，而且可能會在以後引起問題。
名詞結尾短語是這裡的標準，可以保持條目簡短。完整的禮貌句子會延長幾分鐘的時間，但不會讓句子變得更清晰。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | 批准採用新系統。 |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | 預算提案延續到下次。 |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | 同意採用A方案。 |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | 目前的政策繼續執行。 |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | 結論被推遲。 |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | 細節需另行考慮。 |
記錄動作
一項行動需要三件事：什麼、誰、何時。沒有所有者或截止日期的行動就不是行動，而省略其中任何一項的會議紀要是對它們最常見的抱怨。
如果會議中沒有規定截止日期，請在寫會議記錄之前詢問，而不是將其留空。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | 田中：準備材料，下週五前 |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | 每個人：本週內提交意見 |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | 銷售：確認數字 |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | 下次之前準備三個提案 |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | 業主尚未決定 |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | 截止日期將另行通知 |
當沒有做出任何決定時，最後兩個是合法的條目。記錄所有者尚未決定比保留線路更有用。
忽略什麼
分鐘越短就越有用。最常見的錯誤是抄寫討論，這會產生一份沒有人閱讀的文件，並且如果發表意見的話可能會造成困難。
忽略爭論並保留結果，除非有特定原因記錄如何做出決定。
- 誰不同意什麼，除非必須記錄在案。
- 討論的來回。
- 您自己對某人的意思的解釋。
- 閒聊和離題。
- 任何您不確定自己是否聽對的內容；改為詢問。
用第二語言做會議記錄
在學習日語的同時花幾分鐘聽起來似乎不可能，但卻是可以管理的，因為你不需要遵循所有內容。您需要由可預測的短語標記的決策和行動。
聆聽這些標記而不是內容是使其發揮作用的技巧。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | 那麼，在此基礎上。 （決定落地） |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | 誰來負責？ （一個動作） |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | 截止日期是下週五。 |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | 到下次會議時， |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | 這件事就暫緩了。 |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | 會議到此結束。 |
傳閱及修正
當天發送會議記錄。當人們記得時，更正很容易，但一周後就不可能了，而且儘早傳閱也是你了解自己是否正確理解會議的方法。
明確要求更正是正常的，並且可以減輕用第二語言編寫的文檔的壓力。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | 我正在發送會議記錄。 |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | 請檢查它們。 |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | 有錯誤之處請指出。 |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | 我正在重新發送更正後的版本。 |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | 有些部分我無法捕捉。 |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | 如果有任何補充，我將不勝感激。 |
直白地說你抓不到某些東西比猜測好。同事們很容易地填補了這個空白，最終記錄變得準確。