先結論
最重要的慣例是結論位於頂部。讀者應該從第一行就知道結果，只有在需要詳細資訊時才閱讀其餘部分。
這違背了透過論證得出結論的習慣，而這正是許多人被教導寫作的方式。在一份日本商業報告中，這種結構看起來是含糊其辭或雜亂無章的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | 先給出結論。 |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | 綜上所述，引進是可行的。 |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | 詳細資訊如下。 |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | 調查證實沒有問題。 |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | 目前還不能做出判斷。 |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | 結論如下。 |
標準部分
報告遵循傳統的順序，使用它意味著讀者無需被告知就知道在哪裡可以找到每件事。
並非每個報告都需要每個部分，但它們出現時的順序是固定的。
| 部分 | 日本人 | 包含 |
|---|---|---|
| 結論 | 結論 | 結果，首先 |
| 背景 | 背景 | 為何對此進行調查 |
| 方法 | 調查方法 | 做了什麼 |
| 發現 | 調查結果 | 僅提供事實 |
| 分析 | 試點 | 解釋、標記 |
| 提議 | 提議 | 接下來會發生什麼 |
調查結果和分析是分開的部分是有原因的。將它們混合在一起是對新人撰寫的報告最常見的批評。
事實與觀點分開
日本商業寫作期望觀察到的內容和作者從中得出的結論之間有清晰的界限。明確標記該行並不是迂腐的做法；這就是報告值得信賴的原因。
標記短語可以發揮作用，一致使用它們表明您理解約定。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | 事實上， |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | 據數據顯示， |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | 以上是事實。 |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | 以下是我自己的看法。 |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | 據認為。 （推理） |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | 據推測。 （較弱） |
最後兩個是用於分析的標準對沖。他們將一個陳述標記為推論而不是觀察，而不削弱它。
寫作風格
報告使用平實的書面風格而不是禮貌的對話風格。以 desu 和 masu 結尾的報告讀起來像是一條訊息，而不是一份文檔，這是缺乏經驗的作家最明顯的標誌之一。
句子也比演講中的句子更短、名詞更重，這對學習者來說很方便：簡短的陳述句正是這種類型所需要的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | 確認了一個問題。 （報告樣式） |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | 相同的內容、訊息風格 |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | 有必要做出回應。 |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | 原因不明。 |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | 還有改進的空間。 |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | 監測將繼續進行。 |
數字和證據
預計報告將是具體的。模糊的量詞大大削弱了報告的質量，用數字代替它們是改進報告的最快方法。
如果數字不確定，請明確說明，而不是對整個句子進行對沖。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | 比上個月增加百分之十五。 |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | 一共有三份報告。 |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | 這是一個估計。 |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | 這些數字是臨時的。 |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | 詳情如附件所示。 |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | 來源列在最後。 |
在發送之前
兩項檢查可以發現大多數問題。首先，開場白是否陳述了結論？其次，讀者能否分辨哪些陳述是事實，哪些是你的？
第三個是風格一致性：報告以平實的風格開頭，然後逐漸轉向禮貌的結尾，這是一個常見的失誤，對於日本讀者來說也是顯而易見的。
- 第一行陳述了結論。
- 事實和分析位於單獨的部分或明確標記。
- 風格自始至終保持一致，沒有夾雜任何客氣的結尾。
- 每個數字都有來源或被標記為估計值。
- 它適合一頁，除非有原因不能。