給老師的一封好的電子郵件的形狀
日本的老師，尤其是大學的老師，教授很多課程並收到很多電子郵件。清晰的結構讓他們一目了然地了解您的電子郵件并快速回复。
以下結構適用於大學教授、語言學校教師和高中教師。正式程度是尊重和簡單的：禮貌的形式和一些謙虛的表達，沒有商業信函的完整內容。
- 主題行：目的和類別（如果相關）。
- 老師的名字帶有Sensei。
- 簡短的問候。
- 您的系所、年份、姓名和班級。
- 請求或報告，並附上簡短的理由。
- 最後感謝老師的寶貴時間。
- 您的全名和學號（如果有的話）。
主題行說明內容和人物
說明目的的主題行更有可能得到及時答案。許多學生將訊息類型放在開頭的括號中。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 【欠席のご連絡】5月20日 日本語会話 | Kesseki no go-renraku, gogatsu hatsuka, nihongo kaiwa | 缺席通知：5月20日，日文會話 |
| レポート提出期限延長のお願い | Repōto teishutsu kigen enchō no onegai | 要求延長報告期限 |
| 授業内容についての質問 | Jugyō naiyō ni tsuite no shitsumon | 關於課程內容的問題 |
| 面談のお願い | Mendan no onegai | 請求召開會議 |
打招呼並表明身份
從老師的姓氏開始，老師的名字獨佔一行。問候語取決於老師是否已經認識你：o-sewa ni natte orimasu 表示你上過課的老師，如果不認識，則寫下簡短的道歉。
然後在提出請求之前準確說明您是誰以及您所在的班級。大班授課的老師需要透過這個來知道誰在寫作。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 田中先生 | Tanaka-sensei | 田中教授 |
| お世話になっております。 | O-sewa ni natte orimasu. | 感謝您一直以來的指導：標準問候語 |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | 請原諒我突然聯絡您。 |
| 文学部2年の山田花子です。 | Bungakubu ninen no Yamada Hanako desu. | 我是文學院二年級學生山田花子。 |
| 月曜2限の日本語学概論を履修しております。 | Getsuyō nigen no nihongogaku gairon o rishū shite orimasu. | 我正在學習日語語言學導論，週一第二堂課。 |
要求延長期限
延期請求由三部分組成：簡短的道歉、簡短的誠實理由以及有關是否可以延期的問題以及提交日期。
理由要簡短。冗長的解釋讀起來像是藉口；簡短的一段讀起來是對老師時間的尊重。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 大変申し訳ございませんが、 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, | 我很抱歉，但是 |
| 体調不良のため、期限までの提出が難しい状況です。 | Taichō furyō no tame, kigen made no teishutsu ga muzukashii jōkyō desu. | 因為我身體一直不好，所以很難在截止日期前提交。 |
| 提出期限を延ばしていただくことは可能でしょうか。 | Teishutsu kigen o nobashite itadaku koto wa kanō deshō ka. | 是否可以延長期限？ |
| 25日までには必ず提出いたします。 | Nijūgo-nichi made ni wa kanarazu teishutsu itashimasu. | 我一定會在25號之前提交。 |
報告缺勤
當您缺課時，在課前或課後不久發送一封簡短的電子郵件被認為是禮貌，並且在許多課程中這是期望的。用幾句話說明日期和原因，並詢問如何趕上。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 発熱のため、本日の授業を欠席させていただきます。 | Hatsunetsu no tame, honjitsu no jugyō o kesseki sasete itadakimasu. | 我發燒了，所以我缺席今天的課。 |
| 配布資料をいただくことは可能でしょうか。 | Haifu shiryō o itadaku koto wa kanō deshō ka. | 可以領取講義嗎？ |
| 次回の授業までに内容を確認しておきます。 | Jikai no jugyō made ni naiyō o kakunin shite okimasu. | 我會在下節課之前複習一下內容。 |
關閉電子郵件
最後感謝老師的閱讀，並感謝老師的請求與考慮。然後簽署您的全名、系所和年級，以及學號（如果您的學校使用這些資訊）。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 | O-isogashii tokoro osoreirimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | 很抱歉在您百忙之中打擾您，謝謝。 |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Go-kentō itadakemasu to saiwai desu. | 如果您能考慮這一點，我將不勝感激。 |
| ご返信ありがとうございました。 | Go-henshin arigatō gozaimashita. | 感謝你的回覆。 |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | 理解：確認指示 |
讓老師皺眉頭的錯誤
其中大部分是從發短信給朋友或職場日語繼承下來的習慣。沒有一個會給你帶來嚴重的麻煩，但它們會被注意到。
- 沒有主題行，或主題行例如單字。
- 沒有名字或班級，所以老師無法知道你是誰。
- 對老師使用 go-kurōsama 或 otsukaresama。
- 寫Sensei-sama或將sama放在Sensei後面。
- 休閒形式，例如 nobashite ne 或表情符號。
- 幾小時內即可跟進，而不是等待幾天。
如果您想親自詢問，請先排練。在 Unihongo 的 3D 教室中要求您的 AI 老師扮演您的教授，您可以大聲練習相同的請求，並且會話報告中的更正會顯示出某個短語過於隨意的地方。