Hur man fyller i japanska formulär utan panik

Varför formen ser svårare ut än den är

Formulär använder etikett japanska: två eller tre kanji står för en hel fråga. 氏名 är inte en mening, det är rutan för ditt fullständiga namn, och när du väl vet det vet du det överallt. Ordförrådet är litet och det upprepas i en bankkontoansökan, ett telefonavtal, ett gymmedlemskap, ett sjukhusblad för första besök och ett skolanmälningspapper. Att lära sig tjugo etiketter täcker det mesta av det du någonsin kommer att få.

Den andra svårigheten är layout. En japansk form förväntar sig information i en fast ordning som går från det allmänna till det specifika: efternamn före förnamn, prefektur före stad, år före månad före dag. Om du skriver i din egen vanliga ordning kommer rutorna inte att raderas, och den som kontrollerar formuläret kommer att lämna tillbaka det. Kommunala diskar har sin egen rutin, som beskrivs i guiden till stadshusets rutiner, så det här inlägget stannar i själva pappret.

Fälten som visas på nästan alla formulär

Fotografera det här bordet och behåll det på din telefon. När ett nytt formulär visas, matcha dess etiketter mot listan först, och bara de okända rutorna finns kvar att fråga om. Formerna skiljer sig åt mellan företag och kontor, så se högerkolumnen som vanlig praxis snarare än regel.

Ditt namn och furiganalinjen under det

Japanska former sätter efternamnet först, och många skriver ut 姓 för efternamn och 名 för förnamn ovanför två separata rutor. Använd ordningen och stavningen på ditt uppehållskort, eftersom en bristande överensstämmelse mellan blanketten och kortet är den vanligaste anledningen till att pappersarbete returneras. Om ditt namn är långt går det bra att fylla lådan ordentligt; Det viktiga är att varje karaktär är läsbar.

Raden under ditt namn ber om läsningen. När etiketten är tryckt i hiragana som ふりがな, skriv hiragana; när det är tryckt i katakana som フリガナ, skriv katakana. Utländska namn skrivs vanligtvis i katakana på båda raderna, vilket känns som upprepning men är vad kontoret förväntar sig. Dela namnet med en prick i mitten om du redan skriver det så på ditt kort.

Datum i två kalendrar

Japan använder både det västerländska året, 西暦, och eraåret, 和暦. En rad med födelsedatum skriver ofta ut de senaste erornas namn med små cirklar så att du kan ringa rätt, och lämnar sedan rutor för år, månad och dag. Om inget skrivs ut är det västerländska året vanligtvis bra. Omvandlingen är enkel aritmetisk när du vet startåret för varje era, och övergångsåren är de enda som är värda att dubbelkolla.

Eftersom epoker förändras halvvägs genom ett år, kan ett datum i början av 1989 eller under de första månaderna av 2019 tillhöra antingen den gamla eran eller den nya. Om du föddes i ett av dessa fönster, kontrollera en gång mot ett officiellt dokument och memorera svaret istället för att räkna om varje gång.

Adressen, från postnummer till rumsnummer

En japansk adress går från den största enheten till den minsta, motsatsen till den ordning många elever är vana vid. Börja med postnumret efter 〒-märket, sedan prefekturen, staden eller församlingen, distriktet och de tre siffrorna som identifierar kvarteret, tomten och huset. Byggnadens namn och rumsnummer kommer sist, och att utelämna dem är den enskilt vanligaste orsaken till att post och leveranser misslyckas.

Vissa formulär delar adressen över två rader, med den andra märkt 建物名 för byggnadens namn. Skriv byggnadens namn i katakana exakt som det står på ditt kontrakt, inklusive ハイツ- eller マンション-delen, och sätt rumsnumret efter 号室. Om en ruta ber om endast 番地, vill den ha siffrorna utan byggnaden.

Telefon, mail, arbetsplats och akutkontakt

Kontaktblocket är enkelt men exakt. Telefonnummer skrivs med bindestreck, och en blankett har ofta separata rader för 自宅 hemma och 携帯 för en mobil; om du inte har någon fast telefon, skriv din mobil på mobillinjen och なし på den andra. E-postadresser anges med versaler och gemener som de verkligen är, och det är värt att läsa tillbaka dina för personalen, eftersom en enda felaktig karaktär tyst bryter varje senare notifiering.

勤務先 vill ha namnet på din arbetsgivare, och större formulär ber också om dess adress och telefonnummer, så ha det på din telefon. 緊急連絡先 är personen att ringa om något händer dig, med 続柄 som frågar hur de är släkt med dig. Välj någon som kan nås i Japan där det är möjligt och berätta att du har angett deras nummer.

Cirkel, tickande och fältet markering

Där en engelsk form förväntar sig en bock, förväntar sig en japansk form mycket ofta en cirkel. Instruktionen 該当するものに〇をつけてください betyder att rita en maru runt alternativet som gäller, och cirkeln går rent runt hela ordet snarare än bredvid det. Ett kryss, 罰点, läses som annullerat eller fel i Japan, så använd aldrig ett för att markera ditt val. Kryssruta rutor finns, och där är instruktionen vanligtvis レ点 eller チェック.

• 〇をつける: rita en cirkel runt det alternativ som gäller dig
• 該当するものすべてに〇: ringa in alla alternativ som gäller, inte bara ett
• レ点を入れる eller チェックする: sätt en bock inuti en tryckt fyrkant
• 必須 eller en röd ※: detta fält måste fyllas i
• 任意: valfritt och säkert att lämna tomt
• 太枠内のみご記入ください: skriv bara innanför den feta ramen
• 黒のボールペンでご記入ください: använd en svart kulspets, inte penna eller raderbart bläck
• 楷書でご記入ください: skriv med tydliga, separerade tecken snarare än sammanfogade manus

Åtgärda ett misstag på det accepterade sättet

Korrigeringsvätska och korrigeringstejp vägras vanligtvis på officiella blanketter, eftersom de döljer vad som fanns där tidigare. Den accepterade reparationen är en dubbel linje: rita två raka horisontella linjer genom fel text, skriv sedan rätt version ovanför eller i utrymmet bredvid. Den gamla texten förblir läsbar, vilket är precis poängen. Vissa kontor ber dig sedan att stämpla ett litet sigill, kallat 訂正印, bredvid korrigeringen.

Om misstaget är stort, eller om du har skrivit personlig information i helt fel fält, be om ett nytt ark istället för att lappa det. Personal delar ut nya blanketter hela dagen och gör det hellre än att behandla en blankett de inte kan läsa. Praxis varierar mellan kontor och företag, så en kort fråga löser det snabbare än att gissa.

Signatur, sigill och datumet du skriver under

I botten av ett formulär finns vanligtvis tre saker tillsammans: 記入日 för datumet, 署名 eller お名前 för ditt namn och en liten cirkel eller fyrkant märkt 印 för ett sigill. En signatur måste vara handskriven av dig; att skriva eller skriva ut ditt namn i den rutan räknas inte. Där sigillboxen dyker upp accepterar nu många vardagsformulär en signatur istället, men banker, kontrakt och en del officiellt pappersarbete förväntar sig fortfarande en hanko.

Om du äger en hanko, tryck den rakt ner med jämnt tryck på en mjuk yta och lyft utan att vrida, så läsningen förblir ren. En utsmetad stämpel stämplas vanligtvis om bredvid den första istället för att torkas bort. Registrerade sigill, som används för tyngre kontrakt, är en separat kategori, och personalen säger tydligt när det behövs.

Fråga en anställd om ett fält

Personalen vid diskarna tillbringar hela dagen med att förklara formulär och kommer inte att tänka mindre på dig för att du frågar. Det mest användbara draget är att peka på rutan och namnge problemet, snarare än att be om ursäkt i längden. Börja med sumimasen, peka och ställ en tydlig fråga; om svaret är för snabbt, köper mō ichido onegai shimasu dig en långsammare upprepning utan att bryta utbytet.

Två svar är värda att känna igen direkt. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, betyder snälla skriv här och kommer vanligtvis med ett finger på lådan. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, betyder att du kan lämna den delen ifred, och det sparar dig att hitta på ett svar för ett fält avsett för personal.

En repetition du kan göra den här veckan

• Kopiera de tjugofem etiketterna från tabellen till en sida och läs dem högt tills du känner igen var och en utan att översätta.
• Skriv ditt eget namn, adress och telefonnummer på japanska på ett tomt ark och jämför sedan tecken för tecken med ditt uppehållskort.
• Konvertera ditt födelsedatum till erasystemet en gång och skriv resultatet på samma ark.
• Välj din nödkontakt, fråga deras tillåtelse och notera deras nummer och 続柄-ordet du kommer att använda.
• Säg de tio motfrågorna högt och peka på en tänkt låda varje gång så att gesten och meningen kommer tillsammans.
• Behåll ett foto av ett korrekt ifyllt formulär som din mall för nästa.