Att lyssna slår transkription
Instinkten i ett andra språk är att skriva ner så mycket som möjligt, eftersom du inte litar på ditt minne. Det är fel handel: skrivandet konsumerar den uppmärksamhet som förståelsen behöver, så omfattande anteckningar betyder vanligtvis att du förstod mindre.
Det bättre tillvägagångssättet är att i förväg bestämma vad du fångar och att släppa resten. För de flesta möten är det beslut, siffror, deadlines och allt som är riktat till dig.
Katakana för hastighet
Katakana är snabbare att skriva än kanji och entydig att läsa tillbaka, vilket är anledningen till att många japanska anteckningstagare använder det för snabbhet oavsett vad ordet normalt skulle skrivas i.
För en elev tar detta bort en verklig flaskhals, eftersom du inte längre behöver återkalla eller producera en kanji samtidigt som du lyssnar.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Bekräftelse, snabbt skrivet |
| シメキリ | shimekiri | Tidsfrist |
| タントウ | tantō | Ansvarig person |
| ヨサン | yosan | Budget |
| ケッテイ | kettei | Beslut |
| シュクダイ | shukudai | Åtgärdspunkt |
Att skriva dessa i katakana är en erkänd stenografi snarare än ett fel. Anteckningar är till för dig, och hastighet är viktigare än ortografi.
Standardförkortningar
Japanska arbetsplatser använder en uppsättning konventionella förkortningar som visas på whiteboards, i anteckningar och i interna meddelanden. Att känna till dem innebär att du kan läsa kollegors anteckningar och skriva dina egna snabbare.
| Kort | Full | Menande |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Möte |
| よろしくお願いします | よろ | Hälsningar, informella anteckningar |
| 確認 | 確 | Kontrollera |
| 至急 | 至急 | Brådskande |
| 以上 | 以上 | Det är allt, avslutar en lista |
| 各位 | 各位 | Till alla berörda |
De två sista visas ständigt i slutet och i början av interna meddelanden, och att känna igen dem snabbar upp läsningen avsevärt.
Symboler istället för ord
Relationer mellan idéer är mycket snabbare att spela in som symboler än som ord, och de överlever att läsas tillbaka på ett sätt som halvfärdiga meningar inte gör det.
En liten konsekvent uppsättning är bättre än en utarbetad en du måste komma ihåg.
- En pil för en konsekvens eller ett nästa steg.
- Ett frågetecken för allt du inte fick med dig, med utrymme att fylla i.
- En ruta eller stjärna för allt som tilldelats dig.
- En cirkel runt varje datum och nummer.
- En rad i marginalen för allt du måste agera på idag.
Vad man ska fånga ordagrant
Vissa saker måste skrivas exakt och kan inte rekonstrueras senare: siffror, datum, namn och vilken figur som helst med konsekvenser. På ett andra språk är minnet för dessa markant sämre än i ditt första, och förtroendet för dem är felplacerat.
Allt annat kan vara ett nyckelord. Skillnaden mellan vad man ska fånga exakt och vad man ska sammanfatta är kärnan i ett fungerande system.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Senast 10 mars: skriv exakt |
| 二十個 | nijukko | Tjugo enheter: skriv exakt |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Tanaka ansvarig: skriv exakt |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Budget femhundratusen: exakt |
| 方針変更 | hōshin henkō | Policyändring: ett nyckelord räcker |
| 次回検討 | jikai kentō | Tänk på nästa gång: ett nyckelord räcker |
Fyller luckorna efteråt
Anteckningar som tas på ett andra språk är alltid ofullständiga, och skillnaden mellan användbara och värdelösa anteckningar är vad som händer under de tio minuterna efter mötet.
Fyll i frågetecknen medan sammanhanget fortfarande finns i ditt huvud. En timme senare kommer du att ha glömt vad gapet handlade om; en dag senare är lapparna oanvändbara.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Förlåt, får jag bekräfta en punkt? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | Siffran från tidigare, en gång till tack. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | Var deadline nästa fredag? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | Jag kunde inte få ner allt. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Jag ska kolla minuterna senare. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Det skulle hjälpa om du kunde dela det. |
Att ställa en förtydligande fråga direkt efter ett möte är enkelt och normalt. Att fråga tre dagar senare, när du inte kan agera, är ingetdera.