Standardstrukturen
Protokoll följer en konventionell layout som knappt varierar mellan företag, vilket innebär att det mesta av dokumentet kan förberedas innan mötet börjar.
Att fylla i rubriken i förväg gör att du kan koncentrera dig på de två saker som faktiskt behöver lyssnas: beslut och handlingar.
| Fält | japanska | Vad går i den |
|---|---|---|
| Titel | 議事録 | Dokumentets namn |
| Datum och tid | 日時 | Datum, start och slut |
| Plats | 場所 | Rum eller online |
| Deltagare | 出席者 | Namn, ibland avdelningar |
| Dagordning | 議題 | Punkterna som diskuterades |
| Beslut | 決定事項 | Vad man kommit överens om |
| Åtgärder | 宿題事項 | Vem gör vad när |
De två sista raderna är punkten i dokumentet. Allt ovanför dem är administration som kan fyllas i i förväg.
Registrera beslut
En beslutsrad ska ange vad som avtalats och inget annat. Motstå frestelsen att spela in vem som argumenterade för vad, vilket sällan önskas och kan orsaka problem senare.
Frasering med substantivslut är standard här och håller poster korta. Full artiga meningar gör minuter längre utan att göra dem tydligare.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Införande av det nya systemet godkänt. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Budgetförslaget fördes över till nästa gång. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Enades om att anta alternativ A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Den nuvarande politiken fortsätter. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Slutsatsen skjuts upp. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Detaljer ska beaktas separat. |
Spela in åtgärder
En handling behöver tre saker: vad, vem och när. En åtgärd utan ägare eller en deadline är inte en åtgärd, och protokoll som utelämnar någondera är det vanligaste klagomålet på dem.
Om en deadline inte angavs på mötet, fråga innan du skriver protokollet istället för att lämna det tomt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: förbered material senast nästa fredag |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Varje person: skicka in synpunkter inom denna vecka |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Försäljning: bekräfta siffrorna |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Förbered tre förslag till nästa gång |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Ägare inte bestämt ännu |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Deadline kommer att meddelas |
De två sista är legitima anmälningar när inget var bestämt. Att spela in att en ägare är obestämd är mer användbart än att lämna linjen utanför.
Vad ska man utelämna
Minuter är mer användbara när de är kortare. Det vanligaste misstaget är att transkribera diskussionen, vilket ger ett dokument som ingen läser och som kan skapa svårigheter om åsikter tillskrivs.
Utelämna argumentet och behåll resultatet, såvida det inte finns en särskild anledning att registrera hur ett beslut fattades.
- Vem höll inte med om vad, såvida det inte måste finnas på protokoll.
- Fram och tillbaka i en diskussion.
- Din egen tolkning av vad någon menade.
- Småprat och utvikningar.
- Allt du inte är säker på att du hörde rätt; fråga istället.
Att ta minuter på ett andra språk
Att ta minuter medan man fortfarande lär sig japanska låter omöjligt och är hanterbart, eftersom du inte behöver följa allt. Du behöver besluten och handlingarna, som präglas av förutsägbara fraser.
Att lyssna efter dessa markörer snarare än efter innehållet är tekniken som gör att det fungerar.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Så på den grunden. (ett beslut landar) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Vem kommer att ha ansvaret? (en åtgärd) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Deadline är nästa fredag. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Till nästa möte, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Detta ärende skjuts upp. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Det avslutar mötet. |
Cirkulerar och korrigerar
Skicka protokoll samma dag. Rättelser är lätta medan folk kommer ihåg och omöjliga en vecka senare, och att cirkulera tidigt är också hur du tar reda på om du förstod mötet rätt.
Att uttryckligen bjuda in rättelser är normalt och tar trycket av ett dokument skrivet på ett andra språk.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Jag skickar protokollet. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Kontrollera dem. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Vänligen påpeka eventuella fel. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Jag skickar om den korrigerade versionen. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Det finns delar som jag inte kunde fånga. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Jag skulle vara tacksam för eventuella tillägg. |
Att tydligt säga att du inte kunde fånga något är bättre än att gissa. Kollegor fyller luckan lätt och journalen blir korrekt.