Japanska skriver ett tack-e-postmeddelande efter en intervju: O-rei Mail

Vad o-rei-posten är till för

Syftet med o-rei-mailet är blygsamt: att tacka intervjuaren för deras tid, att bekräfta att du fortfarande är intresserad och att visa att du kan skriva ett korrekt, artigt meddelande. Det är inte en plats att lägga till argument för att anställa dig, att fråga om resultatet eller att be om ursäkt för svar du tycker gick dåligt.

Mailet är skrivet i business keigo genomgående: ödmjuka formulär för dina egna handlingar och respektfulla formulär för deras, plus de fastställda fraserna i japansk e-post. Om du redan är bekväm med den allmänna ramen, företagsnamnet och sama överst, o-sewa ni natte orimasu, en kropp i korta rader och ett signaturblock, behöver du bara lära dig det intervjuspecifika innehållet nedan.

UnihongoHandstil

面接めんせつのお礼おれいを申し上げもうしあげたく、ご連絡れんらくいたしました。Jag skriver för att tacka för intervjun.

Ämnesrad, adressat och öppning

Ämnesraden, kenmei, måste låta en upptagen person se vem du är och varför du skriver utan att öppna posten. Standardmönstret är frasen mensetsu no o-rei, datumet inom parentes och ditt fullständiga namn. Vissa kandidater lägger också till tjänsten inom parentes. Om rekryteraren mailade dig för att ordna intervjun är det också normalt att svara i den tråden med ämnet oförändrat och gör tråden lätt att hitta.

De första raderna identifierar läsaren och dig själv. Skriv företagets namn i sin helhet, sedan avdelningen, sedan personens namn med sama, var och en på sin rad. För din egen rad, ange datum för intervjun, tjänsten och ditt fullständiga namn, med den ödmjuka frasen mensetsu o ukesasete itadakimashita, jag fick möjlighet att bli intervjuad.

Tackar och nämner en specifik sak

Själva tacket är en mening, och standardversionen är ovan: o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. Det som lyfter ett mail ur högen är nästa mening, som refererar till något du faktiskt hört: ett projekt som intervjuaren beskrev, en förklaring av teamets arbete, en kommentar om företagets planer. Håll det på en eller två rader och koppla det till ditt intresse, inte till dina kvalifikationer.

Verbet för att höra från en överordnad är ukagau, och mönstret o-hanashi o ukagai, att höra din förklaring, är det naturliga sättet att börja den här meningen. Ord som miryoku o kanjimashita kände jag mig attraherad av och rikai ga fukamarimashita, min förståelse fördjupades, är de accepterade, lite formella sätten att säga att något imponerade på dig.

Omräkning av ränta och stängning

Efter den specifika raden, upprepa ditt intresse i en mening och stäng sedan. Den upprepade meningen använder shibō, strävan att gå med eller verbet kōken, för att bidra. Lova inte resultat; säg att du skulle vilja bidra, kōken shitai, snarare än att du kommer att lyckas. Be sedan om deras hänsyn med go-kentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu, och lägg till en avslutande artighet.

En vanlig sista touch är att säga att ett svar är onödigt: go-henshin wa fuyō desu, eller mjukare, go-henshin ni wa oyobimasen. Detta är hänsynsfullt eftersom det talar om för en upptagen rekryterare att de inte behöver svara, och det signalerar att du förstår att mailet är en artighet snarare än en förfrågan. Avsluta med ett signaturblock: fullständigt namn och vilket telefonnummer och e-postadress du än angav i din ansökan, så att de kan nå dig.

En komplett mall du kan anpassa

Här är hela mailet, rad för rad, för en heltidsintervju. Byt ut företaget, avdelningen, namnet, datumet, befattningen och den specifika raden. Behåll allt annat. Raderna är korta med avsikt: japansk affärspost bryts vid naturliga frasgränser snarare än att fylla skärmens bredd.

Timing, format och när du inte ska skicka

Timing är en del av budskapet. Skicka inom några timmar, under kontorstid om möjligt, och senast följande morgon. Om två eller fler dagar har gått, är ögonblicket förbi; att skicka ett sent tack uppmärksammar förseningen, så det är bättre att inte skicka ett alls.

Skicka från samma adress som du använde när du ansökte, i vanlig text, utan bilagor, bilder eller färgade teckensnitt. Om företaget sa åt dig att inte kontakta dem, eller om processen körs helt genom en rekryteringsbyrå eller en portal som avskräcker direktreklam, följ den instruktionen: agenten kan förmedla ditt tack. För en deltidsanställningsintervju i en butik är ett mail välkommet men mindre förväntat; det räcker med en kort.

• Samma dag, under arbetstid: bäst
• Nästa morgon: bra
• Två dagar eller mer senare: hoppa över det
• Ansökt via en byrå: tacka agenten istället och låt dem vidarebefordra det
• Gruppintervju med flera intervjuare: ta upp rekryteringskontakten, tacka alla i kroppen
• Onlineintervju: samma regler; Du kan naturligtvis nämna onlineformatet

Om intervjuaren gav dig ett visitkort är namnet och avdelningen på det de som ska användas i adressraden. Kontrollera stavningen av namnet mot kortet, inte ditt minne.

Ordförråd för o-rei mail

Dessa ord förekommer i nästan varje tackbrev. Att lära sig dem som en uppsättning gör att mallen känns som din egen snarare än något kopierat.

Misstag som upphäver det goda intrycket

De mest skadliga misstagen är de som ändrar tonen. Att fråga om resultatet, kekka wa itsu wakarimasu ka, förvandlar ett tack till ett krav. Att be om ursäkt för svaga svar, eller lägga till ett argument som du glömt att göra, förvandlar det till en andra intervju. Hela dess uppgift är att vara nådig och kortfattad.

Den andra gruppen är keigo slips: blanda in onsha i skrift, använda arigatō gozaimasu i nutid för en färdig intervju när arigatō gozaimashita förväntas, skriva personens namn utan sama eller med san, och dubbla hedersbetygelser som o-ukagai itashimashita. Den tredje gruppen är formatering: en vag ämnesrad, ett meddelande utan namn på de första raderna, långa obrutna stycken och en emoji eller ett utropstecken var som helst. Läs mailet en gång till mot mallen innan du skickar det.