Standardlayouten
Notiser följer ett kompakt fast format. Eftersom de läses på ett ögonkast snarare än att sätta sig ner med, betyder layouten mer än prosan: en läsare bör kunna extrahera den väsentliga informationen på ett par sekunder.
Formatet talar också om för läsaren omedelbart vilken typ av dokument de tittar på, vilket är anledningen till att titeln är ett enda konventionellt ord snarare än en beskrivning.
| Element | japanska | Placera |
|---|---|---|
| Titel | お知らせ | Centrerad upptill |
| Datum | 日付 | Överst till höger |
| Författare | 発信者 | Under datumet |
| Ämnesrad | 件名 | Ovanför kroppen |
| Kropp | 本文 | Viktig information först |
| Stängning | 以上 | Avslutar meddelandet |
Den avslutande karaktären är en konvention som markerar slutet på ett meddelande. Om den utelämnas får en notis att se oavslutad ut för en japansk läsare.
Vad och när, innan varför
Kroppen öppnar med de väsentliga fakta: vad som händer och när. Förklaring följer. En notis som öppnas med bakgrund får läsaren att söka information de behövde direkt.
Datum och tider anges vanligtvis på sina egna rader snarare än inbäddade i prosa, så att de kan hittas utan läsning.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Meddelande om hissbesiktning |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Datum och tid, på egen rad |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Plats, på egen linje |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Vem det påverkar |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Den kan inte användas under ovanstående period. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Vi ber om ursäkt för besväret. |
Det opersonliga registret
Ett meddelande riktar sig inte till någon särskild, som ändrar registret. Den undviker den direkta adressen ett e-postmeddelande använder och förlitar sig på fastställda fraser och passiva eller opersonliga konstruktioner.
Detta är bekvämt för en elev, eftersom fraserna är fixerade och det finns lite behov av att komponera något original.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Vi meddelar enligt följande. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Det kommer att genomföras. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Det har ändrats. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Det kommer att avbrytas. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Vänligen notera. (ber om accept) |
| 以上 | ijō | Det är allt. Avslutar meddelandet. |
Lägg märke till att ingen av dessa namnger en läsare. Den opersonligheten är det avgörande kännetecknet för registret.
Förfrågningar och förbud
Notiser ber ofta människor att göra eller inte göra något, och den konventionella mjukgöringen är det som hindrar dem från att läsa som order. Samarbetsfrasen i slutet gör det mesta av det arbetet.
Ett förbud anges vanligtvis som en begäran snarare än som regel, även när det är en regel.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Vi ber om ditt samarbete. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Vänligen avstå. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Vänligen avstå. (något mjukare) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Det är förbjudet. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Snälla håll tyst. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Ta gärna med dina egna föremål hem. |
Vanliga meddelandetyper
En handfull situationer står för de flesta meddelanden, och var och en har en konventionell formulering som är värd att låna snarare än att återuppfinna.
Att kopiera formuleringen från ett tidigare meddelande på samma tavla är helt acceptabelt och är vad de flesta gör.
| Situation | Titel | Notera |
|---|---|---|
| Allmän information | お知らせ | Standard |
| En begäran | お願い | När man frågar efter beteende |
| Underhåll | 工事のお知らせ | Inkludera datum och tillgång |
| Annullering | 中止のお知らせ | Ange orsaken kort |
| Ändring av detaljer | 変更のお知らせ | Ange gammalt och nytt |
| Ursäkt | お詫び | För ett redan orsakat problem |
Kontakt och stängning
Ett meddelande slutar med vem som har utfärdat det och hur man frågar om det. Att utelämna kontakten är ett vanligt misstag och det ger ett meddelande som folk inte kan agera på.
Institutionsnamnet används ofta snarare än en individ, vilket passar det opersonliga registret.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Förfrågningar till förvaltningskontoret. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Kontakta General Affairs med frågor. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Ansvarig: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Förlängning: 1234 |
| 以上 | ijō | Avslutar meddelandet |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Vi ber om ert goda samarbete. |
Inkludera alltid en kontakt. En notis utan en genererar fler frågor än den svarar, vanligtvis riktad till den som är närmast.