Ý tưởng cốt lõi: mặt trước là của họ, mặt sau là của bạn
Cầm phong bì như cách nhân viên bưu điện làm. Đầu tiên là nơi nó sẽ đến, vì vậy địa chỉ bắt đầu ở trên cùng bên phải. Sau đó, nó dành cho ai, vì vậy tên sẽ theo sau, ở giữa và bằng chữ viết lớn nhất. Ai đã gửi nó chỉ quan trọng nếu có sự cố xảy ra, vì vậy thông tin đó sẽ được ghi ở mặt sau. Tên của họ lớn và được kính trọng; của bạn thì khiêm tốn và không nhận được gì.
Viết dọc, tategaki (縦書き), vẫn là tiêu chuẩn cho các lá thư cá nhân và trang trọng trên phong bì dài nagagata (長形), vì vậy hãy tìm hiểu cách bố trí đó trước tiên. Viết dọc nói chung, thư bên trong, bưu thiếp, thiệp Tết đều có bài viết riêng. Một người bạn Nhật Bản kiểm tra lần thử đầu tiên của bạn sẽ nói điều gì đó như thế này.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 表に相手の住所と名前、裏に自分の住所と名前を書くんだよ。 | Omote ni aite no jūsho to namae, ura ni jibun no jūsho to namae o kaku n da yo. | Địa chỉ và tên của họ ở mặt trước, còn tên của bạn ở mặt sau. |
| 宛名はもう少し大きく書いたほうがいいよ。 | Atena wa mō sukoshi ōkiku kaita hō ga ii yo. | Bạn nên viết tên to hơn một chút. |
| 自分の名前には様をつけないでね。 | Jibun no namae ni wa sama o tsukenaide ne. | Đừng đặt sama sau tên của bạn. |
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 封筒 | fūtō | Phong bì; nghĩa đen là con dấu và ống |
| 表 | omote | Mặt trước dành cho người nhận |
| 裏 | ura | Mặt sau dành cho người gửi |
| 宛名 | atena | Tên bức thư được gửi đến |
| 差出人 | sashidashinin | Người gửi; theo nghĩa đen là người gửi nó đi |
Mặt trước của phong bì thẳng đứng, theo từng vùng
Bắt đầu ở trên cùng bên phải. Nhiều phong bì nagagata có bảy hộp mã bưu điện được in ở đó: ba, một dấu gạch ngang, rồi bốn. Viết một chữ số Ả Rập vào mỗi ô và bỏ dấu 〒 để thay thế dấu 〒 trong các ô đó. Không có ô nào, hãy viết 〒 và số ở trên cùng bên phải.
Địa chỉ chạy dọc theo cạnh phải từ quận đến số khối. Nếu cần cột thứ hai, hãy ngắt trước tên tòa nhà và bắt đầu cột đó thấp hơn một chút. Tên nằm ở giữa với các ký tự lớn hơn rõ ràng, với sama ở cuối. Con tem nằm ở phía trên bên trái và các dấu hiệu như zaichū ở phía dưới bên trái.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 郵便番号123-4567 | Yūbin bangō ichi-ni-san no yon-go-roku-nana | Mã bưu điện 123-4567 |
| 緑県桜ヶ丘市本町一丁目二番三号 | Midori-ken Sakuragaoka-shi Honchō itchōme niban sangō | 1-2-3 Honchō, Thành phố Sakuragaoka, tỉnh Midori (hư cấu) |
| さくらハイツ二〇一号室 | Sakura Haitsu nihyaku-ichi gōshitsu | Sakura Heights, phòng 201 |
| 山田花子様 | Yamada Hanako sama | Cô Hanako Yamada |
| 履歴書在中 | Rirekisho zaichū | Sơ yếu lý lịch kèm theo |
Sama, onchū, kakui: chọn tiêu đề
Tiêu đề trả lời một câu hỏi: cá nhân hay tổ chức? Một người được sama (様), phù hợp với khách hàng, người lạ, cấp trên và bạn bè. Một công ty, phòng ban hoặc văn phòng không có tên người sẽ nhận được onchū (御中), nghĩa đen là danh dự bên trong: bạn xưng hô với bất kỳ ai ở bên trong. Khi bạn đặt tên cho một người, công ty sẽ trở thành một phần của địa chỉ, vì vậy onchū và sama không bao giờ xuất hiện cùng nhau.
Đối với một người ở công ty, công ty và bộ phận sẽ được ghi vào một cột giữa địa chỉ và tên, chức danh công việc nằm ngay phía trên tên: eigyō-bu buchō Yamada Hanako sama. Kakui (各位), nghĩa đen là từng vị trí, có nghĩa là mỗi người trong các bạn. Nó đề cập đến một nhóm, như trong kaiin kakui, tới tất cả các thành viên, chủ yếu là thông báo và không bao giờ sử dụng sama.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 人事部宛てに送ってください。 | Jinji-bu ate ni okutte kudasai. | Vui lòng gửi cho bộ phận nhân sự. |
| 宛名は部長のお名前でいいですか。 | Atena wa buchō no o-namae de ii desu ka. | Tôi có nên xưng hô với người quản lý bằng tên không? |
| 御中と様、どっちだっけ。 | Onchū to sama, dotchi dakke. | Onchū hay sama, đó là cái nào? |
| Tiêu đề | Đọc | Sử dụng nó cho | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| 様 | sama | Bất kỳ người nào được nêu tên: mặc định | 山田花子様 |
| 御中 | onchū | Một công ty, phòng ban hoặc văn phòng, không có ai nêu tên | 株式会社見本 人事部御中 |
| 各位 | kakui | Mọi thành viên trong nhóm, chủ yếu theo thông báo | 会員各位 |
| 先生 | sensei | Bác sĩ, giáo viên và luật sư, thay cho sama | 山田花子先生 |
| 様方 | samakata | Chăm sóc một hộ gia đình, chẳng hạn như gia đình chủ nhà | 田中様方 山田花子様 |
| 気付 | kizuke | Chăm sóc khách sạn, công ty hoặc trường học | 見本ホテル気付 山田花子様 |
| 殿 | dono | Nhìn thấy trên các bức thư từ văn phòng; hãy tự mình sử dụng sama | 山田花子殿 |
Onchū chỉ là một từ được viết. Trong văn phòng, người ta nói về việc thư sẽ đi đâu, gửi đến đâu.
Mặt sau: thông tin chi tiết của bạn và dấu 〆
Nhiều phong bì nagagata có một đường nối ở giữa mặt sau, tsugime (継ぎ目), nghĩa đen là đường nối. Bố cục hiện đại phổ biến đặt địa chỉ và tên của bạn ở bên trái, tên lớn hơn một chút. Bố cục cũ hơn, trang trọng hơn đặt địa chỉ bên phải đường nối và tên bên trái đường nối. Cả hai đều đúng. Ngày, nếu bạn thêm một ngày, sẽ nhỏ ở trên cùng bên trái.
Sau khi nắp được dán xong, hãy viết 〆 trên mép của nó, một nửa trên nắp và một nửa trên thân. Nó được đọc là shime, từ shimeru, để buộc chặt và hoạt động như một con dấu: nếu phong bì được mở ra, các nửa sẽ không còn thẳng hàng nữa. Fū (封) trang trọng hơn, kan (緘) trang trọng nhất, và thiệp mời đám cưới thường sử dụng kotobuki (寿), lễ kỷ niệm.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 封をしたら、〆と書きます。 | Fū o shitara, shime to kakimasu. | Một khi nó được niêm phong, bạn viết shime. |
| 封 | Fū | Sealed: một dấu hiệu trang trọng hơn một chút |
| 緘 | Kan | Sealed: dấu hiệu trang trọng nhất |
| 令和八年九月二十九日 | Reiwa hachinen kugatsu nijūku-nichi | 29 tháng 9, Reiwa 8 (2026) |
Các số trong địa chỉ dọc
Các chữ số Ả Rập có hai chữ số trở lên nằm không tốt trong một cột hướng xuống: chúng nằm nghiêng hoặc trông giống như các số riêng biệt. Vì vậy, trong một địa chỉ dọc, số khối và số phòng trở thành chữ Hán. Mã bưu điện vẫn là tiếng Ả Rập vì các hộp của nó được đọc bằng máy phân loại.
Kiểu đếm sử dụng 十, nên mười hai là mười hai. Kiểu chữ số viết lần lượt từng chữ số bằng 〇 cho số 0 nên phòng 201 là hai không một. Cả hai đều xuất hiện ở số khối; số phòng sử dụng kiểu chữ số. Dạng rút gọn 1-2-3, gạch ngang vẽ thành những nét dọc ngắn, phù hợp với thư cá nhân; dạng đầy đủ với chōme, cấm và gō có vẻ cẩn thận hơn.
| Dạng dọc | Đọc | Dạng ngang | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 一丁目二番三号 | itchōme niban sangō | 1-2-3 | Hình thức đầy đủ, cẩn thận nhất |
| 三丁目十二番五号 | sanchōme jūniban gogō | 3-12-5 | Kiểu đếm với 十 |
| 三丁目一二番五号 | sanchōme jūniban gogō | 3-12-5 | Kiểu chữ số, đọc giống nhau |
| 二〇一号室 | nihyaku-ichi gōshitsu | 201 | Số phòng sử dụng kiểu chữ số |
Ngoài những điều cơ bản: phong bì ngang và thư kinh doanh
Chữ viết ngang, yokogaki (横書き), là chữ bình thường trên phong bì kiểu phương Tây, phong bì dán cửa sổ và thư in công việc. Chỉ có hướng thay đổi: mã bưu điện đầu tiên, địa chỉ bên dưới nó được căn trái bằng các chữ số Ả Rập như 1-2-3 và tên lớn hơn ở giữa với sama. Con tem di chuyển lên trên cùng bên phải; thông tin chi tiết của bạn ở mặt sau dưới nắp.
Thư kinh doanh thêm các dấu đóng hộp ở phía dưới bên trái. Zaichū (在中), nghĩa đen là hiện diện bên trong, nêu tên nội dung, như trong rirekisho zaichū, sơ yếu lý lịch được đính kèm, để phong bì đến được bàn bên phải. Shinten (親展), theo nghĩa đen là đích thân mở ra, có nghĩa là chỉ người nhận mới được mở nó. Sơ yếu lý lịch được gửi đi trong phong bì kakugata (角形) lớn, được coi là kích thước không chuẩn. Tại quầy nhân viên nói keigo; desu và masu với em là đủ rồi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| これ、速達でお願いします。 | Kore, sokutatsu de onegai shimasu. | Làm ơn chuyển phát nhanh cái này. |
| 定形外になりますね。 | Teikeigai ni narimasu ne. | Điều này được tính là kích thước không chuẩn. (nhân viên văn phòng) |
| 普通郵便でよろしいですか。 | Futsū yūbin de yoroshii desu ka. | Bài viết bình thường có được không? (nhân viên văn phòng) |
| 明日中に届きますか。 | Ashita-jū ni todokimasu ka. | Liệu nó có đến vào cuối ngày mai không? |
| 書留にしたほうがいいですか。 | Kakitome ni shita hō ga ii desu ka. | Tôi có nên gửi nó qua đường bưu điện đã đăng ký không? |
Trả lời phong bì: gạch bỏ yuki
Khi một công ty, trường học hoặc văn phòng thành phố muốn nhận lại thứ gì đó, nó thường kèm theo một phong bì trả lời, henshin-yō fūtō (返信用封筒), được in với tên riêng của nó, theo sau là yuki (行), cũng đọc là iki, hoặc ăn (宛), cả hai đều có nghĩa là. Việc in onchū hoặc sama sau tên riêng của nó sẽ tự tôn vinh chính nó, vì vậy việc thêm sự tôn trọng là việc của bạn.
Vẽ một đường đôi, nijūsen (二重線), xuyên qua yuki, viết dọc và ngang bằng chữ ngang. Sau đó viết onchū bên cạnh, bên trái hoặc ngay bên dưới, hoặc sama nếu có tên một người. Một nét vẽ hay một nét vẽ nguệch ngoạc trông có vẻ bất cẩn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 返信用封筒を同封いたします。 | Henshin-yō fūtō o dōfū itashimasu. | Chúng tôi gửi kèm một phong bì trả lời. (in trong thư xin việc) |
| 「行」を消して「御中」に直しました。 | Yuki o keshite onchū ni naoshimashita. | Tôi gạch bỏ yuki và đổi nó thành onchū. |
| 担当者のお名前があるので、様にします。 | Tantōsha no o-namae ga aru node, sama ni shimasu. | Một nhân viên được nêu tên nên tôi sẽ sử dụng sama. |
Những lỗi thường gặp trên phong bì Nhật Bản
Viết địa chỉ theo thứ tự tiếng Anh, số phòng trước. Thói quen đến từ nhà, nơi địa chỉ bắt đầu nhỏ. Việc phân loại của người Nhật bắt đầu rất lớn và tên tòa nhà cũng như số phòng không bao giờ là tùy chọn: nếu không có chúng, người vận chuyển sẽ dừng ở lối vào.
Sử dụng onchū và sama cùng nhau. Nguyên nhân là do cảm giác được tôn trọng nhiều hơn sẽ không gây tổn hại gì; ở đây nó được đọc là lỗi, như cặp bên dưới hiển thị.
Đăng một phong bì trả lời với hình ảnh Yuki vẫn còn trên đó. Người học cho rằng văn bản in đã hoàn thành nhưng cố tình khiêm tốn và chờ bạn chỉnh sửa.
Chữ số Ả Rập nằm ngang theo địa chỉ dọc, thường được sao chép từ màn hình điện thoại. Chuyển số dãy nhà và số phòng sang chữ kanji.
Thêm sama vào tên riêng của bạn ở mặt sau hoặc viết nó với kích thước lớn bằng tên người nhận. Nguyên nhân là sự đối xứng với mặt trước. Người gửi không bao giờ dùng kính ngữ và viết tên mình nhỏ hơn là một phần của phép lịch sự.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社見本御中 山田花子様 | Kabushiki-gaisha Mihon onchū Yamada Hanako sama | Sai: onchū và sama trên một phong bì |
| 株式会社見本 山田花子様 | Kabushiki-gaisha Mihon Yamada Hanako sama | Đúng: công ty là một phần của địa chỉ, người có sama |