Cấu trúc tiêu chuẩn
Biên bản tuân theo bố cục thông thường hầu như không khác nhau giữa các công ty, điều đó có nghĩa là hầu hết tài liệu có thể được chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu.
Việc điền trước tiêu đề sẽ giúp bạn thoải mái tập trung vào hai điều thực sự cần lắng nghe: quyết định và hành động.
| Cánh đồng | tiếng Nhật | Những gì diễn ra trong đó |
|---|---|---|
| Tiêu đề | 議事録 | Tên tài liệu |
| Ngày và giờ | 日時 | Ngày, bắt đầu và kết thúc |
| Địa điểm | 場所 | Phòng hoặc trực tuyến |
| Người tham dự | 出席者 | Tên, đôi khi các phòng ban |
| Chương trình nghị sự | 議題 | Các mục được thảo luận |
| Quyết định | 決定事項 | Những gì đã được đồng ý |
| hành động | 宿題事項 | Ai làm gì vào lúc nào |
Hai hàng cuối cùng là điểm của tài liệu. Mọi thứ phía trên đều là quản trị có thể được điền trước.
Ghi lại quyết định
Dòng quyết định phải nêu rõ những gì đã được đồng ý và không có gì khác. Hãy chống lại sự cám dỗ ghi lại xem ai tranh luận về điều gì, điều này hiếm khi được mong muốn và có thể gây ra vấn đề sau này.
Cụm từ kết thúc bằng danh từ là tiêu chuẩn ở đây và giữ cho các mục ngắn gọn. Những câu lịch sự đầy đủ làm cho phút dài hơn mà không làm cho chúng rõ ràng hơn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Giới thiệu hệ thống mới đã được phê duyệt. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Đề xuất ngân sách được chuyển sang lần sau. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Đồng ý chọn phương án A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Chính sách hiện tại vẫn tiếp tục. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Kết luận được hoãn lại. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Các chi tiết sẽ được xem xét riêng biệt. |
Ghi lại hành động
Một hành động cần có ba điều: cái gì, ai và khi nào. Một hành động không có chủ sở hữu hoặc thời hạn không phải là một hành động và những biên bản bỏ sót cả hai đều là lời phàn nàn phổ biến nhất về chúng.
Nếu thời hạn không được nêu trong cuộc họp, hãy hỏi trước khi viết biên bản thay vì để trống.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: chuẩn bị nguyên liệu trước thứ Sáu tuần sau |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Mỗi người: gửi lượt xem trong tuần này |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Bán hàng: xác nhận số liệu |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Chuẩn bị ba đề xuất vào lần tới |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Chủ sở hữu vẫn chưa quyết định |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Thời hạn sẽ được thông báo |
Hai mục cuối cùng là các mục hợp lệ khi không có gì được quyết định. Ghi lại rằng chủ sở hữu chưa quyết định sẽ hữu ích hơn là bỏ dòng.
Những gì cần bỏ đi
Phút sẽ hữu ích hơn khi chúng ngắn hơn. Lỗi phổ biến nhất là ghi lại cuộc thảo luận, tạo ra một tài liệu không ai đọc và có thể gây khó khăn nếu đưa ra ý kiến.
Bỏ qua phần tranh luận và giữ nguyên kết quả, trừ khi có lý do cụ thể để ghi lại cách thức đưa ra quyết định.
- Ai không đồng ý với điều gì, trừ khi nó phải được ghi vào hồ sơ.
- Sự qua lại của một cuộc thảo luận.
- Cách giải thích của riêng bạn về ý nghĩa của ai đó.
- Nói chuyện nhỏ và lạc đề.
- Bất cứ điều gì bạn không chắc chắn là bạn đã nghe chính xác; thay vào đó hãy hỏi.
Dành vài phút bằng ngôn ngữ thứ hai
Dành vài phút trong khi vẫn học tiếng Nhật nghe có vẻ bất khả thi và có thể quản lý được vì bạn không cần phải làm theo mọi thứ. Bạn cần những quyết định và hành động được đánh dấu bằng những cụm từ có thể đoán trước được.
Lắng nghe những điểm đánh dấu đó thay vì nội dung là kỹ thuật giúp nó hoạt động.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Vì vậy, trên cơ sở đó. (một quyết định đang hạ cánh) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Ai sẽ chịu trách nhiệm? (một hành động) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Hạn chót là thứ Sáu tới. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Đến cuộc gặp tiếp theo, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Vấn đề này được hoãn lại. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Thế là cuộc họp kết thúc. |
Lưu hành và điều chỉnh
Gửi biên bản ngay trong ngày. Việc sửa chữa rất dễ dàng khi mọi người nhớ và không thể thực hiện được sau một tuần, và lưu hành sớm cũng là cách bạn biết được mình đã hiểu đúng cuộc họp hay chưa.
Việc yêu cầu chỉnh sửa một cách rõ ràng là điều bình thường và giúp giảm bớt áp lực cho tài liệu được viết bằng ngôn ngữ thứ hai.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Tôi đang gửi biên bản. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Vui lòng kiểm tra chúng. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Hãy chỉ ra bất kỳ sai sót nào. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Tôi đang gửi lại phiên bản đã sửa. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Có những phần tôi không thể nắm bắt được. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Tôi sẽ biết ơn nếu có bất kỳ bổ sung nào. |
Nói thẳng rằng bạn không thể nắm bắt được điều gì đó thì tốt hơn là đoán mò. Các đồng nghiệp dễ dàng lấp đầy khoảng trống và kết quả cuối cùng trở nên chính xác.