Kết luận đầu tiên
Quy ước quan trọng nhất là kết luận được đặt ở trên cùng. Người đọc nên biết kết quả ngay từ dòng đầu tiên và chỉ đọc phần còn lại nếu họ muốn biết chi tiết.
Điều này đi ngược lại thói quen xây dựng lập luận để đi đến kết luận, đó là cách mà nhiều người được dạy viết. Trong một báo cáo kinh doanh của Nhật Bản, cơ cấu đó được coi là lảng tránh hoặc vô tổ chức.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Để đưa ra kết luận đầu tiên. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Tóm lại, giới thiệu là khả thi. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Các chi tiết sau đây. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Cuộc điều tra xác nhận không có vấn đề gì. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Hiện tại không thể đưa ra phán quyết. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Kết luận như sau. |
Các phần tiêu chuẩn
Các báo cáo tuân theo một trật tự thông thường và việc sử dụng nó có nghĩa là người đọc biết tìm từng thứ ở đâu mà không cần được chỉ dẫn.
Không phải mọi báo cáo đều cần mọi phần nhưng thứ tự được cố định khi chúng xuất hiện.
| Phần | tiếng Nhật | Chứa |
|---|---|---|
| Phần kết luận | 結論 | Kết quả, đầu tiên |
| Lý lịch | 背景 | Tại sao điều này đã được điều tra |
| Phương pháp | 調査方法 | Điều gì đã được thực hiện |
| Những phát hiện | 調査結果 | Chỉ sự thật |
| Phân tích | 考察 | Giải thích, được dán nhãn |
| Đề xuất | 提案 | Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo |
Các phát hiện và phân tích là các phần riêng biệt vì một lý do. Trộn lẫn chúng là lời chỉ trích phổ biến nhất đối với một báo cáo được viết bởi một người mới.
Thực tế và ý kiến, tách biệt
Các bài viết về kinh doanh của Nhật Bản mong muốn có một ranh giới rõ ràng giữa những gì được quan sát và những gì người viết kết luận từ nó. Đánh dấu ranh giới đó một cách rõ ràng không phải là việc dạy dỗ; đó là điều làm cho một báo cáo trở nên đáng tin cậy.
Các cụm từ đánh dấu có tác dụng và việc sử dụng chúng một cách nhất quán là tín hiệu cho thấy bạn hiểu quy ước.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Trên thực tế, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Theo dữ liệu, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Trên đây là sự thật. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Sau đây là quan điểm của riêng tôi. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Người ta cho rằng. (suy luận) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Người ta phỏng đoán rằng. (yếu hơn) |
Hai cái cuối cùng là hàng rào tiêu chuẩn để phân tích. Họ đánh dấu một tuyên bố là suy luận hơn là quan sát mà không làm suy yếu nó.
Phong cách viết
Các báo cáo sử dụng phong cách viết đơn giản hơn là phong cách đàm thoại lịch sự. Viết báo cáo bằng đuôi desu và masu được coi là một thông điệp hơn là một tài liệu và là một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất của một nhà văn thiếu kinh nghiệm.
Các câu cũng ngắn hơn và nặng về danh từ hơn so với lời nói, điều này thuận tiện cho người học: những câu tường thuật ngắn chính xác là những gì thể loại này mong muốn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Một vấn đề đã được xác nhận. (kiểu báo cáo) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Nội dung, phong cách tin nhắn giống nhau |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Một phản hồi là cần thiết. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Nguyên nhân chưa được biết. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Có chỗ để cải thiện. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Việc giám sát sẽ tiếp tục. |
Những con số và bằng chứng
Các báo cáo dự kiến sẽ cụ thể. Các bộ định lượng mơ hồ làm suy yếu đáng kể một báo cáo và thay thế chúng bằng các số liệu là cách nhanh nhất để cải thiện báo cáo.
Khi một con số không chắc chắn, hãy nói điều đó một cách rõ ràng thay vì khoanh tròn toàn bộ câu.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Tăng mười lăm phần trăm so với tháng trước. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Có ba báo cáo. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Đây là một ước tính. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Các số liệu chỉ là tạm thời. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Chi tiết theo file đính kèm. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Nguồn được liệt kê ở cuối. |
Trước khi bạn gửi nó
Hai kiểm tra nắm bắt hầu hết các vấn đề. Đầu tiên, dòng mở đầu có nêu kết luận không? Thứ hai, người đọc có thể biết được tuyên bố nào là sự thật và tuyên bố nào là của bạn không?
Thứ ba là tính nhất quán về văn phong: một bản báo cáo bắt đầu bằng văn phong đơn giản và trôi vào những phần kết thúc lịch sự là một lỗi phổ biến và rõ ràng đối với độc giả Nhật Bản.
- Dòng đầu tiên nêu kết luận.
- Sự kiện và phân tích nằm trong các phần riêng biệt hoặc được đánh dấu rõ ràng.
- Phong cách nhất quán xuyên suốt, không có phần kết thúc lịch sự nào xen vào.
- Mỗi số đều có nguồn hoặc được dán nhãn là ước tính.
- Nó vừa trên một trang trừ khi có lý do không thể.