Bố cục tiêu chuẩn
Thông báo tuân theo một định dạng cố định nhỏ gọn. Bởi vì chúng được đọc lướt qua thay vì ngồi xuống, nên bố cục quan trọng hơn văn xuôi: người đọc sẽ có thể trích xuất thông tin cần thiết trong vài giây.
Định dạng này cũng cho người đọc biết ngay loại tài liệu họ đang xem, đó là lý do tại sao tiêu đề là một từ thông thường chứ không phải là một mô tả.
| Yếu tố | tiếng Nhật | Chức vụ |
|---|---|---|
| Tiêu đề | お知らせ | Căn giữa ở trên cùng |
| Ngày | 日付 | Trên cùng bên phải |
| Tác giả | 発信者 | Dưới ngày |
| Dòng chủ đề | 件名 | Phía trên cơ thể |
| Thân hình | 本文 | Thông tin cần thiết đầu tiên |
| Đóng cửa | bạn | Kết thúc thông báo |
Ký tự kết thúc là ký tự quy ước đánh dấu sự kết thúc của một thông báo. Việc bỏ qua nó sẽ khiến thông báo có vẻ chưa hoàn chỉnh đối với người đọc Nhật Bản.
Cái gì và khi nào, trước tại sao
Phần thân mở đầu với những thông tin thiết yếu: chuyện gì đang xảy ra và khi nào. Giải thích sau. Một thông báo mở đầu có nền sẽ khiến người đọc tìm kiếm thông tin họ cần ngay lập tức.
Ngày tháng và thời gian thường được ghi theo dòng riêng thay vì viết trong văn xuôi, vì vậy có thể tìm thấy chúng mà không cần đọc.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Thông báo kiểm định thang máy |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Ngày và giờ, trên dòng riêng |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Vị trí, trên dòng riêng của nó |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Nó ảnh hưởng đến ai |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Nó không thể được sử dụng trong thời gian trên. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này. |
Sổ đăng ký khách quan
Một thông báo không được gửi đến bất kỳ ai cụ thể, điều này làm thay đổi sổ đăng ký. Nó tránh sử dụng địa chỉ trực tiếp mà email sử dụng và dựa vào các cụm từ cố định cũng như cấu trúc thụ động hoặc khách quan.
Điều này thuận tiện cho người học vì các cụm từ đã cố định và không cần phải soạn bất cứ điều gì nguyên bản.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Chúng tôi đưa ra thông báo như sau. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Nó sẽ được thực hiện. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Nó đã được thay đổi. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Nó sẽ bị hủy bỏ. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Xin lưu ý. (yêu cầu chấp nhận) |
| 以上 | ijō | Đó là tất cả. Kết thúc thông báo. |
Lưu ý rằng không ai trong số này gọi tên độc giả. Tính khách quan đó chính là đặc điểm nổi bật của sổ đăng ký.
Yêu cầu và cấm đoán
Các thông báo thường xuyên yêu cầu mọi người làm hoặc không làm điều gì đó, và sự dịu dàng thông thường là nguyên nhân khiến chúng không thể đọc được như là mệnh lệnh. Cụm từ hợp tác ở cuối thực hiện hầu hết công việc đó.
Lệnh cấm thường được nêu dưới dạng một yêu cầu hơn là một quy tắc, ngay cả khi đó là một quy tắc.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Chúng tôi yêu cầu sự hợp tác của bạn. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Hãy kiềm chế. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Hãy kiềm chế. (mềm hơn một chút) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Nó bị cấm. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Xin hãy im lặng. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Vui lòng mang đồ đạc của bạn về nhà. |
Các loại thông báo phổ biến
Một số tình huống chiếm phần lớn thông báo và mỗi tình huống đều có cách diễn đạt thông thường đáng để mượn hơn là sáng tạo lại.
Việc sao chép cụm từ của thông báo trước đó trên cùng một bảng là hoàn toàn có thể chấp nhận được và là điều mà hầu hết mọi người đều làm.
| Tình huống | Tiêu đề | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông tin chung | お知らせ | Mặc định |
| một yêu cầu | お願い | Khi yêu cầu hành vi |
| BẢO TRÌ | 工事のお知らせ | Bao gồm ngày và quyền truy cập |
| Hủy bỏ | 中止のお知らせ | Nêu lý do ngắn gọn |
| Thay đổi chi tiết | 変更のお知らせ | Trạng thái cũ và mới |
| Lời xin lỗi | お詫び | Đối với một vấn đề đã gây ra |
Liên hệ và kết thúc
Thông báo kết thúc bằng việc ai đã ban hành nó và cách hỏi về nó. Bỏ qua liên hệ là một lỗi phổ biến và nó tạo ra thông báo mà mọi người không thể thực hiện được.
Tên bộ phận thường được sử dụng thay vì tên cá nhân, phù hợp với đăng ký khách quan.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Thắc mắc về phòng quản lý. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Vui lòng liên hệ với Tổng cục nếu có thắc mắc. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Người chịu trách nhiệm: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Gia hạn: 1234 |
| 以上 | ijō | Kết thúc thông báo |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Chúng tôi yêu cầu sự hợp tác tử tế của bạn. |
Luôn bao gồm một liên hệ. Một thông báo không có ai sẽ tạo ra nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời, thường hướng đến bất kỳ ai ở gần nhất.