Tại sao biểu mẫu trông khó hơn thực tế
Các biểu mẫu sử dụng nhãn tiếng Nhật: hai hoặc ba chữ kanji thay thế cho toàn bộ câu hỏi. 氏名 không phải là một câu, nó là ô ghi tên đầy đủ của bạn, và một khi đã biết thì bạn sẽ biết nó ở khắp mọi nơi. Bộ từ vựng nhỏ và được lặp lại trong đơn đăng ký tài khoản ngân hàng, hợp đồng điện thoại, thẻ thành viên phòng tập thể dục, tờ khai lần đầu đến bệnh viện và giấy đăng ký học. Học hai mươi nhãn bao gồm hầu hết những gì bạn sẽ được trao.
Khó khăn thứ hai là bố cục. Mẫu của người Nhật yêu cầu thông tin theo một thứ tự cố định từ chung đến cụ thể: họ trước tên, tỉnh trước thành phố, năm trước tháng trước ngày. Nếu bạn viết theo thứ tự quen thuộc của mình, các ô sẽ không xếp hàng và người kiểm tra mẫu sẽ trả lại. Các quầy của thành phố có quy trình làm việc riêng, được đề cập trong hướng dẫn về thủ tục của tòa thị chính, vì vậy bài đăng này vẫn được giữ nguyên trên tờ báo.
Các trường xuất hiện trên hầu hết mọi biểu mẫu
| Cánh đồng | Đọc | Nghĩa | Viết gì |
|---|---|---|---|
| 氏名 | Shimei | Tên đầy đủ | Đầu tiên là họ, sau đó là tên, trong chữ viết mà mẫu yêu cầu |
| ふりがな | Furigana | Đọc tên của bạn | Hiragana khi nhãn ở dạng hiragana |
| フリガナ | Furigana | Đọc tên của bạn | Katakana khi nhãn ở dạng katakana |
| 生年月日 | Seinengappi | Ngày sinh | Năm, tháng, ngày, có khoanh tròn thời đại nếu in thời đại |
| 年齢 | Nenrei | Tuổi | Tuổi của bạn ngày hôm nay; 満 có nghĩa là năm hoàn thành |
| 性別 | Seibetsu | Tình dục | Vòng tròn 男 cho nam hoặc 女 cho nữ |
| 国籍 | Kokuseki | Quốc tịch | Tên quốc gia xuất hiện trên thẻ cư trú của bạn |
| 住所 | Jūsho | Địa chỉ | Mã bưu điện, sau đó quận xuống tòa nhà và phòng |
| 現住所 | Genjūsho | Địa chỉ hiện tại | Nơi bạn đang sống, không phải địa chỉ quê hương của bạn |
| 電話番号 | Denwa bangō | Số điện thoại | Chữ số có dấu gạch nối; 携帯 có nghĩa là điện thoại di động của bạn |
| メールアドレス | Mēru yêu mến | Địa chỉ email | Chặn các chữ cái, một ký tự trên mỗi ô nếu hộp được in |
| 勤務先 | Kinmusaki | Nơi làm việc | Tên công ty, đôi khi có địa chỉ và số điện thoại |
| 学校名 | Gakkōmei | Tên trường | Được in thay vì 勤務先 trên phiếu học sinh |
| 職業 | Shokugyō | Nghề nghiệp | 会社員, 学生, パート, 自営業, 無職 và tương tự |
| 緊急連絡先 | Kinkyū renrakusaki | Liên hệ khẩn cấp | Một cái tên và một con số mà ai đó sẽ thực sự trả lời |
| 続柄 | Tsuzukigara | Mối quan hệ với bạn | 父, 母, 夫, 妻, 友人, v.v. |
| 署名 | Shomei | Chữ ký | Ký tay; tên in không phải là chữ ký |
| 印 | TRONG | Niêm phong | Đóng dấu hanko của bạn hoặc hỏi xem chữ ký có được chấp nhận không |
| 記入日 | Kinyuubi | Ngày viết | Ngày bạn ký, không phải ngày bạn hẹn |
| 在留カード番号 | Zairyū kādo bangō | Số thẻ cư trú | Sao chép từng ký tự từ thẻ |
| ※ | Kome-jirushi | Dấu ghi chú | Chỉ vào một hướng dẫn nhỏ được in bên dưới |
| 必須 | Hissu | Yêu cầu | Phải điền đầy đủ trước khi nộp đơn |
| 任意 | Nin'i | Không bắt buộc | Có thể để trống |
| 太枠内 | Futowaku-nai | Bên trong khung in đậm | Chỉ viết bên trong đường viền đậm; nhân viên điền phần còn lại |
| なし | Nashi | Không có | Viết cái này thay vì để trống ô bắt buộc |
Chụp ảnh bảng này và giữ nó trên điện thoại của bạn. Khi một biểu mẫu mới xuất hiện, trước tiên hãy khớp nhãn của nó với danh sách và chỉ còn lại những hộp không quen thuộc để hỏi. Các biểu mẫu khác nhau tùy theo công ty và văn phòng, vì vậy hãy coi cột bên phải là thông lệ thay vì là quy tắc.
Tên của bạn và dòng furigana bên dưới nó
Các mẫu đơn của Nhật Bản đặt họ trước, và nhiều mẫu in 姓 cho họ và 名 cho tên riêng phía trên hai hộp riêng biệt. Sử dụng thứ tự và chính tả trên thẻ cư trú của bạn, vì sự không khớp giữa biểu mẫu và thẻ là lý do phổ biến nhất khiến giấy tờ bị trả lại. Nếu tên của bạn dài, bạn có thể điền thật chặt vào ô; điều quan trọng là mọi ký tự đều có thể đọc được.
Dòng dưới tên của bạn yêu cầu đọc. Khi nhãn in bằng chữ hiragana là ふりがな thì viết chữ hiragana; khi nó được in bằng katakana dưới dạng フリガナ, hãy viết katakana. Tên nước ngoài thường được viết bằng katakana trên cả hai dòng, có vẻ giống như sự lặp lại nhưng đó là điều mà văn phòng mong đợi. Tách tên bằng dấu chấm ở giữa nếu bạn đã viết nó theo cách đó trên thẻ của mình.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 氏名 グエン ヴァン ナム | Shimei: Guen Van Namu | Họ và tên: Nguyễn Văn Nam |
| フリガナ グエン ヴァン ナム | Furigana: Guen Van Namu | Tên đọc: Nguyễn Văn Nam |
| 姓はグエン、名はナムです。 | Sei wa Guen, mei wa Namu desu. | Họ của tôi là Nguyễn và tên thật của tôi là Nam. |
| カタカナで書けばいいですか。 | Katakana de kakeba ii desu ka? | Tôi có nên viết nó bằng katakana không? |
| ふりがなはひらがなですか、カタカナですか。 | Furigana wa hiragana desu ka, katakana desu ka? | Dòng đọc nên là hiragana hay katakana? |
| 在留カードと同じ順番で書きました。 | Zairyū kādo to onaji junban de kakimashita. | Tôi viết nó theo thứ tự như thẻ cư trú của tôi. |
Ngày trong hai lịch
Nhật Bản sử dụng cả năm phương Tây, 西暦, và niên đại, 和暦. Dòng ngày sinh thường in các niên hiệu gần đây bằng các vòng tròn nhỏ để bạn có thể gọi đúng, sau đó để lại các ô ghi năm, tháng và ngày. Nếu không có gì được in ra thì năm phương Tây thường là ổn. Việc chuyển đổi là số học đơn giản khi bạn biết năm bắt đầu của mỗi thời đại và những năm chuyển đổi là những năm duy nhất đáng để kiểm tra lại.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 生年月日 1995年3月14日 | Seinengappi: sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu jūyokka | Ngày sinh: 14 tháng 3 năm 1995 |
| 平成7年3月14日生まれです。 | Heisei nana-nen san-gatsu jūyokka umare desu. | Tôi sinh ngày 14 tháng 3, Heisei 7. |
| 西暦で書いてもいいですか。 | Seireki de kaite mo ii desu ka? | Tôi có thể viết năm phương Tây được không? |
| 和暦がわからないので、教えていただけますか。 | Wareki ga wakaranai node, oshiete itadakemasu ka? | Tôi không biết niên đại, vậy bạn có thể cho tôi biết được không? |
| 記入日 令和8年9月6日 | Kinyūbi: Reiwa hachi-nen ku-gatsu muika | Ngày viết: 6 tháng 9, Reiwa 8 |
| Thời đại | Đọc | Bắt đầu | Chuyển đổi từ năm phương Tây |
|---|---|---|---|
| 令和 | Reiwa | 2019 | Trừ 2018 thì 2026 là 令和8年 |
| 平成 | Heisei | 1989 | Trừ 1988 thì 1995 là 平成7年 |
| 昭和 | Showa | 1926 | Trừ 1925 thì 1980 là 昭和55年 |
Bởi vì các thời đại thay đổi giữa các năm nên một ngày đầu năm 1989 hoặc những tháng đầu năm 2019 có thể thuộc về thời đại cũ hoặc thời đại mới. Nếu bạn sinh ra ở một trong những thời điểm đó, hãy đối chiếu một lần với một tài liệu chính thức và ghi nhớ câu trả lời thay vì tính toán lại mỗi lần.
Địa chỉ, từ mã bưu điện đến số phòng
Địa chỉ tiếng Nhật chạy từ đơn vị lớn nhất đến đơn vị nhỏ nhất, trái ngược với thứ tự mà nhiều người học thường làm. Bắt đầu bằng mã bưu điện sau dấu 〒, sau đó là quận, thành phố hoặc phường, quận và ba số xác định khu nhà, lô đất và ngôi nhà. Tên tòa nhà và số phòng ở cuối cùng và việc bỏ chúng đi là lý do phổ biến nhất khiến việc gửi và giao hàng không thành công.
Một số biểu mẫu chia địa chỉ thành hai dòng, dòng thứ hai có nhãn 建物名 cho tên tòa nhà. Viết tên tòa nhà bằng katakana chính xác như tên trong hợp đồng của bạn, bao gồm phần ハイツ hoặc マンション và ghi số phòng sau 号室. Nếu một hộp chỉ yêu cầu 番地, nó muốn có những con số không có tòa nhà.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 〒160-0022 | Yūbin bangō ichi-roku-zero no zero-zero-ni-ni | Mã bưu điện 160-0022 |
| 東京都新宿区新宿3丁目1番1号 | Tōkyō-to Shinjuku-ku Shinjuku san-chōme ichi-ban ichi-gō | 3-1-1 Shinjuku, Phường Shinjuku, Tokyo |
| さくらハイツ201号室 | Sakura Haitsu nihyaku-ichi gōshitsu | Sakura Heights, phòng 201 |
| 建物名も書きますか。 | Tatemonomei mo kakimasu ka? | Tôi có nên viết cả tên tòa nhà không? |
| 郵便番号がわからないんですが。 | Yūbin bangō ga wakaranai n desu ga. | Tôi sợ tôi không biết mã bưu điện. |
| 住所は在留カードの裏に書いてあります。 | Jūsho wa zairyū kādo no ura ni kaite arimasu. | Địa chỉ của tôi được viết ở mặt sau thẻ cư trú của tôi. |
Điện thoại, email, nơi làm việc và liên lạc khẩn cấp
Khối liên lạc đơn giản nhưng chính xác. Số điện thoại được viết bằng dấu gạch nối và trên biểu mẫu thường có dòng riêng cho 自宅 ở nhà và 携帯 cho điện thoại di động; nếu bạn không có điện thoại cố định, hãy viết số điện thoại di động của bạn trên đường dây di động và なし ở bên kia. Địa chỉ email được viết hoa và viết thường theo khối như thực tế và bạn nên đọc lại địa chỉ email của mình cho nhân viên vì một ký tự sai sẽ âm thầm phá vỡ mọi thông báo sau đó.
勤務先 muốn tên chủ lao động của bạn và các biểu mẫu lớn hơn cũng yêu cầu địa chỉ và số điện thoại của chủ lao động, vì vậy hãy mang thông tin đó vào điện thoại của bạn. 緊急連絡先 là người sẽ gọi nếu có chuyện gì xảy ra với bạn, với 続柄 hỏi họ có liên quan như thế nào với bạn. Chọn ai đó có thể liên lạc được ở Nhật Bản nếu có thể và nói với họ rằng bạn đã liệt kê số điện thoại của họ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 電話番号 090-1234-5678 | Denwa bangō: zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi | Số điện thoại: 090-1234-5678 |
| 自宅の電話はありません。 | Jitaku no denwa wa arimasen. | Tôi không có điện thoại cố định. |
| メールアドレスを確認していただけますか。 | Mēru adoresu o kakunin shite itadakemasu ka? | Bạn có thể kiểm tra địa chỉ email của tôi được không? |
| 勤務先 さくら食品株式会社 | Kinmusaki: Sakura Shokuhin Kabushiki-gaisha | Nơi làm việc: Công ty TNHH Thực phẩm Sakura |
| 勤務先の住所も必要ですか。 | Kinmusaki no jūsho mo hitsuyō desu ka? | Bạn có cần địa chỉ của chủ lao động của tôi không? |
| 緊急連絡先は友人でもいいですか。 | Kinkyū renrakusaki wa yūjin demo ii desu ka? | Người liên hệ khẩn cấp của tôi có thể là một người bạn không? |
| 続柄は「友人」と書きます。 | Tsuzukigara wa yūjin to kakimasu. | Đối với mối quan hệ tôi sẽ viết cho bạn bè. |
Khoanh tròn, đánh dấu và đánh dấu trường bắt buộc
Trong khi dạng tiếng Anh yêu cầu một dấu tích thì dạng tiếng Nhật thường yêu cầu một vòng tròn. Hướng dẫn 該当するものに〇をつけてください có nghĩa là vẽ một maru xung quanh tùy chọn áp dụng và vòng tròn sẽ bao quanh toàn bộ từ thay vì bên cạnh nó. Chữ thập, 罰点, được hiểu là bị hủy hoặc sai ở Nhật Bản, vì vậy đừng bao giờ sử dụng chữ thập để đánh dấu lựa chọn của bạn. Các ô vuông có hộp kiểm tồn tại và ở đó hướng dẫn thường là レ点 hoặc チェック.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 該当するものに〇をつけてください。 | Gaitō suru mono ni maru o tsukete kudasai. | Vui lòng khoanh tròn tùy chọn áp dụng. |
| どちらに〇をつければいいですか。 | Dochira ni maru o tsukereba ii desu ka? | Tôi nên khoanh tròn cái nào? |
| ここは必須ですか。 | Koko wa hissu desu ka? | Trường này có bắt buộc không? |
| ここは空欄のままでいいですか。 | Koko wa kūran no mama de ii desu ka? | Tôi có thể để trống phần này được không? |
| 鉛筆で書いてもいいですか。 | Enpitsu de kaite mo ii desu ka? | Tôi có thể viết bằng bút chì được không? |
| 黒のボールペンでお願いします。 | Kuro no bōrupen de onegai shimasu. | Làm ơn dùng bút bi màu đen. |
- 〇をつける: khoanh tròn lựa chọn phù hợp với bạn
- 該当するものすべてに〇: khoanh tròn mọi phương án phù hợp, không chỉ một phương án
- レ点を入れる hoặc チェックする: đánh dấu vào ô vuông được in sẵn
- 必須 hoặc màu đỏ ※: trường này phải được điền vào
- 任意: tùy chọn, và an toàn để trống
- 太枠内のみご記入ください: chỉ viết bên trong khung in đậm
- 黒のボールペンでご記入ください: dùng bút bi đen, không dùng bút chì hay mực tẩy được
- 楷書でご記入ください: viết rõ ràng, tách biệt các ký tự thay vì nối văn bản
Sửa lỗi theo cách được chấp nhận
Chất lỏng chỉnh sửa và băng chỉnh sửa thường bị từ chối trên các biểu mẫu chính thức vì chúng che giấu những gì đã có trước đó. Cách sửa được chấp nhận là đường đôi: kẻ hai đường thẳng ngang qua phần văn bản sai, sau đó viết bản đúng lên trên hoặc vào khoảng trống bên cạnh. Văn bản cũ vẫn có thể đọc được, đó chính xác là vấn đề. Một số văn phòng sau đó sẽ yêu cầu bạn đóng một con dấu nhỏ, gọi là 訂正印, bên cạnh phần chỉnh sửa.
Nếu sai sót lớn hoặc nếu bạn viết thông tin cá nhân hoàn toàn sai trường, hãy yêu cầu một tờ giấy mới thay vì vá lại. Nhân viên phát các biểu mẫu mới cả ngày và thà làm điều đó còn hơn là xử lý một biểu mẫu mà họ không thể đọc được. Cách thực hành khác nhau giữa các văn phòng và công ty, vì vậy một câu hỏi ngắn sẽ giải quyết vấn đề nhanh hơn việc đoán mò.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 間違えてしまいました。 | Machigaete shimaimashita. | Tôi đã phạm một sai lầm. |
| 修正テープを使ってもいいですか。 | Shūsei tēpu o tsukatte mo ii desu ka? | Tôi có thể sử dụng băng chỉnh sửa được không? |
| 二重線を引いて、上に書き直してください。 | Nijūsen o hiite, ue ni kakinaoshite kudasai. | Vẽ một đường đôi qua nó và viết lại ở trên. |
| 訂正印は必要ですか。 | Teiseiin wa hitsuyō desu ka? | Tôi có cần con dấu hiệu chỉnh không? |
| 新しい用紙をいただけますか。 | Atarashii yōshi o itadakemasu ka? | Tôi có thể có một mẫu đơn mới được không? |
| 書き直したほうがいいですか。 | Kakinaoshita hō ga ii desu ka? | Sẽ tốt hơn nếu viết lại nó? |
Chữ ký, đóng dấu và ngày ký
Phần dưới cùng của biểu mẫu thường có ba nội dung đi kèm: 記入日 cho ngày tháng, 署名 hoặc お名前 cho tên của bạn, và một hình tròn hoặc hình vuông nhỏ được đánh dấu 印 cho con dấu. Chữ ký phải được bạn viết tay; gõ hoặc in tên của bạn vào ô đó không được tính. Khi hộp niêm phong xuất hiện, nhiều biểu mẫu hàng ngày hiện chấp nhận chữ ký thay thế, nhưng các ngân hàng, hợp đồng và một số giấy tờ chính thức vẫn yêu cầu hanko.
Nếu bạn sở hữu một chiếc hanko, hãy ấn thẳng nó xuống với một lực đều trên bề mặt mềm và nhấc nó lên mà không vặn xoắn để số đọc vẫn rõ ràng. Một con tem bị nhòe thường được dán lại bên cạnh con tem đầu tiên thay vì xóa đi. Con dấu đã đăng ký, được sử dụng cho các hợp đồng nặng hơn, là một loại riêng biệt và nhân viên sẽ nói rõ ràng khi cần.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 印鑑は必要ですか。 | Inkan wa hitsuyō desu ka? | Tôi có cần con dấu cá nhân không? |
| サインでも大丈夫ですか。 | Sain demo daijōbu desu ka? | Chữ ký có được chấp nhận không? |
| サインで結構です。 | Sain de kekkō desu. | Có chữ ký là được. |
| 印鑑を持っていません。 | Inkan o motte imasen. | Tôi không mang theo con dấu bên mình. |
| ここに署名をお願いします。 | Koko ni shomei o onegai shimasu. | Xin vui lòng ký vào đây. |
| 日付は今日の日付でいいですか。 | Hizuke wa kyō no hizuke de ii desu ka? | Ngày có nên là ngày hôm nay không? |
Hỏi một nhân viên về một lĩnh vực
Nhân viên tại quầy dành cả ngày để giải thích các biểu mẫu và sẽ không coi thường việc bạn hỏi. Động thái hữu ích nhất là chỉ vào ô và nêu tên vấn đề, thay vì xin lỗi dài dòng. Bắt đầu bằng sumimasen, chỉ và hỏi một câu hỏi rõ ràng; nếu câu trả lời quá nhanh, mō ichido onegai shimasu sẽ cho bạn lặp lại chậm hơn mà không làm gián đoạn cuộc trao đổi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| すみません、この用紙の書き方を教えていただけますか。 | Sumimasen, kono yōshi no kakikata o oshiete itadakemasu ka? | Xin lỗi, bạn có thể chỉ cho tôi cách điền vào mẫu này được không? |
| ここは何を書けばいいですか。 | Koko wa nani o kakeba ii desu ka? | Tôi nên viết gì đây? |
| 「続柄」はどういう意味ですか。 | Tsuzukigara wa dō iu imi desu ka? | tsuzukigara có nghĩa là gì? |
| この漢字が読めません。 | Kono kanji ga yomemasen. | Tôi không thể đọc được chữ kanji này. |
| 記入例はありますか。 | Kinyūrei wa arimasu ka? | Có một ví dụ điền vào? |
| ペンを貸していただけますか。 | Pen o kashite itadakemasu ka? | Bạn có thể cho tôi mượn một cây bút được không? |
| もう一度お願いします。 | Mō ichido onegai shimasu. | Một lần nữa xin vui lòng. |
| ゆっくりお願いします。 | Yukkuri onegai shimasu. | Làm ơn từ từ thôi. |
| 書けました。確認していただけますか。 | Kakemashita. Kakunin shite itadakemasu ka? | Tôi đã hoàn thành. Bạn có thể kiểm tra nó được không? |
| ありがとうございました。助かりました。 | Arigatō gozaimashita. Tasukarimashita. | Cảm ơn rất nhiều. Đó là một sự trợ giúp tuyệt vời. |
Hai câu trả lời đáng được nhận ra ngay lập tức. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, có nghĩa là vui lòng viết vào đây và thường kèm theo ngón tay trên hộp. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, có nghĩa là bạn có thể bỏ qua phần đó và nó giúp bạn tiết kiệm được việc phải nghĩ ra câu trả lời cho một lĩnh vực dành cho nhân viên.
Một buổi diễn tập bạn có thể làm trong tuần này
- Sao chép 25 nhãn từ bảng vào một trang và đọc to cho đến khi bạn nhận ra từng nhãn mà không cần dịch.
- Viết tên, địa chỉ và số điện thoại của bạn bằng tiếng Nhật vào một tờ giấy trắng, sau đó so sánh từng ký tự với thẻ cư trú của bạn.
- Chuyển đổi ngày sinh của bạn sang hệ thống thời đại một lần và viết kết quả trên cùng một tờ giấy.
- Chọn người liên hệ khẩn cấp của bạn, xin phép họ và ghi lại số điện thoại của họ cũng như từ 続柄 mà bạn sẽ sử dụng.
- Nói to mười câu hỏi ngược lại, mỗi lần chỉ vào một hộp tưởng tượng để cử chỉ và câu đi cùng nhau.
- Giữ một bức ảnh của biểu mẫu đã điền chính xác làm mẫu cho biểu mẫu tiếp theo.