Thư o-rei dùng để làm gì
Mục đích của thư o-rei rất khiêm tốn: để cảm ơn người phỏng vấn đã dành thời gian cho họ, để xác nhận rằng bạn vẫn quan tâm và thể hiện rằng bạn có thể viết một tin nhắn chính xác, lịch sự. Đây không phải là nơi để đưa ra những lý lẽ ủng hộ việc tuyển dụng bạn, hỏi về kết quả hoặc xin lỗi về những câu trả lời mà bạn cho rằng đã diễn ra không tốt.
Bức thư được viết xuyên suốt theo phong cách keigo kinh doanh: những hình thức khiêm tốn cho hành động của chính bạn và những hình thức tôn trọng đối với họ, cùng với những cụm từ cố định trong email tiếng Nhật. Nếu bạn đã cảm thấy thoải mái với khung chung, tên công ty và sama ở trên cùng, o-sewa ni natte orimasu, nội dung viết dòng ngắn và khối chữ ký, bạn chỉ cần tìm hiểu nội dung phỏng vấn cụ thể bên dưới.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。 | Mensetsu no o-rei o mōshiagetaku, go-renraku itashimashita. | Tôi viết thư này để cảm ơn bạn về cuộc phỏng vấn. |
| 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 | Honjitsu wa o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành cho tôi thời gian quý báu của bạn ngày hôm nay mặc dù lịch trình bận rộn của bạn. |
| 面接を通じて、貴社への志望がより一層強くなりました。 | Mensetsu o tsūjite, kisha e no shibō ga yori issō tsuyoku narimashita. | Qua cuộc phỏng vấn, mong muốn được gia nhập công ty của bạn càng trở nên mạnh mẽ hơn. |
| ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi trân trọng yêu cầu sự xem xét của bạn. |
Dòng chủ đề, người nhận và phần mở đầu
Dòng chủ đề, kenmei, phải để người bận rộn biết bạn là ai và tại sao bạn viết thư mà không cần mở thư. Mẫu chuẩn là cụm từ mensetsu no o-rei, ngày trong ngoặc và tên đầy đủ của bạn. Một số ứng viên còn thêm vị trí trong ngoặc. Nếu nhà tuyển dụng gửi email cho bạn để sắp xếp cuộc phỏng vấn, việc trả lời trong chủ đề đó với chủ đề không thay đổi cũng là điều bình thường và giúp bạn dễ dàng tìm thấy chủ đề đó.
Những dòng đầu tiên xác định người đọc và chính bạn. Viết đầy đủ tên công ty, sau đó là bộ phận, sau đó là tên người với sama, mỗi dòng viết một dòng. Đối với dòng riêng của bạn, hãy nêu ngày phỏng vấn, chức vụ và tên đầy đủ của bạn, sử dụng cụm từ khiêm tốn mensetsu o ukesasete itadakimashita, tôi đã có cơ hội được phỏng vấn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名：面接のお礼（5月10日）山田花子 | Kenmei: Mensetsu no o-rei (gogatsu tōka) Yamada Hanako | Chủ đề: Cảm ơn phỏng vấn (10 tháng 5) Hanako Yamada |
| 株式会社〇〇 人事部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha marumaru jinji-bu Satō-sama | Công ty TNHH XX, Phòng Nhân sự, Ông hoặc Bà Satō |
| お世話になっております。 | O-sewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ. (dụng cụ mở tiêu chuẩn) |
| 本日、営業職の面接を受けさせていただきました山田花子と申します。 | Honjitsu, eigyō-shoku no mensetsu o ukesasete itadakimashita Yamada Hanako to mōshimasu. | Tên tôi là Hanako Yamada và hôm nay tôi đã được phỏng vấn cho vị trí bán hàng. |
| 先日は、面接の機会をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa, mensetsu no kikai o itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn vào ngày hôm trước. |
Cảm ơn và đề cập đến một điều cụ thể
Bản thân lời cảm ơn chỉ là một câu và phiên bản tiêu chuẩn ở trên: o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. Điều khiến một lá thư được nhấc ra khỏi đống là câu tiếp theo, đề cập đến điều bạn thực sự đã nghe: một dự án mà người phỏng vấn mô tả, lời giải thích về công việc của nhóm, nhận xét về kế hoạch của công ty. Hãy viết nó thành một hoặc hai dòng và kết nối nó với sở thích của bạn chứ không phải với trình độ của bạn.
Động từ để nghe cấp trên là ukagau, và mẫu o-hanashi o ukagai, nghe lời giải thích của bạn, là cách tự nhiên để bắt đầu câu này. Những từ như miryoku o kanjimashita, tôi cảm thấy bị thu hút, và rikai ga fukamarimashita, sự hiểu biết sâu sắc hơn của tôi, là những cách được chấp nhận, hơi trang trọng để nói rằng điều gì đó gây ấn tượng với bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 新規事業についてのお話を伺い、大変魅力を感じました。 | Shinki jigyō ni tsuite no o-hanashi o ukagai, taihen miryoku o kanjimashita. | Nghe nói về lĩnh vực kinh doanh mới, tôi thấy nó rất hấp dẫn. |
| 現場の雰囲気を詳しく教えていただき、貴社で働くイメージがより具体的になりました。 | Genba no fun'iki o kuwashiku oshiete itadaki, kisha de hataraku imēji ga yori gutaiteki ni narimashita. | Mô tả chi tiết của bạn về nơi làm việc khiến hình ảnh của tôi khi làm việc tại công ty bạn rõ ràng hơn nhiều. |
| チームでの仕事の進め方について理解が深まりました。 | Chīmu de no shigoto no susumekata ni tsuite rikai ga fukamarimashita. | Sự hiểu biết của tôi về cách làm việc của nhóm ngày càng sâu sắc hơn. |
| ご説明いただいた研修制度に、特に関心を持ちました。 | Go-setsumei itadaita kenshū seido ni, toku ni kanshin o mochimashita. | Tôi đặc biệt quan tâm đến hệ thống đào tạo mà bạn đã giải thích. |
Phục hồi lãi suất và đóng cửa
Sau dòng cụ thể, hãy trình bày lại sự quan tâm của bạn đối với một câu rồi kết thúc. Câu nhắc lại sử dụng shibō, khát vọng tham gia, hoặc động từ kōken, đóng góp. Đừng hứa hẹn kết quả; hãy nói rằng bạn muốn đóng góp, kōken shitai, thay vì nói rằng bạn sẽ thành công. Sau đó yêu cầu họ cân nhắc bằng go-kentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu, và thêm phép lịch sự cuối cùng.
Cách cuối cùng thông thường là nói rằng câu trả lời là không cần thiết: go-henshin wa fuyō desu, hoặc nhẹ nhàng hơn, go-henshin ni wa oyobimasen. Điều này là cân nhắc vì nó cho nhà tuyển dụng biết rằng họ không cần phải trả lời và nó báo hiệu rằng bạn hiểu rằng thư này là một phép lịch sự hơn là một yêu cầu. Kết thúc bằng khối chữ ký: tên đầy đủ cũng như bất kỳ số điện thoại và địa chỉ email nào bạn đã cung cấp trong đơn đăng ký của mình để họ có thể liên hệ với bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 貴社の一員として貢献したいという思いが、より強くなりました。 | Kisha no ichiin to shite kōken shitai to iu omoi ga, yori tsuyoku narimashita. | Mong muốn đóng góp của tôi với tư cách là thành viên của công ty bạn ngày càng lớn mạnh. |
| 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi mong nhận được sự xem xét tiếp tục của bạn. |
| なお、ご返信には及びません。 | Nao, go-henshin ni wa oyobimasen. | Xin vui lòng không cảm thấy bạn cần phải trả lời. |
| 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 | Mappitsu nagara, kisha no masumasu no go-hatten o o-inori mōshiagemasu. | Cuối cùng, tôi chúc công ty của bạn tiếp tục thành công. |
| 山田花子 電話：090-XXXX-XXXX | Yamada Hanako, denwa: 090-XXXX-XXXX | Hanako Yamada, điện thoại: 090-XXXX-XXXX (khối chữ ký) |
Một mẫu đầy đủ mà bạn có thể điều chỉnh
Đây là thư đầy đủ, từng dòng một, cho một cuộc phỏng vấn toàn thời gian. Thay thế công ty, bộ phận, tên, ngày tháng, chức vụ và một dòng cụ thể. Giữ mọi thứ khác. Mục đích của các dòng này là ngắn gọn: thư kinh doanh của Nhật Bản phá vỡ ranh giới cụm từ tự nhiên thay vì lấp đầy chiều rộng của màn hình.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名：面接のお礼（5月10日）山田花子 | Kenmei: Mensetsu no o-rei (gogatsu tōka) Yamada Hanako | Chủ đề: Cảm ơn phỏng vấn (10 tháng 5) Hanako Yamada |
| 株式会社〇〇 人事部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha marumaru jinji-bu Satō-sama | Công ty TNHH XX, Phòng Nhân sự, Satō-sama |
| お世話になっております。本日、営業職の面接を受けさせていただきました山田花子です。 | O-sewa ni natte orimasu. Honjitsu, eigyō-shoku no mensetsu o ukesasete itadakimashita Yamada Hanako desu. | Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn. Đây là Hanako Yamada, người được phỏng vấn hôm nay cho vị trí bán hàng. |
| 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 | Honjitsu wa o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn rất nhiều vì thời gian quý báu của bạn ngày hôm nay mặc dù lịch trình bận rộn của bạn. |
| 佐藤様から新規事業についてのお話を伺い、貴社で働きたいという思いがより一層強くなりました。 | Satō-sama kara shinki jigyō ni tsuite no o-hanashi o ukagai, kisha de hatarakitai to iu omoi ga yori issō tsuyoku narimashita. | Nghe bạn nói về công việc kinh doanh mới, mong muốn được làm việc tại công ty của bạn càng trở nên mạnh mẽ hơn. |
| これまでの経験を活かし、貴社に貢献できるよう努めてまいります。 | Kore made no keiken o ikashi, kisha ni kōken dekiru yō tsutomete mairimasu. | Tôi sẽ cố gắng hết sức để sử dụng kinh nghiệm của mình để đóng góp cho công ty của bạn. |
| ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 | Go-kentō no hodo, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi trân trọng yêu cầu sự xem xét của bạn. |
| なお、ご返信には及びません。 | Nao, go-henshin ni wa oyobimasen. | Không cần trả lời. |
| 山田花子 | Yamada Hanako | Hanako Yamada (tiếp theo là điện thoại và email) |
Thời gian, định dạng và thời điểm không gửi
Thời gian là một phần của tin nhắn. Gửi trong vòng vài giờ, trong giờ làm việc nếu có thể và không muộn hơn sáng hôm sau. Nếu hai ngày trở lên đã trôi qua thì khoảnh khắc đó đã trôi qua; gửi lời cảm ơn muộn sẽ thu hút sự chú ý đến sự chậm trễ, vì vậy tốt hơn hết là đừng gửi lời cảm ơn nào cả.
Gửi từ cùng địa chỉ bạn đã từng đăng ký, bằng văn bản thuần túy, không có tệp đính kèm, hình ảnh hoặc phông chữ màu. Nếu công ty yêu cầu bạn không liên hệ với họ hoặc quy trình này được thực hiện hoàn toàn thông qua một cơ quan tuyển dụng hoặc một cổng thông tin không khuyến khích gửi thư trực tiếp, hãy làm theo hướng dẫn đó: người đại diện có thể chuyển lời cảm ơn của bạn. Đối với một cuộc phỏng vấn việc làm bán thời gian tại một cửa hàng, một lá thư được hoan nghênh nhưng ít được mong đợi hơn; một đoạn ngắn là đủ.
- Cùng ngày, trong giờ làm việc: tốt nhất
- Sáng hôm sau: ổn
- Hai ngày sau trở lên: bỏ qua
- Áp dụng thông qua một đại lý: thay vào đó hãy cảm ơn đại lý và để họ chuyển tiếp nó
- Phỏng vấn nhóm với một số người phỏng vấn: giải quyết liên hệ tuyển dụng, cảm ơn mọi người trong cơ thể
- Phỏng vấn trực tuyến: quy định tương tự; bạn có thể đề cập đến hình thức trực tuyến một cách tự nhiên
Nếu người phỏng vấn đưa cho bạn một tấm danh thiếp thì tên và bộ phận trên đó sẽ là những thông tin được sử dụng trong dòng địa chỉ. Kiểm tra chính tả tên trên thẻ chứ không phải trên bộ nhớ của bạn.
Từ vựng về thư o-rei
Những từ này xuất hiện gần như trong mọi thư cảm ơn. Học chúng theo bộ khiến mẫu có cảm giác giống như của riêng bạn chứ không phải là thứ gì đó được sao chép.
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| お礼 | o-rei | cảm ơn, bày tỏ lòng biết ơn |
| 面接 | mensetsu | phỏng vấn |
| 件名 | kenmei | dòng chủ đề |
| 貴社 | kisha | công ty của bạn (dạng văn bản) |
| 御社 | onsha | công ty của bạn (dạng nói) |
| 志望 | shibō | mong muốn tham gia, nguyện vọng |
| 貢献 | kōken | sự đóng góp |
| ご検討 | go-kentō | sự cân nhắc của bạn |
| 伺う | ukagau | nghe hoặc hỏi (khiêm tốn) |
| ご返信 | go-henshin | câu trả lời của bạn |
| 引き続き | hikitsuzuki | tiếp tục, tiến về phía trước |
| 末筆ながら | mappitsu nagara | ở phần kết thúc (cụm thư) |
| 採用担当 | saiyō tantō | liên hệ tuyển dụng |
| 選考 | senkō | quá trình lựa chọn |
Những sai lầm làm mất ấn tượng tốt
Những sai lầm tai hại nhất là những sai lầm làm thay đổi giọng điệu. Khi hỏi về kết quả, kekka wa itsu wakarimasu ka, biến lời cảm ơn thành lời yêu cầu. Xin lỗi vì những câu trả lời yếu kém hoặc thêm một lập luận mà bạn quên đưa ra sẽ biến nó thành cuộc phỏng vấn thứ hai. Toàn bộ công việc của nó là duyên dáng và ngắn gọn.
Nhóm thứ hai là keigo slips: trộn onsha vào văn viết, sử dụng arigatō gozaimasu ở thì hiện tại cho một cuộc phỏng vấn đã kết thúc khi dự kiến sẽ có arigatō gozaimashita, viết tên người mà không có sama hoặc có san, và nhân đôi kính ngữ như o-ukagai itashimashita. Nhóm thứ ba là định dạng: dòng chủ đề mơ hồ, thư không có tên ở dòng đầu tiên, đoạn văn dài không ngắt quãng và biểu tượng cảm xúc hoặc dấu chấm than ở bất kỳ đâu. Đọc thư một lần nữa theo mẫu trước khi gửi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 結果はいつ頃わかりますか。 | Kekka wa itsu goro wakarimasu ka. | Khi nào tôi sẽ biết kết quả? (đừng hỏi điều này trong thư o-rei) |
| うまく答えられず申し訳ありませんでした。 | Umaku kotaerarezu mōshiwake arimasen deshita. | Tôi xin lỗi tôi không thể trả lời tốt. (đừng xin lỗi; nó sẽ thu hút sự chú ý) |
| 御社の面接に感謝しています！ | Onsha no mensetsu ni kansha shite imasu! | Tôi rất biết ơn về cuộc phỏng vấn tại công ty của bạn! (dạng nói và dấu chấm than: sai đối với email) |
| 貴社の面接の機会をいただき、ありがとうございました。 | Kisha no mensetsu no kikai o itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn vì cơ hội được phỏng vấn tại công ty của bạn. (Chính xác) |