Дөрвөн хэсэг
Албан ёсны уучлалт гуйх нь бүтэцтэй бөгөөд хэсэг бүр өөр ажил хийдэг. Суралцагчид ихэвчлэн эхний хэсгийг сайн, сүүлийн хоёр хэсгийг нимгэн бичдэг бөгөөд энэ нь чин сэтгэлээсээ сонсогдож, хэний ч сэтгэлд нийцэхгүй үсэг үүсгэдэг.
Уншигч та дөрөв дэх хэсгийг хайж байна. Ийм зүйл дахин давтагдахгүйн тулд та юу хийх гэж байна вэ гэдэг асуултанд хариулах захидал байна.
| Хэсэг | Япон | Зорилго |
|---|---|---|
| Уучлаарай | お詫び | Эхлээд үүнийг тодорхой хэл |
| Баримт | 経緯 | Яг үнэндээ юу болсон бэ |
| Шалтгаан | 原因 | Яагаад ийм болсон юм |
| Урьдчилан сэргийлэх | 再発防止策 | Юу өөрчлөгдөх бол |
| Хаалтын уучлалт гуйлаа | 重ねてお詫び | Үүнийг товчхон давт |
Уучлалт хоёр удаа гарч ирнэ: нэг нь эхэнд, нэг нь төгсгөлд. Энэ давталт нь уламжлалт бөгөөд хүлээгдэж буй зүйл юм.
Өршөөл гуйж нээлтээ хийж байна
Захидал цаана нь биш уучлалт гуйсан үгээр эхэлдэг. Уншигчийг уучлалт гуйхаасаа өмнө тайлбарлаж ажиллуулах нь муу уншдаг.
Бүртгэл нь энгийн бизнесийн захидлуудаас илүү хүнд бөгөөд энгийн хэлбэрийг бүхэлд нь ашигладаг.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | Би учруулсан асуудалд үнэхээр харамсаж байна. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | Би гүнээ уучлалт гуйж байна. |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | Бид танд ихээхэн бэрхшээл учруулсан. |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | Шалтгаан хэлэх газар байхгүй. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | Би чин сэтгэлээсээ уучлалт гуйж байна. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | Санаа зовоосондоо хүлцэл өчье. |
Баримтыг хамгаалахгүйгээр
Болсон үйл явдлын тайлан нь баримттай, он дараалалтай, товч байх ёстой. Энэ бол уучлалт гуйх нь хамгийн амархан буруу болох хэсэг юм, учир нь энэ хуудсан дээр тайлбар болон хамгаалалт ижил төстэй харагдаж байна.
Шалгалт нь өгүүлбэр нь уншигчдад юу болсныг хэлэх үү, эсвэл яагаад энэ нь таны буруу биш болохыг хэлж өгөх үү. Хоёр дахь төрлийг арилгах хэрэгтэй.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | Би юу болсныг тайлбарлах болно. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | Гуравдугаар сарын 10-нд хүргэлтийн саатал гарсан. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | Бидний шалгалт хангалтгүй байсан. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | Дотоод зохицуулалт дутмаг байсан. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | Энэ нь миний шалгалт хангалтгүй байсантай холбоотой. |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | Үүний үр дүнд бид танд асуудал үүсгэсэн. |
Эдгээр нь хариуцлагыг хуваарилахаас илүүтэйгээр хүлээн зөвшөөрч байгааг анзаараарай. Шалтгаан гэж хамт ажиллагсад эсвэл ханган нийлүүлэгчийг нэрлэх нь үнэн зөв байсан ч муу хүлээн авдаг.
Урьдчилан сэргийлэх нь жинг үүрдэг
Энэ бол уншигчдын хүсч буй хэсэг бөгөөд асуудлыг хааж байгаа уучлалт гуйх, хаадаггүй уучлалт гуйх хоёрын ялгааг бий болгодог хэсэг юм.
Арга хэмжээ нь тодорхой, шалгах боломжтой байх ёстой. Илүү болгоомжтой байх амлалт нь хэмжүүр биш юм; өөрчлөгдсөн үйл явц юм.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | Бид дараах урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээг тогтоосон. |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | Бид алхам бүрийг дахин шалгах болно. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | Бид хоёр хүнийг даалгаварт хуваарилна. |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | Бид шинэ хяналтын хуудас үүсгэсэн. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | Үүнийг бид дотооддоо хуваалцаж, мэдээлсэн. |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | Үүнийг давтахгүйн тулд бид ажиллах болно. |
Бичсэн эсвэл ярьдаг
Ихэнх уучлалт гуйж, шууд хэлдэг. Бичгээр уучлалт гуйх нь асуудал ноцтой байгаа, үйлчлүүлэгч хаана өртөж байгаа, эсвэл арга хэмжээний бүртгэлийг хүссэн тохиолдолд бичнэ.
Аливаа холбоо барихаас өмнө бичгээр уучлалт гуйх нь зайлсхийх гэж уншдаг тул ноцтой асуудлын хувьд тушаалыг эхлээд ярьж, дараа нь бичдэг.
| Нөхцөл байдал | Ярьсан | Бичсэн |
|---|---|---|
| Жижиг дотоод алдаа | Тиймээ | Үгүй |
| Дотоод эцсийн хугацааг алдсан | Тиймээ | Заримдаа |
| Үйлчлүүлэгч нөлөөлсөн | Тийм ээ, эхлээд | Тийм ээ, дараа нь |
| Санхүүгийн хохирол учирсан | Тийм ээ, эхлээд | Тийм ээ, албан ёсны |
| Дахин давтагдсан асуудал | Тиймээ | Тиймээ, арга хэмжээ авч |
Аль аль нь хэрэгтэй бол эхлээд ярь. Хүнтэй харьцахаас өмнө ирсэн захидлыг уучлалт гуйхын оронд нуусан гэж уншдаг.
Цаг хугацаа, өнгө аяс
Шуурхай байдал нь өнгөлөхөөс илүү чухал юм. Төгс бус Япон хэлээр тэр өдөр илгээсэн уучлалт гуйлтыг долоо хоногийн дараа илгээсэн сайн боловсруулсан уучлалаас хамаагүй илүү хүлээж авдаг.
Дууны өнгө аястай байхаас илүү энгийн байх ёстой. Хэт нарийн боловсруулсан харамсах илэрхийлэл нь гүйцэтгэл гэж уншиж болох бөгөөд ердийн хэллэгүүд нь яг таг байдаг тул та үүнд хэл зохиох шаардлагагүй болно.
- Боломжтой бол тэр өдөртөө илгээнэ үү.
- Өөрийгөө зохиохоос илүү ердийн хэллэгийг ашигла.
- Үүнийг нэг хуудсанд хадгалах; урт нь чин сэтгэл биш.
- Дор хаяж нэг тодорхой арга хэмжээг оруулаарай.
- Хэрэв асуудал ноцтой бол хамтрагчдаа шалгуулна уу.