A szabványos elrendezés
Az értesítések kompakt, rögzített formátumot követnek. Mivel egy pillantással olvassák el, nem pedig leülnek, az elrendezés többet jelent, mint a próza: az olvasónak néhány másodperc alatt képesnek kell lennie a lényeges információk kinyerésére.
A formátum azt is azonnal megmondja az olvasónak, hogy milyen dokumentumot néz, ezért a cím nem leírás, hanem egyetlen konvencionális szó.
| Elem | japán | Pozíció |
|---|---|---|
| Cím | お知らせ | Középen a tetején |
| Dátum | 日付 | Jobbra fent |
| Szerző | 発信者 | A dátum alatt |
| Tárgysor | 件名 | A test felett |
| Test | 本文 | Először a lényeges információk |
| Záró | 以上 | Befejezi az értesítést |
A záró karakter egy konvenció, amely a megjegyzés végét jelzi. Ha kihagyja, egy közlemény befejezetlennek tűnik a japán olvasó számára.
Mit és mikor, mielőtt miért
A test a lényeges tényekkel nyit: mi történik és mikor. Magyarázat következik. A háttérrel megnyíló értesítés arra készteti az olvasót, hogy azonnal keresse az információt, amire szüksége van.
A dátumok és időpontok általában a saját sorukon vannak feltüntetve, nem pedig prózába ágyazva, így olvasás nélkül is megtalálhatóak.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Értesítés a felvonó ellenőrzéséről |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Dátum és idő, saját sorában |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Helyszín, saját vonalon |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Kit érint |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | A fenti időszakban nem használható. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Elnézést kérünk a kellemetlenségért. |
A személytelen regiszter
A felhívást senkinek sem címezték meg, ami megváltoztatja a nyilvántartást. Elkerüli az e-mailben használt közvetlen címet, és meghatározott kifejezésekre, valamint passzív vagy személytelen konstrukciókra támaszkodik.
Ez kényelmes a tanuló számára, mert a kifejezések rögzítettek, és alig kell eredetit alkotni.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Az alábbiak szerint adunk értesítést. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Végre lesz hajtva. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Meg lett változtatva. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Törölve lesz. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Kérjük, vegye figyelembe. (elfogadást kér) |
| 以上 | ijō | Ez minden. Befejezi az értesítést. |
Figyeljük meg, hogy ezek közül egyik sem nevez olvasót. Ez a személytelenség a regiszter meghatározó jellemzője.
Kérések és tiltások
A közlemények gyakran arra kérik az embereket, hogy tegyenek meg valamit, vagy ne tegyenek meg valamit, és a hagyományos lágyítás az, ami visszatartja őket attól, hogy parancsként olvassanak. A végén található együttműködési kifejezés működik a legtöbb esetben.
A tilalmat általában kérésként fogalmazzák meg, nem pedig szabályként, még akkor is, ha az szabály.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Együttműködésüket kérjük. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Kérem, tartózkodjon. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Kérem, tartózkodjon. (kicsit lágyabb) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Ez tilos. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Kérlek maradj csendben. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Kérjük, vigye haza saját tárgyait. |
Gyakori értesítési típusok
Egy maroknyi helyzet magyarázza a legtöbb észrevételt, és mindegyiknek van egy hagyományos megfogalmazása, amelyet érdemes kölcsönkérni, nem pedig újra feltalálni.
Egy korábbi közlemény szövegének másolása ugyanazon a táblán teljesen elfogadható, és a legtöbb ember ezt teszi.
| Helyzet | Cím | Jegyzet |
|---|---|---|
| Általános információk | お知らせ | Az alapértelmezett |
| Egy kérés | お願い | Amikor viselkedést kér |
| Karbantartás | 工事のお知らせ | Tartalmazza a dátumokat és a hozzáférést |
| Törlés | 中止のお知らせ | Mondja el röviden az okot |
| Részletek változása | 変更のお知らせ | Állítsa régi és új |
| Bocsánatkérés | お詫び | Már előidézett probléma miatt |
Kapcsolatfelvétel és zárás
Az értesítés azzal zárul, hogy ki adta ki, és hogyan kell rákérdezni. A kapcsolat kihagyása gyakori hiba, és olyan észrevételt eredményez, amelyre az emberek nem tudnak reagálni.
Gyakran az osztálynevet használják az egyén helyett, ami illeszkedik a személytelen nyilvántartáshoz.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Érdeklődni a vezetőségnél. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Kérdéseivel forduljon az Általános Ügyekhez. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Felelős: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Hosszabbítás: 1234 |
| 以上 | ijō | Befejezi az értesítést |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Szíves együttműködésüket kérjük. |
Mindig adjon meg egy elérhetőséget. Egy értesítés nélkül több kérdést generál, mint amennyit megválaszol, általában arra irányul, aki a legközelebb van.