A szabványos szerkezet
A jegyzőkönyvek hagyományos elrendezést követnek, amely alig változik az egyes vállalatok között, ami azt jelenti, hogy a dokumentum nagy része elkészíthető az ülés megkezdése előtt.
Ha előre kitölti a fejlécet, akkor szabadon összpontosíthat arra a két dologra, amelyre valóban figyelni kell: a döntésekre és a cselekvésekre.
| Mező | japán | Mi kerül bele |
|---|---|---|
| Cím | 議事録 | A dokumentum neve |
| Dátum és idő | 日時 | Dátum, kezdet és vége |
| Hely | 場所 | Szoba vagy online |
| Résztvevők | 出席者 | Nevek, néha osztályok |
| Napirend | 議題 | A megvitatott tételek |
| Döntések | 決定事項 | Amiben megegyeztek |
| Akciók | 宿題事項 | Ki mit csinál mikortól |
Az utolsó két sor a dokumentum pontja. Minden felettük előre kitölthető adminisztráció.
A döntések rögzítése
A döntési vonalnak azt kell tartalmaznia, hogy miben állapodtak meg, és semmi mást. Álljon ellen a kísértésnek, hogy rögzítse, ki mi mellett érvelt, ami ritkán kívánatos, és később problémákat okozhat.
A főnévi végű kifejezések itt szabványosak, és röviden tartják a bejegyzéseket. A teljes udvarias mondatok perceket hosszabbítanak meg anélkül, hogy egyértelműbbé tennék őket.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Az új rendszer bevezetése jóváhagyva. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | A költségvetési javaslat átkerült a következő alkalomra. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Beleegyezett az A lehetőség elfogadására. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | A jelenlegi politika folytatódik. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | A következtetést elhalasztják. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | A részleteket külön kell figyelembe venni. |
Műveletek rögzítése
Egy cselekvéshez három dolog kell: mit, ki és mikor. A tulajdonos vagy határidő nélküli intézkedés nem cselekvés, és az egyiket kihagyó jegyzőkönyvek a leggyakoribb panaszok velük kapcsolatban.
Ha az ülésen nem határoztak meg határidőt, a jegyzőkönyv írása előtt kérdezzen rá, ne hagyja üresen.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: készítse elő az anyagokat jövő péntekig |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Mindenki: küldje el nézeteit ezen a héten |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Értékesítés: erősítse meg a számokat |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Legközelebb három javaslatot készítsen |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | A tulajdonos még nem döntött |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | A határidőt tájékoztatni fogják |
Az utolsó kettő jogos bejegyzés, amikor semmi sem dőlt el. Feljegyezni, hogy a tulajdonos bizonytalan, hasznosabb, mint kihagyni a sort.
Mit hagyjunk ki
A percek hasznosabbak, ha rövidebbek. A leggyakoribb hiba a vita átírása, ami olyan dokumentumot eredményez, amelyet senki sem olvas, és amely nehézségeket okozhat, ha véleményeket tulajdonítanak.
Hagyja ki az érvelést, és tartsa meg az eredményt, hacsak nincs konkrét ok a döntés meghozatalának rögzítésére.
- Ki mivel nem értett egyet, hacsak nem rögzíteni kell.
- Egy vita oda-vissza.
- Saját értelmezése arról, hogy valaki mire gondolt.
- Kis beszélgetések és kitérők.
- Bármi, amiben nem biztos, hogy jól hallotta; kérdezz helyette.
Második nyelven jegyzőkönyvet vesz fel
A japán tanulás közben perceket szánni lehetetlennek hangzik és kezelhető, mert nem kell mindent követni. Szükséged van a döntésekre és a cselekvésekre, amelyeket kiszámítható frázisok fémjeleznek.
A tartalom helyett az ezekre a jelzőkre hallgatás az a technika, amitől működik.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Tehát ezen az alapon. (a döntés landol) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Ki lesz a felelős? (egy akció) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | A határidő jövő pénteken jár le. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | A következő találkozóra |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Ezt az ügyet elhalasztják. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Ezzel a találkozó véget ért. |
Keringés és javítás
Még aznap küldje el a perceket. A korrekciók egyszerűek, míg az emberek emlékeznek, egy héttel később pedig lehetetlen, és a korai körözés is az, hogyan derítheti ki, hogy jól értette-e a találkozót.
A javítások kifejezett felszólítása normális, és leveszi a nyomást a második nyelven írt dokumentumokról.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | A jegyzőkönyvet küldöm. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Kérjük, ellenőrizze őket. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Kérjük, jelezze az esetleges hibákat. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Újra küldöm a javított verziót. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Vannak olyan részek, amelyeket nem tudtam elkapni. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Hálás lennék minden kiegészítésért. |
Nyíltan kimondani, hogy valamit nem tudsz elkapni, jobb, mint találgatni. A kollégák készségesen pótolják a hiányt, és a rekord pontos lesz.