Megírva terjesztésre
Egy japán ajánlatnál az a meghatározó tény, hogy nélküled utazik. Továbbküldik, kinyomtatják, megvitatják egy olyan értekezleten, amelyen Ön nem vesz részt, és olyan emberek döntenek róla, akiknek nincs kontextusuk az oldalon kívül.
Minden más ebből következik. A dokumentumnak magának kell válaszolnia a nyilvánvaló kérdésekre, mert nincs jelen, aki megválaszolja őket, és elég rövidnek kell lennie ahhoz, hogy egy elfoglalt olvasó befejezze.
| Szakasz | japán | Válaszok |
|---|---|---|
| Háttér | 背景 | Miért most |
| Probléma | 課題 | mi a baj |
| Javaslat | 提案内容 | Mit akarsz csinálni |
| Hatás | 期待効果 | Mi javítja |
| Költség | 費用 | Mibe kerül |
| Menetrend | スケジュール | Mikorra |
| Kockázatok | リスク | Mi romolhat el |
Az utolsó három az, ami a javaslatot végrehajthatóvá teszi. Költség, ütemezés és kockázat nélkül az olvasó nem dönthet semmit, és egyszerűen elhalasztja.
Az összefoglaló sor
Nyissa meg egy mondattal, és mondja ki, hogy mit javasol. Annak az olvasónak, aki mást nem olvas, tudnia kell, mit kér.
Ennek a sornak az első megírása egyben a saját gondolkodásának is hasznos próbája: egy mondatban össze nem foglalható javaslat általában nincs készen.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Javaslom az új rendszer bevezetését. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Javaslom a munkafolyamat felülvizsgálatát. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | A javaslat a következő. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | A cél a munkaidő lerövidítése. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Három lehetőséget hasonlítottak össze. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Összefoglalva, az A lehetőség javasolt. |
Probléma a megoldás előtt
A probléma rész végzi a meggyőző munkát. Az az olvasó, aki nem fogadja el a probléma fennállását, nem fogja elfogadni a javaslatot, bármilyen jó is, és ezt a részt általában túl röviden írják a tanulók.
Számszerűsíts, ahol csak lehetséges. Egy számmal megfogalmazott problémát sokkal nehezebb elvetni, mint a benyomásként megfogalmazottakat.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Jelenleg körülbelül havi húsz óra szükséges. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Manuális lévén könnyen előfordulnak hibák. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Tavaly három eset történt. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | A felelős személyre nehezedő teher. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | A dolgok jelenlegi állása szerint nem várható javulás. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | A válasz sürgős. |
Az első három számszerűsített, a többi nem. Az a javaslat, amely a probléma részben számokat tartalmaz, sokkal meggyőzőbb.
Költség és ütemezés
A költség és ütemterv nélküli ajánlat inkább ötlet, mint javaslat, és visszaküldik vagy elhalasztják. Ezeken a szakaszokon is kifizetődő az őszinteség: egy később felfedezett alábecsülés többet árt, mint egy nagyobb becsületes ember.
Ha egy szám bizonytalan, becsülje meg becslésként, ne pedig határozottként mutassa be.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | A kezdeti költség körülbelül ötszázezer jen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | A havi üzemeltetési költség külön felmerül. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Ez egy becslés, és változhat. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | A bevezetés várhatóan három hónapig tart. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Az első szakasz a jövő hónapban kezdődik. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | A meglévő munkára gyakorolt hatás korlátozott. |
A kifogás megnevezése
Minden javaslatnak van egy nyilvánvaló kifogása, és az olvasó gondolni fog rá, akár említi, akár nem. Megnevezése és megválaszolása erősség; kihagyása vagy naivnak vagy kitérőnek tűnik.
Itt is kivívja a bizalmat egy javaslat, mivel az író, aki előre látta a nehézséget, nagyobb valószínűséggel gondolja át a többit.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | A következő aggályok vethetők fel. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | A terhelés átmenetileg növekszik a bevezetés során. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Ezt fokozatos bevezetéssel oldják meg. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | A kockázat korlátozottnak tekinthető. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Alternatívát fontolgattak, de többe kerül. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Ha aggályok merülnek fel, azt felülvizsgálják. |
Megemlíteni, hogy fontolóra vette az alternatívát, és hogy miért utasította el, az egyik legerősebb dolog, amit egy rövid javaslat tartalmazhat.
Keringés előtt
Ellenőrizze a dokumentumot az olvasóval, aki nélküled látja. Meg tudják mondani, hogy mit javasolnak, mennyibe kerül, mikor történik, és mi hibázhat csak az oldalról?
A stíluskonzisztencia itt is számít, mint a jelentésekben: az ajánlatok egyszerű írásmódot használnak, és az udvarias befejezések keverve üzenetként jelölik a dokumentumot, nem pedig dokumentumként.
- Az első sor a javaslatot tartalmazza.
- A probléma szakasz legalább egy számot tartalmaz.
- A költségek kezdeti és folyamatos költségekre oszlanak.
- A program tartalmazza a kezdési dátumot is tartalmazó menetrendet.
- A nyilvánvaló ellenvetést megnevezik és megválaszolják.
- A stílus végig egységes és egyszerű.