Scris pentru a fi vehiculat
Faptul definitoriu despre o propunere japoneză este că călătorește fără tine. Este transmis, tipărit, discutat într-o întâlnire în care nu vă aflați și decis de oameni care nu au context dincolo de pagină.
De aici rezultă orice altceva. Documentul trebuie să răspundă el însuși la întrebările evidente, pentru că nu este nimeni prezent să le răspundă și trebuie să fie suficient de scurt pentru ca un cititor ocupat să-l termine.
| Secțiune | japonez | Răspunsuri |
|---|---|---|
| Fundal | 背景 | De ce acum |
| Problemă | 課題 | Ce s-a întâmplat |
| Propunere | 提案内容 | Ce vrei să faci |
| Efect | 期待効果 | Ce se îmbunătățește |
| Cost | 費用 | Cat costa |
| Programa | スケジュール | Până când |
| Riscuri | リスク | Ce ar putea merge prost |
Ultimele trei sunt cele care fac ca o propunere să fie acționabilă. Fără cost, program și risc, un cititor nu poate decide nimic și pur și simplu îl va amâna.
Linia de rezumat
Deschideți cu o propoziție care să precizeze ceea ce propuneți. Un cititor care nu citește nimic altceva ar trebui să știe ce i se cere.
Scrierea mai întâi a acestui rând este, de asemenea, un test util al propriei gândiri: o propunere care nu poate fi rezumată într-o propoziție, de obicei, nu este gata.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Propun introducerea noului sistem. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Propun revizuirea fluxului de lucru. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Propunerea este după cum urmează. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Scopul este de a scurta timpul de lucru. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Au fost comparate trei variante. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | În concluzie, se recomandă varianta A. |
Problema inainte de rezolvare
Secțiunea cu probleme face treaba persuasivă. Un cititor care nu acceptă că există o problemă nu va accepta propunerea, oricât de bună ar fi aceasta, iar aceasta este secțiunea pe care cursanții tind să o scrie prea scurt.
Cuantificați acolo unde este posibil. O problemă declarată cu un număr este mult mai greu de respins decât una declarată ca o impresie.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | În prezent sunt necesare aproximativ douăzeci de ore pe lună. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Fiind manuale, erorile apar ușor. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Trei incidente au avut loc anul trecut. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Povara pentru persoana responsabilă este grea. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Așa cum stau lucrurile, nu se așteaptă nicio îmbunătățire. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Un răspuns este urgent. |
Primele trei sunt cuantificate, iar restul nu. O propunere cu numere în secțiunea cu probleme este mult mai persuasivă.
Cost și program
O propunere fără cost și program este mai degrabă o idee decât o propunere și va fi returnată sau amânată. Aceste secțiuni sunt, de asemenea, în cazul în care onestitatea plătește: o subestimare descoperită ulterior dăunează mai mult decât ar avea o cifră sinceră mai mare.
Acolo unde o cifră este incertă, etichetați-o ca o estimare, mai degrabă decât să o prezentați ca fermă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Costul inițial este de aproximativ cinci sute de mii de yeni. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Un cost lunar de funcționare apare separat. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Aceasta este o estimare și poate varia. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Introducerea este de așteptat să dureze trei luni. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Prima fază începe luna viitoare. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Efectul asupra lucrărilor existente este limitat. |
Denumirea obiecției
Fiecare propunere are o obiecție evidentă, iar cititorul se va gândi la ea indiferent dacă o menționezi sau nu. A-i numi și a-i răspunde este o putere; omiterea pare fie naiv, fie evaziv.
De asemenea, aici o propunere câștigă încredere, deoarece un scriitor care a anticipat dificultatea este mai probabil să se fi gândit la restul.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Următoarele preocupări pot fi ridicate. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Sarcina crește temporar în timpul introducerii. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Acest lucru este abordat printr-o introducere în etape. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Riscul este considerat limitat. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | S-a luat în considerare o alternativă, dar costă mai mult. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Dacă se ridică îngrijorări, acesta va fi revizuit. |
Menționarea că ați considerat o alternativă și de ce ați respins-o este unul dintre cele mai puternice lucruri pe care le poate include o propunere scurtă.
Înainte de a circula
Verificați documentul față de cititorul care îl va vedea fără tine. Pot să spună ce se propune, cât costă, când se întâmplă și ce ar putea merge prost, doar din pagină?
Consecvența stilului contează aici, așa cum contează în rapoarte: propunerile folosesc un stil scris simplu, iar finalurile politicoase amestecate marchează documentul ca mesaj, mai degrabă decât ca document.
- Prima linie precizează propunerea.
- Secțiunea cu probleme conține cel puțin un număr.
- Costul este împărțit în inițial și în curs.
- Este inclus un program cu o dată de începere.
- Obiecția evidentă este numită și răspunde.
- Stilul este consistent și simplu pe tot parcursul.