Concluzia mai întâi
Cea mai importantă convenție este că concluzia vine în vârf. Un cititor ar trebui să cunoască rezultatul din prima linie și să citească restul doar dacă dorește detaliile.
Acest lucru este împotriva obiceiului de a construi un argument spre o concluzie, care este cât de mulți oameni sunt învățați să scrie. Într-un raport de afaceri japonez, acea structură este evazivă sau dezorganizată.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Pentru a da mai întâi concluzia. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | În concluzie, introducerea este fezabilă. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Detaliile urmează mai jos. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Ancheta a confirmat că nu există probleme. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | În prezent nu se poate face o judecată. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Concluzia este următoarea. |
Secțiunile standard
Rapoartele urmează o ordine convențională, iar utilizarea acesteia înseamnă că cititorul știe unde să găsească fiecare lucru fără să i se spună.
Nu fiecare raport are nevoie de fiecare secțiune, dar ordinea este fixată atunci când apar.
| Secțiune | japonez | Conține |
|---|---|---|
| Concluzie | 結論 | Rezultatul, în primul rând |
| Fundal | 背景 | De ce a fost investigat acest lucru |
| Metodă | 調査方法 | Ce s-a făcut |
| Constatări | 調査結果 | Doar fapte |
| Analiză | 考察 | Interpretare, etichetat |
| Propunere | 提案 | Ce ar trebui să se întâmple în continuare |
Constatările și analiza sunt secțiuni separate dintr-un motiv. Amestecarea acestora este cea mai comună critică la adresa unui raport scris de cineva nou.
Fapt și părere, ținute deoparte
Scrierea de afaceri japoneză se așteaptă la o linie clară între ceea ce a fost observat și ceea ce scriitorul concluzionează din aceasta. Marcarea acestei linii în mod explicit nu este pedanterie; este ceea ce face ca un raport să fie demn de încredere.
Frazele marcatoare fac treaba, iar utilizarea lor constantă semnalează că înțelegeți convenția.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | De fapt, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Conform datelor, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Cele de mai sus sunt fapte. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Următorul este propriul meu punct de vedere. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Se crede că. (inferență) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Se presupune că. (mai slab) |
Ultimele două sunt acoperirile standard pentru analiză. Ei marchează o afirmație mai degrabă ca inferență decât ca observație, fără a o slăbi.
Stilul scris
Rapoartele folosesc mai degrabă stilul scris simplu decât stilul conversațional politicos. Scrierea unui raport în desu și masu se citește mai degrabă ca un mesaj decât ca un document și este unul dintre cei mai clari indicatori ai unui scriitor fără experiență.
Propozițiile sunt, de asemenea, mai scurte și mai grele decât în vorbire, ceea ce este convenabil pentru un cursant: propozițiile scurte declarative sunt exact ceea ce vrea genul.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | A fost confirmată o problemă. (stil de raport) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Același conținut, stil de mesaj |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Este necesar un răspuns. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Cauza este necunoscută. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Există loc de îmbunătățire. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Monitorizarea va continua. |
Cifre și dovezi
Rapoartele sunt de așteptat să fie specifice. Cuantificatorii vagi slăbesc un raport considerabil, iar înlocuirea lor cu cifre este cea mai rapidă modalitate de a-l îmbunătăți.
Acolo unde o cifră este incertă, spuneți-o în mod explicit, în loc să acoperiți întreaga propoziție.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | A crescut cu cincisprezece la sută față de luna precedentă. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Au fost trei rapoarte. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Aceasta este o estimare. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Cifrele sunt provizorii. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Detaliile sunt conform atasamentului. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Sursele sunt enumerate la sfârșit. |
Înainte de a-l trimite
Două verificări surprind cele mai multe probleme. În primul rând, linia de deschidere precizează concluzia? În al doilea rând, poate un cititor să spună care afirmații sunt fapte și care sunt ale tale?
Al treilea este consecvența stilului: un raport care începe într-un stil simplu și se transformă în final politicos este o derapaj obișnuit și una evidentă pentru un cititor japonez.
- Prima linie spune concluzia.
- Faptele și analiza sunt în secțiuni separate sau marcate clar.
- Stilul este consistent pe tot parcursul, fără finaluri politicoase amestecate.
- Fiecare număr are o sursă sau este etichetat ca o estimare.
- Se potrivește pe o singură pagină, cu excepția cazului în care există un motiv pentru care nu poate.