Стандартний макет
Повідомлення мають компактний фіксований формат. Оскільки їх читають з першого погляду, а не сідають, макет має більше значення, ніж проза: читач повинен мати змогу витягнути важливу інформацію за пару секунд.
Формат також відразу повідомляє читачеві, який документ він переглядає, тому назва є одним умовним словом, а не описом.
| елемент | Японський | Позиція |
|---|---|---|
| Назва | お知らせ | По центру вгорі |
| Дата | 日付 | Вгорі справа |
| Автор | 発信者 | Нижче дата |
| Тема | 件名 | Над тілом |
| Тіло | 本文 | Спершу важлива інформація |
| Закриття | 以上 | Завершує повідомлення |
Закриваючий символ - це умовне позначення, яке позначає кінець повідомлення. Опускаючи його, повідомлення виглядає незавершеним для японського читача.
Що і коли, перед чому
Тіло відкривається основними фактами: що відбувається і коли. Пояснення слідує. Повідомлення, яке відкривається з фоном, змушує читача негайно шукати необхідну інформацію.
Дати й час зазвичай вказуються в окремих рядках, а не в прозі, тому їх можна знайти, не читаючи.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Повідомлення про перевірку ліфта |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Дата й час у окремому рядку |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Розташування, на своїй лінії |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Кого це стосується |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Його не можна використовувати протягом зазначеного вище періоду. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Просимо вибачення за незручності. |
Неперсоніфікований реєстр
Повідомлення не адресоване нікому конкретно, що змінює реєстр. Він уникає прямої адреси, яку використовує електронний лист, і використовує стандартні фрази та пасивні або безособові конструкції.
Це зручно для того, хто навчається, тому що фрази фіксовані і немає необхідності складати щось оригінальне.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Ми повідомляємо наступне. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Воно буде виконано. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Він був змінений. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Він буде скасований. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Зверніть увагу. (просять прийняти) |
| 以上 | ijō | Ось і все. Завершує повідомлення. |
Зверніть увагу, що жоден із них не називає читача. Ця безособовість є визначальною рисою реєстру.
Прохання і заборони
Повідомлення часто просять людей робити чи не робити щось, і звичайне пом’якшення – це те, що заважає їм читати їх як накази. Фраза про співпрацю в кінці виконує більшу частину цієї роботи.
Заборона зазвичай формулюється як прохання, а не як правило, навіть якщо це правило.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Ми просимо вас про співпрацю. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Будь ласка, утримайтеся. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Будь ласка, утримайтеся. (трохи м'якше) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Це заборонено. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Будь ласка, мовчіть. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Будь ласка, візьміть свої речі додому. |
Загальні типи повідомлень
Кілька ситуацій містить більшість повідомлень, і кожна з них має традиційне формулювання, яке варто запозичити, а не переосмислювати.
Копіювання формулювання попереднього сповіщення на тій самій дошці є цілком прийнятним і так робить більшість людей.
| Ситуація | Назва | Примітка |
|---|---|---|
| Загальні відомості | お知らせ | За замовчуванням |
| запит | お願い | Коли запитують про поведінку |
| Технічне обслуговування | 工事のお知らせ | Включіть дати та доступ |
| Анулювання | 中止のお知らせ | Коротко вкажіть причину |
| Зміна деталей | 変更のお知らせ | Стан старий і новий |
| Вибачення | お詫び | За вже спричинену проблему |
Контакт і замикання
Повідомлення закінчується тим, хто його видав і як про це запитати. Пропуск контакту є поширеною помилкою, і це створює повідомлення, яке люди не можуть діяти.
Часто використовується назва відділу, а не окрема особа, що відповідає безособовому реєстру.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Запити в офіс управління. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | З питаннями звертайтеся до відділу загальних питань. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Відповідальний: Танака |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Розширення: 1234 |
| 以上 | ijō | Завершує повідомлення |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Ми просимо вашої співпраці. |
Завжди вказуйте контакт. Повідомлення без нього породжує більше запитань, ніж відповідей, зазвичай спрямованих до найближчого.