Стандартна структура
Протоколи йдуть за традиційним макетом, який майже не відрізняється від компанії, що означає, що більшу частину документа можна підготувати до початку зустрічі.
Заповнюючи заголовок заздалегідь, ви можете зосередитися на двох речах, які насправді потребують вислуховування: рішеннях і діях.
| Поле | Японський | Що в нього входить |
|---|---|---|
| Назва | 議事録 | Назва документа |
| Дата і час | 日時 | Дата, початок і кінець |
| Місце | 場所 | Кімната або онлайн |
| Присутні | 出席者 | Назви, іноді відділи |
| Порядок денний | 議題 | Обговорювані предмети |
| Рішення | 決定事項 | Про що домовилися |
| Дії | 宿題事項 | Хто що і коли робить |
Останні два рядки є точкою документа. Все, що над ними, – адміністрування, яке можна заповнити заздалегідь.
Запис рішень
Рядок рішення має містити те, про що було домовлено, і нічого більше. Утримайтеся від спокуси записати, хто за що сперечався, що рідко буває бажаним і може спричинити проблеми пізніше.
Фразування із закінченням іменників тут є стандартним і робить записи короткими. Повні ввічливі речення збільшують хвилини, не роблячи їх зрозумілішими.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Ухвалено впровадження нової системи. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Бюджетну пропозицію перенесено на наступний раз. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Погодилися прийняти варіант А. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Нинішня політика продовжується. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Висновок відкладено. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Деталі розглядаються окремо. |
Запис дій
Для дії потрібні три речі: що, хто і коли. Дія без власника чи крайнього терміну не є дією, а протоколи, які пропускають те й інше, є найпоширенішою скаргою на них.
Якщо крайній термін не було зазначено на зустрічі, запитайте, перш ніж писати протокол, а не залишайте його пустим.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Танака: підготуйте матеріали до наступної п’ятниці |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Кожна особа: подайте свої думки протягом цього тижня |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Продажі: підтвердити цифри |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | До наступного разу підготуйте три пропозиції |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Власник ще не визначився |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Кінцевий термін буде повідомлено |
Останні два є законними записами, коли нічого не вирішено. Записати, що власник не визначився, корисніше, ніж залишити лінію.
Що залишити поза увагою
Хвилини корисніші, якщо вони коротші. Найпоширенішою помилкою є транскрибування обговорення, у результаті чого виходить документ, який ніхто не читає, і який може створити труднощі, якщо приписуються думки.
Пропустіть аргумент і збережіть результат, якщо немає конкретної причини для запису того, як було прийнято рішення.
- Хто з чим не погоджувався, якщо це не повинно бути зафіксовано.
- Поворотна дискусія.
- Ваша власна інтерпретація того, що хтось мав на увазі.
- Невеликі розмови та відступи.
- Все, що ви не впевнені, що правильно почули; запитайте замість цього.
Ведення хвилин на другій мові
Приділяти хвилини, вивчаючи японську мову, звучить неможливо, але цілком можливо, тому що вам не потрібно дотримуватися всього. Вам потрібні рішення і дії, позначені передбачуваними фразами.
Прислухаючись до цих маркерів, а не до вмісту, це техніка, завдяки якій це працює.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Отже, на цій основі. (прийнято рішення) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Хто відповідатиме? (дія) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Дедлайн наступна п'ятниця. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | До наступної зустрічі, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Це питання відкладено. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | На цьому зустріч завершується. |
Циркуляційно-коригуючий
Надішліть хвилини того ж дня. Виправлення легкі, поки люди запам’ятовують, і неможливі через тиждень. Крім того, ви дізнаєтесь, чи правильно ви зрозуміли нараду, шляхом раннього поширення.
Явне запрошення до виправлень є нормальним явищем і знімає тиск з документа, написаного іншою мовою.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Протокол надсилаю. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Будь ласка, перевірте їх. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Будь ласка, вкажіть будь-які помилки. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Повторно надсилаю виправлену версію. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Є частини, які я не міг зловити. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Буду вдячний за будь-які доповнення. |
Сказати прямо, що ви не змогли щось зловити, краще, ніж гадати. Колеги з готовністю заповнюють прогалину, і запис стає точним.