Написано для розповсюдження
Визначальним фактом японської пропозиції є те, що вона подорожує без вас. Його пересилають, друкують, обговорюють на зустрічі, на якій вас немає, і приймають рішення люди, які не мають контексту за межами сторінки.
З цього випливає все інше. Документ повинен сам відповісти на очевидні запитання, тому що на них немає нікого, і він має бути досить коротким, щоб зайнятий читач закінчив його.
| Розділ | Японський | Відповіді |
|---|---|---|
| Фон | 背景 | Чому саме зараз |
| проблема | 課題 | Що не так |
| Пропозиція | 提案内容 | Що ви хочете зробити |
| Ефект | 期待効果 | Що покращує |
| Вартість | 費用 | Скільки це коштує |
| розклад | スケジュール | До коли |
| Ризики | リスク | Що може піти не так |
Останні три роблять пропозицію дієвою. Без витрат, графіка та ризику читач не може нічого вирішити і просто відкладе це.
Підсумковий рядок
Відкрийте одним реченням те, що ви пропонуєте. Читач, який більше нічого не читає, повинен знати, про що його просять.
Написання цього рядка першим також є корисним тестом на ваше власне мислення: пропозиція, яку не можна підсумувати в реченні, зазвичай не готова.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Пропоную запровадити нову систему. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Пропоную переглянути порядок роботи. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Пропозиція полягає в наступному. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Мета – скоротити робочий час. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Порівнювали три варіанти. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | На завершення рекомендується варіант А. |
Проблема перед рішенням
Проблемний розділ виконує переконливу роботу. Читач, який не визнає, що проблема існує, не прийме пропозицію, якою б гарною вона не була, і це той розділ, який учні пишуть надто коротко.
Визначте кількість, де це можливо. Проблему, позначену числом, набагато важче відкинути, ніж проблему, позначену як враження.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Зараз потрібно близько двадцяти годин на місяць. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Будучи ручним, легко виникають помилки. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Минулого року сталося три випадки. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Тягар на відповідальній особі великий. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | За даними даними, покращень не очікується. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Відповідь термінова. |
Перші три кількісно визначені, а решта – ні. Пропозиція з цифрами в проблемному розділі помітно переконливіша.
Вартість і графік
Пропозиція без вартості та графіка – це радше ідея, ніж пропозиція, і її буде повернено або відкладено. У цих розділах також чесність окупається: занижена оцінка, виявлена пізніше, завдає більшої шкоди, ніж більша чесна цифра.
Якщо цифра є невизначеною, позначте її як оцінку, а не представляйте як тверду.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Початкова вартість становить близько п'ятисот тисяч ієн. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Щомісячні поточні витрати виникають окремо. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Це приблизна сума, яка може змінюватися. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Очікується, що впровадження триватиме три місяці. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Перший етап розпочнеться наступного місяця. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Вплив на існуючу роботу обмежений. |
Називання заперечення
Кожна пропозиція має очевидне заперечення, і читач подумає про нього незалежно від того, згадуєте ви про це чи ні. Назвати його та відповісти на нього – сила; його пропуск виглядає або наївно, або ухильно.
Тут також пропозиція викликає довіру, оскільки автор, який передбачив труднощі, швидше за все, продумав решту.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Можуть виникнути такі занепокоєння. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Під час введення навантаження тимчасово збільшується. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Це вирішується поетапним впровадженням. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Ризик вважається обмеженим. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Була розглянута альтернатива, але коштує дорожче. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Якщо виникнуть занепокоєння, його буде переглянуто. |
Згадка про те, що ви розглядали альтернативу та чому ви її відхилили, є одним із найвагоміших речей, які може містити коротка пропозиція.
Перед циркуляцією
Звірте документ із читачем, який побачить його без вас. Чи можуть вони сказати, що пропонується, скільки це коштує, коли це відбувається та що може піти не так, лише на сторінці?
Послідовність стилю тут важлива, як і у звітах: у пропозиціях використовується простий письмовий стиль, а змішані ввічливі закінчення позначають документ як повідомлення, а не документ.
- У першому рядку міститься пропозиція.
- Розділ задачі містить принаймні одне число.
- Вартість поділяється на початкову та поточну.
- Додається розклад із датою початку.
- Очевидне заперечення названо та на нього відповіли.
- Стиль послідовний і простий у всьому.