চারটি অংশ
একটি আনুষ্ঠানিক ক্ষমা প্রার্থনার একটি কাঠামো রয়েছে এবং প্রতিটি অংশ আলাদা কাজ করে। শিক্ষার্থীরা সাধারণত প্রথম অংশ ভালো করে এবং শেষ দুইটি পাতলা করে লেখে, যা একটি অক্ষর তৈরি করে যা আন্তরিক মনে হয় এবং কাউকে সন্তুষ্ট করে না।
পাঠক চতুর্থ অংশ খুঁজছেন। আপনি কি করতে যাচ্ছেন যাতে এটি আবার না ঘটে সেই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য চিঠিটি বিদ্যমান।
| অংশ | জাপানিজ | উদ্দেশ্য |
|---|---|---|
| কৈফিয়ত | お詫び | প্রথমত, এটি স্পষ্টভাবে বলুন |
| তথ্য | 経緯 | আসলে কি হয়েছে |
| কারণ | 原因 | কেন এটা ঘটেছে |
| প্রতিরোধ | 再発防止策 | কি পরিবর্তন হবে |
| বন্ধ ক্ষমা প্রার্থনা | 重ねてお詫び | সংক্ষেপে এটি পুনরাবৃত্তি করুন |
ক্ষমাপ্রার্থনা দুইবার উপস্থিত হয়: একবার শুরুতে এবং একবার বন্ধে। সেই পুনরাবৃত্তি প্রচলিত এবং প্রত্যাশিত।
কৈফিয়ত দিয়ে উদ্বোধন
চিঠিটি পটভূমি দিয়ে নয়, ক্ষমা চেয়ে খোলা হয়। কৈফিয়ত পৌঁছানোর আগে পাঠককে ব্যাখ্যার মাধ্যমে কাজ করানো খারাপভাবে পড়া হয়।
রেজিস্টারটি সাধারণ ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের চেয়ে ভারী, জুড়ে নম্র ফর্ম ব্যবহার করা হয়।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | আমি সৃষ্ট সমস্যার জন্য সত্যিই দুঃখিত. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | আমি আমার গভীরতম ক্ষমা প্রার্থনা করি। |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | আমরা আপনাকে যথেষ্ট সমস্যা সৃষ্টি করেছি। |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | অজুহাতের কোন অবকাশ নেই। |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | আমি অন্তর থেকে ক্ষমাপ্রার্থী। |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | উদ্বেগের জন্য আমি ক্ষমাপ্রার্থী। |
তথ্য, ডিফেন্ড ছাড়া
যা ঘটেছিল তার বিবরণ বাস্তবসম্মত, কালানুক্রমিক এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। এটি এমন একটি বিভাগ যেখানে ক্ষমা চাওয়া খুব সহজেই ভুল হয়ে যায়, কারণ একটি ব্যাখ্যা এবং একটি প্রতিরক্ষা পৃষ্ঠায় একই রকম দেখায়।
পরীক্ষাটি হল একটি বাক্য পাঠককে কী ঘটেছে তা বলে বা কেন এটি সত্যিই আপনার দোষ ছিল না তা তাদের বলে কিনা। দ্বিতীয় ধরনের অপসারণ করা উচিত।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | আমি কি ঘটেছে ব্যাখ্যা করব. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | 10 মার্চ, একটি বিতরণ বিলম্ব ঘটেছে. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | আমাদের চেকিং অপর্যাপ্ত ছিল. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | অভ্যন্তরীণ সমন্বয়ের অভাব ছিল। |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | এটি আমার অপর্যাপ্ত চেকিংয়ের কারণে হয়েছিল। |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | ফলস্বরূপ, আমরা আপনাকে সমস্যায় ফেলেছি। |
লক্ষ্য করুন যে এগুলি বিতরণের পরিবর্তে দায়িত্ব গ্রহণ করে। কারণ হিসাবে একজন সহকর্মী বা সরবরাহকারীর নামকরণ সঠিকভাবে হলেও খারাপভাবে প্রাপ্ত হয় না।
প্রতিরোধ, যা ওজন বহন করে
এই অধ্যায়টি পাঠক চান এবং যেটি একটি ক্ষমা প্রার্থনার মধ্যে পার্থক্য করে যা একটি বিষয় বন্ধ করে এবং একটি নয় যা করে৷
পরিমাপ কংক্রিট এবং পরীক্ষাযোগ্য হতে হবে। আরও সতর্ক হওয়ার প্রতিশ্রুতি একটি পরিমাপ নয়; একটি পরিবর্তিত প্রক্রিয়া।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | আমরা নিম্নলিখিত প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা সেট করেছি। |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | আমরা প্রতিটি ধাপে দুবার পরীক্ষা করব। |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | আমরা দুজনকে দায়িত্ব দেব। |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | আমরা একটি নতুন চেকলিস্ট তৈরি করেছি। |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | আমরা এটি অভ্যন্তরীণভাবে শেয়ার করেছি এবং যোগাযোগ করেছি। |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | এটি যাতে পুনরাবৃত্তি না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আমরা কাজ করব। |
লিখিত বা কথিত
বেশিরভাগ ক্ষমাপ্রার্থনা উচ্চারিত এবং তাৎক্ষণিক। যেখানে বিষয়টি গুরুতর, যেখানে একজন ক্লায়েন্ট প্রভাবিত হয়, বা যেখানে ব্যবস্থার একটি রেকর্ড চাওয়া হয় সেখানে একটি লিখিত ক্ষমা প্রার্থনা করা হয়।
একটি গুরুতর বিষয়ের জন্য আদেশটি সাধারণত প্রথমে বলা হয় এবং পরে লেখা হয়, যেহেতু কোনো যোগাযোগের আগে একটি লিখিত ক্ষমা প্রার্থনা এড়িয়ে যাওয়া হিসাবে পড়ে।
| পরিস্থিতি | কথ্য | লিখিত |
|---|---|---|
| ছোট অভ্যন্তরীণ ভুল | হ্যাঁ | না |
| অভ্যন্তরীণ সময়সীমা মিস হয়েছে | হ্যাঁ | মাঝে মাঝে |
| গ্রাহক প্রভাবিত | হ্যাঁ, প্রথম | হ্যাঁ, পরে |
| আর্থিক ক্ষতি হয়েছে | হ্যাঁ, প্রথম | হ্যাঁ, আনুষ্ঠানিক |
| বারবার সমস্যা | হ্যাঁ | হ্যাঁ, ব্যবস্থা সহ |
যেখানে উভয়ের প্রয়োজন, আগে কথা বলুন। একটি চিঠি যা কোনও মানুষের যোগাযোগের আগে আসে তা ক্ষমা চাওয়ার পরিবর্তে লুকিয়ে রাখা হয়।
টাইমিং এবং টোন
তত্পরতা পোলিশের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। অপূর্ণ জাপানি ভাষায় একই দিনে পাঠানো একটি ক্ষমাপ্রার্থনা এক সপ্তাহ পরে পাঠানো একটি সুনিপুণভাবে পাঠানোর চেয়ে অনেক ভালো প্রাপ্ত হয়।
টোন নাটকীয় না হয়ে সরল হওয়া উচিত। অনুশোচনার অতি-বিস্তৃত অভিব্যক্তি কর্মক্ষমতা হিসাবে পড়তে পারে, এবং প্রচলিত বাক্যাংশগুলি অবিকল বিদ্যমান যাতে আপনাকে এর জন্য ভাষা আবিষ্কার করতে না হয়।
- যেখানে সম্ভব একই দিনে পাঠান।
- আপনার নিজের উদ্ভাবনের পরিবর্তে প্রচলিত বাক্যাংশ ব্যবহার করুন।
- এটি এক পৃষ্ঠায় রাখুন; দৈর্ঘ্য আন্তরিকতা নয়।
- কমপক্ষে একটি কংক্রিট পরিমাপ অন্তর্ভুক্ত করুন।
- বিষয়টি গুরুতর কিনা তা একজন সহকর্মীকে পরীক্ষা করে দেখুন।