কেন একটি লিখিত অভিযোগ ভিন্নভাবে কাজ করে
ব্যক্তিগতভাবে করা অভিযোগ কণ্ঠস্বর এবং অন্য ব্যক্তির প্রতিক্রিয়ার উপর নির্ভর করে। একটি লিখিত অভিযোগ নেই, তাই সবকিছু শব্দের উপর নির্ভর করে: তথ্যগুলি অবশ্যই সম্পূর্ণ হতে হবে এবং অনুরোধটি অবশ্যই দ্ব্যর্থহীন হতে হবে।
লেখালেখিও রেকর্ড তৈরি করে। সমস্যা চলতে থাকলে, আপনার প্রথম ইমেলের তারিখ এবং বিশদ বিবরণই দ্বিতীয় ধাপকে সম্ভব করে তোলে।
একটি অভিযোগ গঠন
সবচেয়ে কার্যকর অভিযোগ একই আদেশ অনুসরণ করে. প্রতিটি অংশ সাধারণত এক বা দুটি বাক্য।
| অংশ | কি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে | কেন এটা গুরুত্বপূর্ণ |
|---|---|---|
| বিষয় লাইন | বিষয় এবং একটি শনাক্তকারী যেমন একটি অর্ডার নম্বর | সঠিক ব্যক্তিকে এটি দ্রুত খুঁজে পেতে দিন |
| শুভেচ্ছা ও পরিচয় | আপনার নাম এবং তাদের সাথে আপনার সম্পর্ক | তাদের আপনার অ্যাকাউন্ট বা চুক্তি খুঁজে বের করতে হবে |
| ঘটনা | কি হয়েছে, কখন, ক্রমানুসারে | আপনাকে জিজ্ঞাসা না করেই তাদের চেক করার অনুমতি দেয় |
| প্রভাব | আপনার জন্য সমস্যা মানে কি | কেন পদক্ষেপ প্রয়োজন তা ব্যাখ্যা করে |
| অনুরোধ | একটি নির্দিষ্ট কর্ম আপনি চান | পরবর্তী ধাপ পরিষ্কার করে |
| উত্তরের তারিখ | যখন আপনি একটি উত্তর চান | বিষয়টিকে প্রবাহিত হওয়া থেকে রক্ষা করে |
| বন্ধ হচ্ছে | একটি ভদ্র ক্লোজিং এবং আপনার যোগাযোগের বিবরণ | সুরকে সহযোগিতামূলক রাখে |
বিষয়টি খুলে শনাক্ত করছেন
আপনার কেস খুঁজে পাওয়া সহজ করে শুরু করুন। একটি কোম্পানির জন্য, অর্ডার বা গ্রাহক নম্বর দিন। একটি ব্যবস্থাপনা কোম্পানির জন্য, সম্পত্তি এবং রুম নম্বর দিন।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 注文番号123456の件でご連絡いたしました。 | Chūmon bangō ichi-ni-san-yon-go-roku no ken de go-renraku itashimashita. | আমি অর্ডার নম্বর 123456 সম্পর্কে লিখছি। |
| さくらマンション203号室の田中です。 | Sakura Manshon nimaru-san gōshitsu no Tanaka desu. | এটি সাকুরা ম্যানশনের 203 নম্বর ঘরে তানাকা। |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | আপনার অবিরত সেবা জন্য আপনাকে ধন্যবাদ. |
| 商品の不具合について | Shōhin no fuguai ni tsuite | একটি পণ্যের ত্রুটি সম্পর্কে: একটি বিষয় লাইন |
দোষারোপ না করে ঘটনাগুলো তুলে ধরা
ঘটনা একটি ক্রম হিসাবে কি ঘটেছে বর্ণনা. দোষ বা রাগ প্রকাশ করে এমন শব্দ এড়িয়ে চলুন; তথ্য ওজন বহন. ফটো বা নথি সংযুক্ত করুন যেখানে তারা সাহায্য করে এবং বলুন।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 9月10日に届いた商品が破損しておりました。 | Kugatsu tōka ni todoita shōhin ga hason shite orimashita. | 10 সেপ্টেম্বর বিতরণ করা আইটেমটি ক্ষতিগ্রস্থ হয়েছিল। |
| 説明書のとおりに使用しましたが、電源が入りません。 | Setsumeisho no tōri ni shiyō shimashita ga, dengen ga hairimasen. | আমি নির্দেশাবলী অনুযায়ী এটি ব্যবহার করেছি, কিন্তু এটি চালু হবে না। |
| 先週から、エアコンが動かない状態です。 | Senshū kara, eakon ga ugokanai jōtai desu. | গত সপ্তাহ থেকে এয়ার কন্ডিশনার কাজ করছে না। |
| 夜11時以降も、上の階からの物音が続いております。 | Yoru jūichi-ji ikō mo, ue no kai kara no monooto ga tsuzuite orimasu. | রাত ১১টার পরও ওপরের মেঝে থেকে আওয়াজ চলতে থাকে। |
| 写真を添付いたしますので、ご確認ください。 | Shashin o tenpu itashimasu node, go-kakunin kudasai. | আমি ছবি সংযুক্ত করেছি; অনুগ্রহ করে দেখে নিন |
একটি স্পষ্ট অনুরোধ করা
অনুরোধটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বাক্য। একটি কংক্রিট কর্মের জন্য জিজ্ঞাসা করুন, যেমন একটি বিনিময়, একটি ফেরত, একটি মেরামত পরিদর্শন বা অন্যান্য বাসিন্দাদের একটি নোটিশ, এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে একটি উত্তর জিজ্ঞাসা করুন৷
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 交換または返金をお願いできますでしょうか。 | Kōkan mata wa henkin o onegai dekimasu deshō ka. | আপনি একটি বিনিময় বা একটি ফেরত ব্যবস্থা করতে পারে? |
| 修理の手配をお願いいたします。 | Shūri no tehai o onegai itashimasu. | একটি মেরামতের জন্য ব্যবস্থা করুন. |
| 9月20日までにご回答いただけますと幸いです。 | Kugatsu hatsuka made ni go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | আমি 20 সেপ্টেম্বরের মধ্যে একটি উত্তরের জন্য কৃতজ্ঞ থাকব। |
| 至急ご対応いただけますよう、お願い申し上げます。 | Shikyū go-taiō itadakemasu yō, onegai mōshiagemasu. | আমি আপনাকে জরুরীভাবে এটি মোকাবেলা করার অনুরোধ করছি। |
অভদ্র না হয়ে দৃঢ়
যদি প্রথম বার্তাটি কোনও প্রতিক্রিয়া না দেয়, তবে দ্বিতীয়টি সংক্ষিপ্ত এবং আরও নির্দিষ্ট হওয়া উচিত, তারিখ অনুসারে প্রথমটিকে উল্লেখ করে। দৃঢ়তা রেফারেন্স এবং সময়সীমা থেকে আসে।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 誠に恐縮ですが、 | Makoto ni kyōshuku desu ga, | আমি এটা বলতে খুব দুঃখিত, কিন্তু |
| 9月5日にご連絡いたしましたが、まだご回答をいただいておりません。 | Kugatsu itsuka ni go-renraku itashimashita ga, mada go-kaitō o itadaite orimasen. | আমি 5 সেপ্টেম্বর আপনার সাথে যোগাযোগ করেছি কিন্তু এখনও কোন উত্তর পাইনি। |
| 改めてご対応をお願い申し上げます。 | Aratamete go-taiō o onegai mōshiagemasu. | আমি আবারও অনুরোধ করছি যে আপনি এটি মোকাবেলা করুন। |
| 大変困っております。 | Taihen komatte orimasu. | এটি আমার যথেষ্ট অসুবিধা সৃষ্টি করছে। |
বড় অক্ষর, বারবার বিস্ময়বোধক চিহ্ন, শব্দ যেমন সাইকু অর্থ সবচেয়ে খারাপ এবং হুমকি এড়িয়ে চলুন। তারা পাঠকের জন্য আপনার বার্তাটিকে বাস্তবের পরিবর্তে আবেগপূর্ণ হিসাবে বিবেচনা করা সহজ করে তোলে।
যখন কিছুই বদলায় না
যদি একটি কোম্পানি সমস্যার সমাধান না করে, তাহলে একটি ভিন্ন চ্যানেলের মাধ্যমে তার গ্রাহক কেন্দ্রের সাথে যোগাযোগ করুন এবং আপনার পূর্ববর্তী বার্তাগুলি উল্লেখ করুন৷ ভাড়া সংক্রান্ত সমস্যার জন্য, ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির হেড অফিস বা মালিকের পরিচিতির জন্য আপনার চুক্তি দেখুন। কোনো সমাধান ছাড়াই ভোক্তাদের সমস্যার জন্য, স্থানীয় ভোক্তা বিষয়ক কেন্দ্র বিনামূল্যে পরামর্শ দেয়, জাতীয় হটলাইন 188-এর মাধ্যমে পৌঁছানো যায়।
অভিযোগগুলি প্রায়শই ফোনের মাধ্যমে চলতে থাকে এবং এই বাক্যাংশগুলির কথ্য সংস্করণগুলি অনুশীলন করার মতো। ইউনিহঙ্গোর রিটার্ন ডিফেক্টিভ হেডফোন মিশন ঠিক এই ধরনের কথোপকথনের রিহার্সাল করে এবং কাস্টমার কমপ্লেইন্ট হ্যান্ডেল কাউন্টারের অন্য দিক থেকে একই এক্সচেঞ্জ দেখায়।