Vad ett förfrågningsmail behöver
En förfrågan är en begäran om information från någon som inte har någon skyldighet gentemot dig ännu, så tydlighet och artighet spelar roll. Målet är ett mejl som mottagaren kan svara utan att behöva skriva tillbaka för att fråga vad du menar.
Japanska e-postmeddelanden med förfrågningar är vanligtvis korta. Fem till tio rader är typiskt, och allt längre organiseras bäst med numrerade frågor.
- En ämnesrad med ämnet och ordet förfrågan.
- Organisationen och ansvarig.
- En introduktion på en rad av vem du är.
- Frågan, specifik nog att svara på.
- En artig begäran om svar.
- Ditt namn och kontaktuppgifter.
Ämnesrad och adressering till en okänd person
Ämnesraden anger ämnet följt av ni tsuite no o-toiawase, en förfrågan om. Adressblocket namnger organisationen på en rad och ansvarig på nästa.
Om detta är din första kontakt är det vanligt med en kort ursäkt för att du skriver oanmäld innan du presenterar dig själv.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 留学生の入学手続きについてのお問い合わせ | Ryūgakusei no nyūgaku tetsuzuki ni tsuite no o-toiawase | Förfrågan om antagningsförfaranden för internationella studenter |
| 株式会社さくら | Kabushiki-gaisha Sakura | Sakura Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Till den ansvarige |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Ursäkta detta oväntade meddelande. |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | Jag heter Maria Lopez. |
Förklara din fråga tydligt
Säg varför du skriver i en mening och ställ sedan frågan. Om det finns fler än en, numrera dem, eftersom en numrerad lista gör det enkelt för läsaren att svara på var och en och för dig att se vad som fortfarande är obesvarat.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡いたしました。 | Kisha no webusaito o haiken shi, go-renraku itashimashita. | Jag skriver efter att ha sett ditt företags hemsida. |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | Jag har några frågor om kursen som börjar nästa april. |
| 以下の2点について教えていただけますでしょうか。 | Ika no niten ni tsuite oshiete itadakemasu deshō ka. | Kan du berätta för mig om följande två punkter? |
| 1. 出願の締め切りはいつでしょうか。 | Ichi. Shutsugan no shimekiri wa itsu deshō ka. | 1. När är sista ansökningsdag? |
| 2. 必要な書類を教えてください。 | Ni. Hitsuyō na shorui o oshiete kudasai. | 2. Berätta för mig vilka dokument som krävs. |
Artiga förfrågningsformulär, från standard till formell
Kärnan i en förfrågan är en begäran om att få veta något. Dessa former går från standard artig till formell; för de flesta förfrågningar är de två mitten idealiska.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 教えていただけますか。 | Oshiete itadakemasu ka. | Kan du berätta för mig? Artig |
| 教えていただけますでしょうか。 | Oshiete itadakemasu deshō ka. | Kan du berätta för mig? Mer artig |
| ご教示いただけますと幸いです。 | Go-kyōji itadakemasu to saiwai desu. | Jag skulle vara tacksam för din vägledning. Formell, skriven |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Tack på förhand för att du kontrollerar detta. |
Avslutning och underskrift
Tacka läsaren för besväret och skriv under med ditt fullständiga namn och en e-postadress och ett telefonnummer om ett svar per telefon skulle hjälpa. Om du skriver utanför Japan, ange din tidszon eller land så att ett telefonsamtal inte görs vid midnatt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。 | O-tesū o okake shimasu ga, go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | Jag är ledsen för besväret, men jag skulle vara tacksam för svar. |
| どうぞよろしくお願いいたします。 | Dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Tack så mycket. |
Följer upp när ingen svarar
Meddelanden går förlorade i skräppostfilter och upptagna inkorgar. Efter några arbetsdagar, skicka en kort uppföljning som hänvisar till ditt första e-postmeddelande och tillåter möjligheten att ett svar korsade med ditt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 先日お送りしたお問い合わせについて、再度ご連絡いたしました。 | Senjitsu o-okuri shita o-toiawase ni tsuite, saido go-renraku itashimashita. | Jag skriver igen om förfrågan jag skickade häromdagen. |
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka. | Hur går det framåt? |
| 行き違いでしたら、申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara, mōshiwake gozaimasen. | Om våra meddelanden har korsat, acceptera mina ursäkter. |
En komplett förfrågan, rad för rad
Här är en fullständig, kort förfrågan till en språkskola. Den använder endast fraserna ovan och skulle läsas som tydlig och ordentligt artig.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| さくら日本語学校 ご担当者様 | Sakura Nihongo Gakkō go-tantōsha-sama | Till ansvarig, Sakura Japanese School |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Ursäkta detta oväntade meddelande. |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | Jag heter Maria Lopez. |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | Jag har några frågor om kursen som börjar nästa april. |
| 出願の締め切りと必要な書類を教えていただけますでしょうか。 | Shutsugan no shimekiri to hitsuyō na shorui o oshiete itadakemasu deshō ka. | Kan du berätta om sista ansökningsdag och vilka dokument som krävs? |
| お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | O-tesū o okake shimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Jag är ledsen för besväret och tack så mycket. |
Den talade versionen av en förfrågan använder mycket av samma språk. Unihongo's Reserve a Restaurant by Phone-uppdrag är god praxis för att fråga tydligt och artigt när den andra personen väntar på ditt svar.