කොටස් හතරයි
විධිමත් සමාව ඉල්ලීමකට ව්යුහයක් ඇති අතර, එක් එක් කොටස වෙනස් කාර්යයක් කරයි. ඉගෙන ගන්නන් සාමාන්යයෙන් පළමු කොටස හොඳින් ද අවසාන දෙක සිහින් ව ද ලියන අතර, එය අවංක ලෙස පෙනෙන සහ කිසිවෙකු තෘප්තිමත් නොවන අකුරක් නිපදවයි.
පාඨකයා සිව්වන කොටස සොයමින් සිටී. යලිත් මෙවන් දෙයක් සිදු නොවීමට ඔබ කුමක් කරන්නද යන්න පිලිතුරු දීමට ලිපියේ තිබෙන ප්රශ්නයයි.
| කොටස | ජපන් | අරමුණ |
|---|---|---|
| සමාව අයැදීම | お詫び | මුලින්ම එය පැහැදිලිව කියන්න |
| කරුණු | 経緯 | ඇත්ත වශයෙන්ම සිදු වූ දේ |
| හේතුව | 原因 | ඇයි එහෙම වුනේ |
| වැළැක්වීම | 再発防止策 | කුමක් වෙනස් වේවිද |
| සමාව අයැදීම අවසන් කිරීම | 重ねてお詫び | එය කෙටියෙන් නැවත නැවත කරන්න |
සමාව අයැදීම දෙවරක් දිස් වේ: එක් වරක් ආරම්භයේදී සහ එක් වරක් ආසන්නයේදී. එම පුනරාවර්තනය සාම්ප්රදායික සහ අපේක්ෂිත ය.
සමාව අයැදීම සමඟ විවෘත කිරීම
ලිපිය විවෘත වන්නේ සමාව අයැදීමෙන් මිස පසුබිමෙන් නොවේ. සමාව ඉල්ලීමට පැමිණීමට පෙර පැහැදිලි කිරීමක් හරහා පාඨකයාට වැඩ කිරීම නරක ලෙස කියවනු ලැබේ.
ලේඛනය සාමාන්ය ව්යාපාරික ලිපි හුවමාරුවට වඩා බරයි, නිහතමානී පෝරම පුරාවට භාවිතා වේ.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | සිදු වූ කරදරය ගැන මම සැබවින්ම කණගාටු වෙමි. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | මම මගේ බලවත් සමාව අයදිනවා. |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | අපි ඔබට සැලකිය යුතු කරදරයක් කර ඇත. |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | නිදහසට කරුණු සඳහා ඉඩක් නැත. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | මම හදවතින්ම සමාව ඉල්ලනවා. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | ඇති වූ කනස්සල්ලට මම සමාව අයදිමි. |
කරුණු, ආරක්ෂා නොකර
සිදු වූ දේ පිළිබඳ වාර්තාව සත්ය, කාලානුක්රමික හා කෙටි විය යුතුය. සමාව අයැදීමක් ඉතා පහසුවෙන් වැරදි වන කොටස මෙයයි, මන්ද පැහැදිලි කිරීමක් සහ ආරක්ෂාවක් පිටුවේ සමාන ලෙස පෙනෙන බැවිනි.
පරීක්ෂණය යනු වාක්යයක් පාඨකයාට සිදු වූ දෙය කියයිද නැතහොත් එය ඇත්ත වශයෙන්ම ඔබේ වරදක් නොවන්නේ මන්දැයි ඔවුන්ට කියයිද යන්නයි. දෙවන වර්ගය ඉවත් කළ යුතුය.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | සිදු වූ දේ මම පැහැදිලි කරන්නම්. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | මාර්තු 10 වන දින, බෙදා හැරීමේ ප්රමාදයක් සිදු විය. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | අපගේ පරීක්ෂාව ප්රමාණවත් නොවීය. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | අභ්යන්තර සම්බන්ධීකරණය අඩු විය. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | මෙය සිදු වූයේ මගේ ප්රමාණවත් පරීක්ෂා නොකිරීමයි. |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | එහි ප්රතිඵලයක් ලෙස අපි ඔබට කරදර ඇති කළෙමු. |
මේවා බෙදා හැරීමට වඩා වගකීම් භාර ගන්නා බව සලකන්න. හේතුව ලෙස සගයෙකු හෝ සැපයුම්කරුවෙකු නම් කිරීම නිවැරදි වූ විට පවා දුර්වල ලෙස ලැබී ඇත.
වැලැක්වීම, බර උසුලන
මෙය පාඨකයාට අවශ්ය වන අතර කරුණක් වසා දමන සමාව අයැදීමක් සහ නොකරන එකක් අතර වෙනස ඇති කරන කොටසයි.
පියවර කොන්ක්රීට් සහ පරීක්ෂා කළ හැකි විය යුතුය. වඩා පරෙස්සම් වන බවට පොරොන්දුවක් මිනුමක් නොවේ; වෙනස් වූ ක්රියාවලියකි.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | අපි පහත සඳහන් වැළැක්වීමේ පියවර සකස් කර ඇත. |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | අපි සෑම පියවරකදීම දෙවරක් පරීක්ෂා කරන්නෙමු. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | අපි කාර්යයට පුද්ගලයන් දෙදෙනෙකු පවරමු. |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | අපි නව පිරික්සුම් ලැයිස්තුවක් සාදා ඇත. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | අපි මෙය අභ්යන්තරව බෙදාගෙන සන්නිවේදනය කර ඇත්තෙමු. |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | මෙය නැවත සිදු නොවීමට අපි කටයුතු කරන්නෙමු. |
ලිඛිත හෝ කථන
සමාව ඉල්ලීම් බොහෝමයක් කථා කරන අතර ක්ෂණික වේ. ලිඛිත සමාව අයැදීමක් පහත දැක්වෙන්නේ කාරණය බරපතල වූ විට, සේවාදායකයෙකුට බලපෑමක් ඇති වූ විට හෝ ක්රියාමාර්ග පිළිබඳ වාර්තාවක් අවශ්ය තැන්වලදී ය.
බැරෑරුම් කාරණයක් සඳහා, ඇණවුම සාමාන්යයෙන් පළමුව කථා කර පසුව ලියා ඇත, මන්ද ඕනෑම සම්බන්ධතාවක් කිරීමට පෙර පැමිණෙන ලිඛිත සමාව ඉල්ලීම මඟ හැරීම ලෙස කියවේ.
| තත්ත්වය | කතා කළා | ලියා ඇත |
|---|---|---|
| කුඩා අභ්යන්තර දෝෂයක් | ඔව් | නැත |
| අභ්යන්තර කාල සීමාව මග හැරුණි | ඔව් | සමහර වෙලාවට |
| සේවාදායකයා පීඩාවට පත් විය | ඔව්, පළමුව | ඔව්, පසුව |
| මූල්ය අලාභයක් සිදුවී ඇත | ඔව්, පළමුව | ඔව්, විධිමත් |
| නැවත නැවතත් ගැටලුව | ඔව් | ඔව්, පියවර සමඟ |
දෙකම අවශ්ය නම් පළමුව කතා කරන්න. කිසියම් මනුෂ්ය සම්බන්ධතාවක් ඇතිවීමට පෙර එන ලිපියක් කියවෙන්නේ සමාව අයැදීමකට වඩා සැඟවීමක් ලෙසය.
කාලය සහ ස්වරය
ඔප දැමීමට වඩා ඉක්මන් බව වැදගත් වේ. අසම්පූර්ණ ජපන් භාෂාවෙන් එදිනම එවන ලද සමාව අයැදීම සතියකට පසුව යවන ලද හොඳින් සකස් කළ එකකට වඩා ඉතා හොඳින් ලැබේ.
ස්වරය නාටකාකාරව නොව සරල විය යුතුය. පසුතැවිල්ලේ ඕනෑවට වඩා විස්තීර්ණ ප්රකාශන කාර්ය සාධනයක් ලෙස කියවිය හැකි අතර සාම්ප්රදායික වාක්ය ඛණ්ඩ නිශ්චිතවම පවතින බැවින් ඔබට මේ සඳහා භාෂාවක් නිර්මාණය කිරීමට අවශ්ය නොවේ.
- හැකි නම් එදිනම එවන්න.
- ඔබේම දේ නිර්මාණය කරනවාට වඩා සාම්ප්රදායික වාක්ය ඛණ්ඩ භාවිතා කරන්න.
- එය එක් පිටුවක තබා ගන්න; දිග යනු අවංකකම නොවේ.
- අවම වශයෙන් එක් කොන්ක්රීට් මිනුමක් ඇතුළත් කරන්න.
- කාරණය බරපතල නම් එය සගයෙකුගෙන් විමසන්න.