සම්මත ව්යුහය
මිනිත්තු සමාගම් අතර යන්තම් වෙනස් වන සාම්ප්රදායික පිරිසැලසුමක් අනුගමනය කරයි, එයින් අදහස් වන්නේ රැස්වීම ආරම්භ වීමට පෙර බොහෝ ලේඛන සකස් කළ හැකි බවයි.
ශීර්ෂකය කල්තියා පිරවීමෙන් ඔබට සැබවින්ම සවන් දීමට අවශ්ය කරුණු දෙක කෙරෙහි අවධානය යොමු කිරීමට ඔබට නිදහස ලැබේ: තීරණ සහ ක්රියා.
| ක්ෂේත්රය | ජපන් | මොකක්ද ඒකේ යන්නේ |
|---|---|---|
| මාතෘකාව | 議事録 | ලේඛනයේ නම |
| දිනය සහ වේලාව | 日時 | දිනය, ආරම්භය සහ අවසානය |
| ස්ථානය | 場所 | කාමරය හෝ මාර්ගගත |
| සහභාගිවන්නන් | 出席者 | නම්, සමහර විට දෙපාර්තමේන්තු |
| න්යාය පත්රය | 議題 | සාකච්ඡා කළ අයිතම |
| තීරණ | 決定事項 | එකඟ වූ දේ |
| ක්රියාවන් | 宿題事項 | කවුද කවදා මොනවා කරයිද කියලා |
අවසාන පේළි දෙක ලේඛනයේ ලක්ෂ්යයයි. ඒවාට ඉහළින් ඇති සියල්ල කලින් පිරවිය හැකි පරිපාලනයයි.
තීරණ වාර්තා කිරීම
තීරණ රේඛාවක් එකඟ වූ දේ සඳහන් කළ යුතු අතර අන් කිසිවක් නැත. කලාතුරකින් අවශ්ය වන සහ පසුව ගැටළු ඇති කළ හැකි දේ සඳහා තර්ක කළේ කවුරුන්ද යන්න වාර්තා කිරීමට පෙළඹවීමට එරෙහි වන්න.
නාම-අවසාන වාක්ය ඛණ්ඩය මෙහි සම්මත වන අතර ඇතුළත් කිරීම් කෙටි කරයි. සම්පූර්ණ ආචාරශීලී වාක්ය ඒවා පැහැදිලි නොකර මිනිත්තු දිගු කරයි.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | නව පද්ධතිය හඳුන්වාදීම අනුමත කර ඇත. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | අයවැය යෝජනාව ඊළඟ වතාවට ගෙන ගියා. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | A විකල්පය අනුගමනය කිරීමට එකඟ විය. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | වත්මන් ප්රතිපත්තිය දිගටම පවතී. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | නිගමනය කල් දමනු ලැබේ. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | විස්තර වෙන වෙනම සලකා බැලිය යුතුය. |
පටිගත කිරීමේ ක්රියාවන්
ක්රියාවකට කරුණු තුනක් අවශ්ය වේ: කුමක්ද, කවුරුන් සහ කවදාද යන්න. හිමිකරුවෙකු හෝ නියමිත කාලසීමාවක් නොමැති ක්රියාවක් ක්රියාවක් නොවන අතර, ඒවායින් ඉවත් වන මිනිත්තු ඔවුන් පිළිබඳ පොදු පැමිණිල්ල වේ.
රැස්වීමේ කාලසීමාවක් ප්රකාශ කර නොමැති නම්, එය හිස්ව තැබීමට වඩා මිනිත්තු ලිවීමට පෙර විමසන්න.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: ලබන සිකුරාදා වන විට ද්රව්ය සූදානම් කරන්න |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | එක් එක් පුද්ගලයා: මෙම සතිය තුළ අදහස් ඉදිරිපත් කරන්න |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | විකුණුම්: සංඛ්යා තහවුරු කරන්න |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | ඊළඟ වතාවේ යෝජනා තුනක් සකස් කරන්න |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | අයිතිකරු තවමත් තීරණය කර නැත |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | අවසාන දිනය උපදෙස් දෙනු ලැබේ |
අවසාන දෙක කිසිවක් තීරණය නොකළ විට නීත්යානුකූල ඇතුළත් කිරීම් වේ. හිමිකරු තීරණය කර නොමැති බව වාර්තා කිරීම රේඛාවෙන් ඉවත් වීමට වඩා ප්රයෝජනවත් වේ.
අත්හැරිය යුතු දේ
මිනිත්තු කෙටි වන විට වඩාත් ප්රයෝජනවත් වේ. වඩාත්ම පොදු වැරැද්ද නම් සාකච්ඡාව පිටපත් කිරීමයි, එය කිසිවකු නොකියවන ලේඛනයක් නිෂ්පාදනය කරන අතර අදහස් ආරෝපණය කළහොත් දුෂ්කරතා ඇති කළ හැකිය.
තීරණයක් ගත් ආකාරය වාර්තා කිරීමට නිශ්චිත හේතුවක් නොමැති නම්, තර්කය අත්හැර ප්රතිඵලය තබා ගන්න.
- එය වාර්තාගත විය යුතු නම් මිස, කුමක් සමඟ එකඟ නොවූයේ කවුද?
- සාකච්ඡාවක එහාට මෙහාට.
- යමෙකු අදහස් කළ දේ පිළිබඳ ඔබේම අර්ථ නිරූපණය.
- කුඩා කතා සහ අපගමනය.
- ඔබට නිසැක නොවන ඕනෑම දෙයක් ඔබ නිවැරදිව අසා ඇත; ඒ වෙනුවට අහන්න.
දෙවන භාෂාවෙන් මිනිත්තු ගත කිරීම
ජපන් ශබ්ද ඉගෙන ගන්නා අතරතුර මිනිත්තු ගත කිරීම කළ නොහැකි අතර කළමනාකරණය කළ හැකිය, මන්ද ඔබට සියල්ල අනුගමනය කිරීමට අවශ්ය නොවේ. පුරෝකථනය කළ හැකි වාක්ය ඛණ්ඩ මගින් සලකුණු කර ඇති තීරණ සහ ක්රියාවන් ඔබට අවශ්ය වේ.
අන්තර්ගතයට වඩා එම සලකුණු සඳහා සවන් දීම එය ක්රියාත්මක කරන තාක්ෂණයයි.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | ඉතින්, ඒ පදනම මත. (තීරණයක් ගොඩ බැස්සේ) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | වගකිව යුත්තේ කවුද? (ක්රියාවක්) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | අවසන් දිනය ලබන සිකුරාදා. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | ඊළඟ රැස්වීමෙන්, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | මෙම කාරණය කල් දමා ඇත. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | එය රැස්වීම අවසන් කරයි. |
සංසරණය සහ නිවැරදි කිරීම
එදිනම මිනිත්තු එවන්න. මිනිසුන්ට මතක ඇති අතර නිවැරදි කිරීම් පහසු වන අතර සතියකට පසුව කළ නොහැකි අතර, කලින් සංසරණය වීම යනු ඔබ රැස්වීම නිවැරදිව තේරුම් ගත්තේ දැයි සොයා ගන්නා ආකාරයයි.
පැහැදිලි ලෙස නිවැරදි කිරීම් වලට ආරාධනා කිරීම සාමාන්ය දෙයක් වන අතර දෙවන භාෂාවකින් ලියා ඇති ලේඛනයක පීඩනය ඉවත් කරයි.
| ජපන් | රොමාජි | අර්ථය |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | මම විනාඩි එවනවා. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | කරුණාකර ඒවා පරීක්ෂා කරන්න. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | කරුණාකර දෝෂ ඇත්නම් පෙන්වා දෙන්න. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | මම නිවැරදි කළ අනුවාදය යලි යවමි. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | මට අල්ලගන්න බැරිවුණ කොටස් තියෙනවා. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | ඕනෑම එකතු කිරීම් සඳහා මම කෘතඥ වනු ඇත. |
ඔබට යමක් අල්ලා ගැනීමට නොහැකි වූ බව පැහැදිලිව පැවසීම අනුමාන කිරීමට වඩා හොඳය. සගයන් පරතරය පහසුවෙන් පුරවන අතර වාර්තාව නිවැරදිව අවසන් වේ.