Skrivet för att cirkuleras
Det avgörande med ett japanskt förslag är att det reser utan dig. Det skickas vidare, skrivs ut, diskuteras i ett möte du inte är med i och beslutas av personer som inte har något sammanhang bortom sidan.
Allt annat följer av det. Dokumentet måste själv besvara de uppenbara frågorna, eftersom det inte finns någon närvarande som kan svara på dem, och det måste vara tillräckligt kort för att en upptagen läsare ska avsluta det.
| Avsnitt | japanska | Svar |
|---|---|---|
| Bakgrund | 背景 | Varför nu |
| Problem | 課題 | Vad är fel |
| Förslag | 提案内容 | Vad du vill göra |
| Effekt | 期待効果 | Vad förbättrar |
| Kosta | 費用 | Vad det kostar |
| Schema | スケジュール | När |
| Risker | リスク | Vad kan gå fel |
De tre sista är det som gör ett förslag genomförbart. Utan kostnad, schema och risk kan en läsare inte bestämma någonting utan skjuter helt enkelt upp det.
Sammanfattningsraden
Öppna med en mening som anger vad du föreslår. En läsare som inte läser något annat bör veta vad som efterfrågas.
Att skriva den här raden först är också ett användbart test av ditt eget tänkande: ett förslag som inte kan sammanfattas i en mening är vanligtvis inte klart.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Jag föreslår att det nya systemet införs. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Jag föreslår en revidering av arbetsflödet. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Förslaget är följande. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Syftet är att förkorta arbetstiden. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Tre alternativ jämfördes. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Sammanfattningsvis rekommenderas alternativ A. |
Problem före lösning
Problemsektionen gör det övertygande arbetet. En läsare som inte accepterar att det finns ett problem kommer inte att acceptera förslaget hur bra det än är, och det här avsnittet brukar eleverna skriva för kort.
Kvantifiera när det är möjligt. Ett problem som anges med ett nummer är mycket svårare att avfärda än ett som anges som ett intryck.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | För närvarande krävs cirka tjugo timmar i månaden. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Eftersom det är manuellt uppstår fel lätt. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Tre incidenter inträffade förra året. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Belastningen för den ansvarige är tung. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Som det ser ut förväntas ingen förbättring. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Ett svar är brådskande. |
De tre första är kvantifierade och resten inte. Ett förslag med siffror i problemdelen är markant mer övertygande.
Kostnad och schema
Ett förslag utan kostnad och tidsplan är en idé snarare än ett förslag, och det kommer att returneras eller skjutas upp. Dessa avsnitt är också där ärlighet lönar sig: en underskattning som upptäckts senare skadar mer än en större ärlig siffra skulle ha gjort.
Om en siffra är osäker, märk den som en uppskattning snarare än att presentera den som fast.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Initial kostnad är cirka femhundratusen yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | En månatlig löpande kostnad uppstår separat. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Detta är en uppskattning och kan variera. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Introduktionen beräknas ta tre månader. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Den första fasen börjar nästa månad. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Effekten på befintligt arbete är begränsad. |
Namnge invändningen
Varje förslag har en uppenbar invändning, och läsaren kommer att tänka på det oavsett om du nämner det eller inte. Att namnge det och svara på det är en styrka; att utelämna det ser antingen naivt eller undvikande ut.
Det är också här ett förslag tjänar förtroende, eftersom en författare som har förutsett svårigheten är mer sannolikt att ha tänkt igenom resten.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Följande farhågor kan tas upp. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Belastningen ökar tillfälligt under introduktionen. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Detta åtgärdas genom en stegvis introduktion. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Risken anses begränsad. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Ett alternativ övervägdes men kostar mer. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Om det uppstår problem kommer det att revideras. |
Att nämna att du övervägde ett alternativ och varför du avvisade det är något av det starkaste ett kort förslag kan innehålla.
Innan den cirkulerar
Kontrollera dokumentet mot läsaren som kommer att se det utan dig. Kan de se vad som föreslås, vad det kostar, när det händer och vad som kan gå fel, bara från sidan?
Stilkonsistens är viktig här liksom i rapporter: förslag använder vanlig skriven stil, och artiga avslutningar blandade markerar dokumentet som ett meddelande snarare än ett dokument.
- Första raden anger förslaget.
- Problemsektionen innehåller minst ett nummer.
- Kostnaden delas upp i initial och löpande.
- Ett schema med startdatum ingår.
- Den uppenbara invändningen namnges och besvaras.
- Stilen är genomgående konsekvent och enkel.