Slutsats först
Den viktigaste konventionen är att slutsatsen kommer överst. En läsare bör känna till resultatet från första raden och läsa resten endast om de vill ha detaljerna.
Detta strider mot vanan att bygga ett argument mot en slutsats, vilket är hur många människor lärs skriva. I en japansk affärsrapport läses den strukturen som undvikande eller oorganiserad.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | För att ge slutsatsen först. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Sammanfattningsvis är introduktion möjlig. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Detaljerna följer nedan. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Utredningen bekräftade inga problem. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | För närvarande kan en bedömning inte göras. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Slutsatsen är följande. |
Standardsektionerna
Rapporter följer en konventionell ordning, och att använda den betyder att läsaren vet var man kan hitta varje sak utan att bli tillsagd.
Alla rapporter behöver inte varje avsnitt, men ordningen är fast när de visas.
| Avsnitt | japanska | Innehåller |
|---|---|---|
| Slutsats | 結論 | Resultatet, först |
| Bakgrund | 背景 | Varför detta undersöktes |
| Metod | 調査方法 | Vad gjordes |
| Fynd | 調査結果 | Endast fakta |
| Analys | 考察 | Tolkning, märkt |
| Förslag | 提案 | Vad ska hända härnäst |
Resultat och analys är separata avsnitt av en anledning. Att blanda dem är den enskilt vanligaste kritiken mot en rapport skriven av någon ny.
Fakta och åsikter, hålls isär
Japanska affärsskrivande förväntar sig en tydlig gräns mellan vad som observerades och vad författaren drar slutsatser av det. Att uttryckligen markera den linjen är inte pedanteri; det är det som gör en rapport trovärdig.
Markörfraser gör jobbet, och att använda dem konsekvent signalerar att du förstår konventionen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | I själva verket |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Enligt uppgifterna, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Ovanstående är fakta. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Följande är min egen uppfattning. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Det är tänkt att. (slutledning) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Det förmodas det. (svagare) |
De två sista är standardsäkringarna för analys. De markerar ett uttalande som slutledning snarare än observation utan att försvaga det.
Den skrivna stilen
Rapporter använder den enkla skrivna stilen snarare än den artiga konversationsstilen. Att skriva en rapport i desu- och masu-slut läses som ett meddelande snarare än ett dokument och är en av de tydligaste markörerna för en oerfaren författare.
Meningar är också kortare och mer substantivtunga än i tal, vilket är bekvämt för en elev: korta deklarativa meningar är precis vad genren vill ha.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Ett problem har bekräftats. (rapportstil) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Samma innehåll, meddelandestil |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Ett svar är nödvändigt. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Orsaken är okänd. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Det finns utrymme för förbättringar. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Övervakningen kommer att fortsätta. |
Siffror och bevis
Rapporterna förväntas vara specifika. Vaga kvantifierare försvagar en rapport avsevärt, och att ersätta dem med siffror är det snabbaste sättet att förbättra en.
Om en siffra är osäker, säg det uttryckligen i stället för att skydda hela meningen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Ökade femton procent jämfört med föregående månad. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Det var tre anmälningar. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Detta är en uppskattning. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Siffrorna är preliminära. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Detaljer finns enligt bilagan. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Källor listas i slutet. |
Innan du skickar den
Två kontroller fångar de flesta problemen. För det första, anger den inledande raden slutsatsen? För det andra, kan en läsare säga vilka påståenden som är fakta och vilka som är dina?
Det tredje är stilkonsistens: en rapport som börjar i vanlig stil och går över i artiga avslutningar är en vanlig snedsteg och en självklar sådan för en japansk läsare.
- Den första raden anger slutsatsen.
- Fakta och analys finns i separata avsnitt eller tydligt markerade.
- Stilen är genomgående konsekvent, utan artiga avslutningar inblandade.
- Varje nummer har en källa eller är märkt som en uppskattning.
- Den får plats på en sida om det inte finns en anledning till att den inte kan.