निष्कर्ष पहले
सबसे महत्वपूर्ण परिपाटी यह है कि निष्कर्ष सबसे ऊपर आता है। एक पाठक को पहली पंक्ति से परिणाम जानना चाहिए और बाकी तभी पढ़ना चाहिए जब वे विवरण चाहते हों।
यह तर्क को निष्कर्ष तक पहुंचाने की आदत के खिलाफ है, जिसके तहत कई लोगों को लिखना सिखाया जाता है। एक जापानी व्यवसाय रिपोर्ट में उस संरचना को टालमटोल या अव्यवस्थित के रूप में पढ़ा जाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | पहले निष्कर्ष बतायें. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | निष्कर्षतः, परिचय संभव है। |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | विवरण नीचे दिया गया है। |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | जांच में कोई समस्या नहीं होने की पुष्टि हुई। |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | फिलहाल कोई फैसला नहीं सुनाया जा सकता. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | निष्कर्ष इस प्रकार है. |
मानक अनुभाग
रिपोर्ट एक पारंपरिक क्रम का पालन करती हैं, और इसका उपयोग करने का मतलब है कि पाठक को बिना बताए पता है कि प्रत्येक चीज़ कहाँ मिलेगी।
प्रत्येक रिपोर्ट को प्रत्येक अनुभाग की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन जब वे सामने आते हैं तो उनका क्रम तय हो जाता है।
| अनुभाग | जापानी | रोकना |
|---|---|---|
| निष्कर्ष | 結論 | परिणाम, पहले |
| पृष्ठभूमि | ठीक है | इसकी जांच क्यों की गई |
| तरीका | 調査方法 | क्या किया गया था |
| निष्कर्ष | 調査結果 | केवल तथ्य |
| विश्लेषण | 考察 | व्याख्या, लेबल |
| प्रस्ताव | हाँ | आगे क्या होना चाहिए |
निष्कर्ष और विश्लेषण किसी कारण से अलग-अलग खंड हैं। इन्हें मिलाना किसी नए व्यक्ति द्वारा लिखी गई रिपोर्ट की सबसे आम आलोचना है।
तथ्य और राय, अलग रखे गए
जापानी व्यवसाय लेखन जो देखा गया और लेखक उससे जो निष्कर्ष निकालता है, उसके बीच एक स्पष्ट रेखा की अपेक्षा करता है। उस रेखा को स्पष्ट रूप से चिह्नित करना पांडित्य नहीं है; यह वही है जो किसी रिपोर्ट को भरोसेमंद बनाता है।
मार्कर वाक्यांश काम करते हैं, और उनका लगातार उपयोग यह संकेत देता है कि आप परंपरा को समझते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | दरअसल में, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | आंकड़ों के मुताबिक, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | उपरोक्त तथ्य हैं. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | निम्नलिखित मेरा अपना विचार है। |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | ऐसा सोचा गया है. (अनुमान) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | ऐसा अनुमान लगाया जा रहा है. (कमजोर) |
अंतिम दो विश्लेषण के लिए मानक हेजेज हैं। वे किसी कथन को कमजोर किए बिना अवलोकन के बजाय अनुमान के रूप में चिह्नित करते हैं।
लिखित शैली
रिपोर्ट में विनम्र बातचीत शैली के बजाय सादे लिखित शैली का उपयोग किया जाता है। देसु और मसु अंत में एक रिपोर्ट लिखना एक दस्तावेज़ के बजाय एक संदेश के रूप में पढ़ा जाता है और यह एक अनुभवहीन लेखक के सबसे स्पष्ट मार्करों में से एक है।
वाक्य भाषण की तुलना में छोटे और अधिक संज्ञा-भारी होते हैं, जो एक शिक्षार्थी के लिए सुविधाजनक है: छोटे घोषणात्मक वाक्य बिल्कुल वही होते हैं जो शैली चाहती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | एक समस्या की पुष्टि की गई. (रिपोर्ट शैली) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | वही सामग्री, संदेश शैली |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | प्रतिक्रिया आवश्यक है. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | कारण अज्ञात है. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | इसमें सुधार की गुंजाइश है. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | मॉनिटरिंग जारी रहेगी. |
संख्याएं और सबूत
रिपोर्ट विशिष्ट होने की उम्मीद है. अस्पष्ट परिमाणक किसी रिपोर्ट को काफी कमजोर कर देते हैं, और उन्हें आंकड़ों से बदलना किसी रिपोर्ट को बेहतर बनाने का सबसे तेज़ तरीका है।
जहां कोई आंकड़ा अनिश्चित है, वहां पूरे वाक्य को टालने के बजाय स्पष्ट रूप से कहें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | पिछले महीने की तुलना में पंद्रह प्रतिशत की वृद्धि हुई। |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | तीन रिपोर्टें थीं. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | यह एक अनुमान है. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | आंकड़े अनंतिम हैं. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | विवरण संलग्नक अनुसार है। |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | स्रोत अंत में सूचीबद्ध हैं। |
इससे पहले कि आप इसे भेजें
दो जाँचों से अधिकांश समस्याएँ पकड़ में आती हैं। पहला, क्या आरंभिक पंक्ति निष्कर्ष बताती है? दूसरा, क्या कोई पाठक बता सकता है कि कौन से कथन तथ्य हैं और कौन से आपके हैं?
तीसरी शैली की निरंतरता है: एक रिपोर्ट जो सादे शैली में शुरू होती है और विनम्र अंत तक जाती है, एक जापानी पाठक के लिए एक सामान्य गलती और स्पष्ट है।
- पहली पंक्ति निष्कर्ष बताती है।
- तथ्य और विश्लेषण अलग-अलग अनुभागों में हैं या स्पष्ट रूप से चिह्नित हैं।
- यह शैली सर्वत्र सुसंगत है, इसमें कोई विनम्र अंत नहीं मिलाया गया है।
- प्रत्येक संख्या का एक स्रोत होता है या उसे अनुमान के रूप में लेबल किया जाता है।
- यह एक पृष्ठ पर फिट बैठता है जब तक कि कोई कारण न हो।