चार भाग
औपचारिक माफी की एक संरचना होती है, और प्रत्येक भाग एक अलग काम करता है। शिक्षार्थी आम तौर पर पहले भाग को अच्छी तरह से लिखते हैं और अंतिम दो को बारीक लिखते हैं, जिससे एक ऐसा अक्षर बनता है जो ईमानदार लगता है और किसी को भी संतुष्ट नहीं करता है।
पाठक चौथे भाग की तलाश में हैं। आप क्या करने जा रहे हैं ताकि ऐसा दोबारा न हो, यह वह प्रश्न है जिसका उत्तर देने के लिए पत्र मौजूद है।
| भाग | जापानी | उद्देश्य |
|---|---|---|
| क्षमायाचना | ठीक है | पहले इसे स्पष्ट रूप से बताएं |
| तथ्य | 経緯 | तथ्यात्मक रूप से क्या हुआ? |
| कारण | 原因 | ऐसा क्यों हुआ |
| रोकथाम | 再発防止策 | क्या बदलेगा |
| समापन क्षमायाचना | कृपया मुझे बताएं | इसे संक्षेप में दोहराएँ |
माफी दो बार प्रकट होती है: एक बार शुरुआत में और एक बार अंत में। वह पुनरावृत्ति पारंपरिक और अपेक्षित है।
क्षमायाचना के साथ शुरुआत
पत्र माफ़ी के साथ खुलता है, पृष्ठभूमि के साथ नहीं। क्षमा याचना तक पहुंचने से पहले पाठक को स्पष्टीकरण के माध्यम से काम कराना बुरी तरह से पढ़ा जाता है।
यह रजिस्टर सामान्य व्यावसायिक पत्राचार की तुलना में भारी है, इसमें विनम्र रूपों का उपयोग किया जाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | मुझे हुई परेशानी के लिए सचमुच खेद है। |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | मैं अपनी गहरी क्षमायाचना प्रस्तुत करता हूँ। |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | हमने तुम्हें काफी कष्ट पहुँचाया है। |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | बहानेबाजी के लिए कोई जगह नहीं है. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | मैं दिल से माफ़ी मांगता हूं. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | मुझे हुई चिंता के लिए खेद है। |
तथ्य, बिना बचाव के
जो कुछ हुआ उसका विवरण तथ्यात्मक, कालानुक्रमिक और संक्षिप्त होना चाहिए। यह वह अनुभाग है जहां माफी सबसे आसानी से गलत हो जाती है, क्योंकि स्पष्टीकरण और बचाव पृष्ठ पर समान दिखते हैं।
परीक्षण यह है कि क्या कोई वाक्य पाठक को बताता है कि क्या हुआ या उन्हें बताता है कि यह वास्तव में आपकी गलती क्यों नहीं थी। दूसरे प्रकार को हटा देना चाहिए.
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | मैं समझाऊंगा कि क्या हुआ. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | 10 मार्च को डिलीवरी में देरी हुई. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | हमारी चेकिंग अपर्याप्त थी. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | आंतरिक समन्वय की कमी थी. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | यह मेरी अपर्याप्त जाँच के कारण था। |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | परिणामस्वरूप, हमने आपको कष्ट पहुँचाया। |
ध्यान दें कि ये जिम्मेदारी बांटने के बजाय जिम्मेदारी स्वीकार करते हैं। कारण के रूप में किसी सहकर्मी या आपूर्तिकर्ता का नाम बताना सही होने पर भी खराब प्रतिक्रिया देता है।
रोकथाम, जो भार वहन करती है
यह वह अनुभाग है जिसे पाठक चाहता है और जो किसी मामले को बंद करने वाली माफी और नहीं करने वाली माफी के बीच अंतर करता है।
उपाय ठोस और जाँच योग्य होने चाहिए। अधिक सावधान रहने का वादा कोई उपाय नहीं है; एक परिवर्तित प्रक्रिया है.
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | हमने निम्नलिखित निवारक उपाय निर्धारित किए हैं। |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | हम प्रत्येक चरण पर दोबारा जांच करेंगे. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | हम दो लोगों को यह कार्य सौंपेंगे। |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | हमने एक नई चेकलिस्ट बनाई है. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | हमने इसे आंतरिक रूप से साझा और संचारित किया है। |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | हम यह सुनिश्चित करने के लिए काम करेंगे कि इसकी पुनरावृत्ति न हो। |
लिखित या मौखिक
अधिकांश माफ़ी मौखिक और तत्काल होती है। जहां मामला गंभीर है, जहां ग्राहक प्रभावित है, या जहां उपायों का रिकॉर्ड चाहिए, वहां लिखित माफी मांगी जाती है।
किसी गंभीर मामले के लिए आदेश आमतौर पर पहले बोला जाता है और बाद में लिखा जाता है, क्योंकि किसी भी संपर्क से पहले आने वाली लिखित माफी को परिहार के रूप में पढ़ा जाता है।
| परिस्थिति | बोला | लिखा हुआ |
|---|---|---|
| छोटी आंतरिक गलती | हाँ | नहीं |
| आंतरिक समयसीमा छूट गई | हाँ | कभी-कभी |
| ग्राहक प्रभावित | हाँ, पहले | हाँ, बाद में |
| आर्थिक हानि हुई | हाँ, पहले | हाँ, औपचारिक |
| बार-बार होने वाली समस्या | हाँ | हाँ, उपायों के साथ |
जहां दोनों की जरूरत हो, पहले बोलें. किसी भी मानवीय संपर्क से पहले आने वाले पत्र को माफी मांगने के बजाय छिपाने के रूप में पढ़ा जाता है।
समय और स्वर
तत्परता पॉलिश से अधिक मायने रखती है। उसी दिन अपूर्ण जापानी भाषा में भेजी गई माफ़ी एक सप्ताह बाद भेजी गई अच्छी तरह से तैयार की गई माफ़ी की तुलना में कहीं बेहतर प्राप्त होती है।
स्वर नाटकीय के बजाय सादा होना चाहिए। अफसोस की अत्यधिक विस्तृत अभिव्यक्तियाँ प्रदर्शन के रूप में पढ़ी जा सकती हैं, और पारंपरिक वाक्यांश सटीक रूप से मौजूद हैं ताकि आपको इसके लिए भाषा का आविष्कार न करना पड़े।
- जहां संभव हो उसे उसी दिन भेजें.
- अपने स्वयं के आविष्कार करने के बजाय पारंपरिक वाक्यांशों का उपयोग करें।
- इसे एक पृष्ठ पर रखें; लंबाई ईमानदारी नहीं है.
- कम से कम एक ठोस उपाय शामिल करें.
- अगर मामला गंभीर है तो किसी सहकर्मी से इसकी जांच कराएं।