मानक संरचना
मिनट्स एक पारंपरिक लेआउट का पालन करते हैं जो कंपनियों के बीच बमुश्किल भिन्न होता है, जिसका अर्थ है कि अधिकांश दस्तावेज़ बैठक शुरू होने से पहले तैयार किए जा सकते हैं।
हेडर को पहले से भरने से आप उन दो चीजों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र हो जाते हैं जिन्हें वास्तव में सुनने की आवश्यकता होती है: निर्णय और कार्य।
| मैदान | जापानी | इसमें क्या जाता है |
|---|---|---|
| शीर्षक | 議事録 | दस्तावेज़ का नाम |
| तिथि और समय | हाँ | दिनांक, प्रारंभ और समाप्ति |
| जगह | 場所 | कमरा या ऑनलाइन |
| सहभागी | 出席者 | नाम, कभी विभाग |
| कार्यसूची | 議題 | जिन वस्तुओं पर चर्चा हुई |
| फैसले | मेरा मतलब है | किस बात पर सहमति बनी |
| कार्रवाई | 宿題事項 | कौन कब तक क्या करता है |
अंतिम दो पंक्तियाँ दस्तावेज़ का बिंदु हैं। उनके ऊपर सब कुछ प्रशासन है जिसे पहले से भरा जा सकता है।
रिकॉर्डिंग निर्णय
निर्णय पंक्ति में यह बताया जाना चाहिए कि किस बात पर सहमति हुई और कुछ नहीं। यह रिकॉर्ड करने के प्रलोभन का विरोध करें कि किसने किस बात के लिए तर्क दिया, जो शायद ही कभी चाहा जाता है और बाद में समस्याएं पैदा कर सकता है।
संज्ञा-अंत वाक्यांश यहां मानक है और प्रविष्टियों को छोटा रखता है। पूर्ण विनम्र वाक्य मिनटों को स्पष्ट किए बिना लंबा बनाते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | नई प्रणाली की शुरूआत को मंजूरी दी गई। |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | बजट प्रस्ताव अगली बार के लिए आगे बढ़ा दिया गया। |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | विकल्प ए अपनाने पर सहमति बनी. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | वर्तमान नीति जारी है. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | निष्कर्ष टाल दिया गया है. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | विवरण पर अलग से विचार किया जाना चाहिए। |
रिकॉर्डिंग क्रियाएँ
किसी कार्य के लिए तीन चीज़ों की आवश्यकता होती है: क्या, कौन और कब तक। बिना किसी मालिक या समय सीमा के कोई कार्रवाई कोई कार्रवाई नहीं है, और जो मिनट इनमें से किसी एक को छोड़ देते हैं, उनके बारे में सबसे आम शिकायत होती है।
यदि बैठक में कोई समय सीमा नहीं बताई गई है, तो उसे खाली छोड़ने के बजाय मिनट लिखने से पहले पूछें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | तनाका: अगले शुक्रवार तक सामग्री तैयार करें |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | प्रत्येक व्यक्ति: इस सप्ताह के भीतर विचार प्रस्तुत करें |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | बिक्री: आंकड़ों की पुष्टि करें |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | अगली बार तक तीन प्रस्ताव तैयार करें |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | मालिक अभी तय नहीं |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | समय सीमा की सलाह दी जाएगी |
जब कुछ भी तय नहीं किया गया तो अंतिम दो वैध प्रविष्टियाँ हैं। यह रिकॉर्ड करना कि मालिक अनिर्णीत है, लाइन को छोड़ देने से अधिक उपयोगी है।
क्या छोड़ना है
मिनट छोटे होने पर अधिक उपयोगी होते हैं। सबसे आम गलती चर्चा को लिपिबद्ध करना है, जो एक ऐसा दस्तावेज़ तैयार करती है जिसे कोई नहीं पढ़ता है और जो राय को जिम्मेदार ठहराए जाने पर कठिनाइयाँ पैदा कर सकता है।
तर्क को छोड़ दें और परिणाम को अपने पास रखें, जब तक कि यह दर्ज करने का कोई विशेष कारण न हो कि निर्णय कैसे लिया गया।
- कौन किस बात से असहमत था, जब तक कि यह रिकॉर्ड में न हो।
- चर्चा का आगे-पीछे होना।
- किसी का क्या मतलब है इसकी आपकी अपनी व्याख्या।
- छोटी-छोटी बातें और विषयांतर।
- कुछ भी जिसके बारे में आप निश्चित नहीं हैं कि आपने सही सुना है; इसके बजाय पूछें.
दूसरी भाषा में मिनट निकालना
जापानी सीखते समय कुछ मिनट लगाना असंभव लगता है और प्रबंधनीय है, क्योंकि आपको हर चीज़ का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। आपको निर्णयों और कार्यों की आवश्यकता है, जो पूर्वानुमानित वाक्यांशों द्वारा चिह्नित हैं।
सामग्री के बजाय उन मार्करों को सुनना वह तकनीक है जो इसे काम करती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | तो, उस आधार पर. (एक निर्णय आ रहा है) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | कौन होगा जिम्मेदार? (एक कार्यवाही) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | अंतिम तिथि अगले शुक्रवार है. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | अगली बैठक तक, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | यह मामला टल गया है. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | इसके साथ ही बैठक समाप्त हो जाती है। |
परिचालित एवं सुधारित करना
उसी दिन मिनट भेजें. सुधार आसान है जबकि लोग याद रखते हैं और एक सप्ताह बाद असंभव है, और जल्दी प्रसारित करने से आप यह भी पता लगा सकते हैं कि आपने बैठक को सही ढंग से समझा है या नहीं।
स्पष्ट रूप से सुधार आमंत्रित करना सामान्य है और दूसरी भाषा में लिखे गए दस्तावेज़ पर दबाव कम करता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | मैं मिनट्स भेज रहा हूं. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | कृपया उनकी जांच करें. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | कृपया कोई त्रुटि बताएं. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | मैं संशोधित संस्करण पुनः भेज रहा हूँ। |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | ऐसे कुछ हिस्से हैं जिन्हें मैं नहीं पकड़ सका। |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | मैं किसी भी अतिरिक्त के लिए आभारी रहूंगा। |
स्पष्ट रूप से यह कहना कि आप कुछ नहीं पकड़ सके, अनुमान लगाने से बेहतर है। सहकर्मी इस कमी को तुरंत पूरा कर देते हैं और रिकॉर्ड सटीक हो जाता है।