एक लिखित शिकायत अलग तरह से क्यों काम करती है?
व्यक्तिगत रूप से की गई शिकायत आवाज के लहजे और दूसरे व्यक्ति की प्रतिक्रिया पर निर्भर करती है। लिखित शिकायत में कुछ भी नहीं है, इसलिए सब कुछ शब्दों पर निर्भर करता है: तथ्य पूर्ण होने चाहिए और अनुरोध स्पष्ट होना चाहिए।
लिखने से भी कीर्तिमान बनता है. यदि समस्या बनी रहती है, तो आपके पहले ईमेल की तारीखें और विवरण ही दूसरे चरण को संभव बनाते हैं।
शिकायत की संरचना
अधिकांश प्रभावी शिकायतें उसी क्रम का पालन करती हैं। प्रत्येक भाग सामान्यतः एक या दो वाक्य का होता है।
| भाग | क्या शामिल करें | यह क्यों मायने रखती है |
|---|---|---|
| विषय | विषय और एक पहचानकर्ता जैसे ऑर्डर संख्या | सही व्यक्ति को इसे शीघ्र ढूंढने दें |
| अभिवादन और पहचान | आपका नाम और उनसे आपका रिश्ता | उन्हें आपका खाता या अनुबंध ढूंढ़ना होगा |
| तथ्य | क्या हुआ, कब हुआ, क्रम में | उन्हें आपसे पूछे बिना जांच करने की अनुमति देता है |
| प्रभाव | आपके लिए समस्या का क्या मतलब है | बताते हैं कि कार्रवाई की आवश्यकता क्यों है |
| प्रार्थना | एक विशिष्ट क्रिया जो आप चाहते हैं | अगला चरण स्पष्ट करता है |
| उत्तर दिनांक | जब आप उत्तर चाहेंगे | बात को भटकने से बचाता है |
| समापन | एक विनम्र समापन और आपका संपर्क विवरण | स्वर सहयोगात्मक रखता है |
मामले को खोलकर पहचान की जा रही है
अपना मामला ढूंढना आसान बनाकर शुरुआत करें। किसी कंपनी के लिए, ऑर्डर या ग्राहक संख्या दें। एक प्रबंधन कंपनी के लिए, संपत्ति और कमरा नंबर दें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 注文番号123456の件でご連絡いたしました。 | Chūmon bangō ichi-ni-san-yon-go-roku no ken de go-renraku itashimashita. | मैं आदेश क्रमांक 123456 के संबंध में लिख रहा हूं। |
| さくらマンション203号室の田中です。 | Sakura Manshon nimaru-san gōshitsu no Tanaka desu. | यह सकुरा हवेली के कमरा 203 में तनाका है। |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | आपकी निरंतर सेवा के लिए धन्यवाद. |
| 商品の不具合について | Shōhin no fuguai ni tsuite | किसी उत्पाद में दोष के संबंध में: एक विषय पंक्ति |
बिना दोषारोपण के तथ्य बताना
जो कुछ हुआ उसका तथ्यों के क्रम के रूप में वर्णन करें। ऐसे शब्दों से बचें जो दोषारोपण करते हों या क्रोध व्यक्त करते हों; तथ्य वजन रखते हैं। जहां वे मदद करते हैं वहां फ़ोटो या दस्तावेज़ संलग्न करें और ऐसा कहें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 9月10日に届いた商品が破損しておりました。 | Kugatsu tōka ni todoita shōhin ga hason shite orimashita. | 10 सितंबर को दिया गया सामान क्षतिग्रस्त हो गया था। |
| 説明書のとおりに使用しましたが、電源が入りません。 | Setsumeisho no tōri ni shiyō shimashita ga, dengen ga hairimasen. | मैंने निर्देशों के अनुसार इसका उपयोग किया, लेकिन यह चालू नहीं हुआ। |
| 先週から、エアコンが動かない状態です。 | Senshū kara, eakon ga ugokanai jōtai desu. | एयर कंडीशनर पिछले सप्ताह से काम नहीं कर रहा है। |
| 夜11時以降も、上の階からの物音が続いております。 | Yoru jūichi-ji ikō mo, ue no kai kara no monooto ga tsuzuite orimasu. | रात के 11 बजे के बाद भी ऊपर की मंजिल से शोर जारी रहता है। |
| 写真を添付いたしますので、ご確認ください。 | Shashin o tenpu itashimasu node, go-kakunin kudasai. | मैंने तस्वीरें संलग्न की हैं; एक नज़र देखना। |
स्पष्ट अनुरोध कर रहा हूँ
अनुरोध सबसे महत्वपूर्ण वाक्य है. एक ठोस कार्रवाई के लिए पूछें, जैसे विनिमय, धनवापसी, मरम्मत यात्रा या अन्य निवासियों को नोटिस, और एक विशिष्ट तिथि तक उत्तर मांगें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 交換または返金をお願いできますでしょうか。 | Kōkan mata wa henkin o onegai dekimasu deshō ka. | क्या आप विनिमय या धन-वापसी की व्यवस्था कर सकते हैं? |
| 修理の手配をお願いいたします。 | Shūri no tehai o onegai itashimasu. | कृपया मरम्मत की व्यवस्था करें. |
| 9月20日までにご回答いただけますと幸いです。 | Kugatsu hatsuka made ni go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | मैं 20 सितंबर तक उत्तर के लिए आभारी रहूंगा। |
| 至急ご対応いただけますよう、お願い申し上げます。 | Shikyū go-taiō itadakemasu yō, onegai mōshiagemasu. | मैं आपसे अनुरोध करता हूं कि आप इससे तत्काल निपटें। |
कठोर हुए बिना दृढ़ रहें
यदि पहला संदेश कोई प्रतिक्रिया नहीं देता है, तो दूसरा छोटा और अधिक विशिष्ट होना चाहिए, जिसमें पहले की तिथि का संदर्भ दिया गया हो। दृढ़ता संदर्भ और समय सीमा से आती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 誠に恐縮ですが、 | Makoto ni kyōshuku desu ga, | मुझे यह कहते हुए बहुत दुख हो रहा है, लेकिन |
| 9月5日にご連絡いたしましたが、まだご回答をいただいておりません。 | Kugatsu itsuka ni go-renraku itashimashita ga, mada go-kaitō o itadaite orimasen. | मैंने आपसे 5 सितंबर को संपर्क किया था लेकिन अभी तक कोई उत्तर नहीं मिला है। |
| 改めてご対応をお願い申し上げます。 | Aratamete go-taiō o onegai mōshiagemasu. | मैं एक बार फिर अनुरोध करता हूं कि आप इससे निपटें. |
| 大変困っております。 | Taihen komatte orimasu. | इससे मुझे काफी परेशानी हो रही है. |
बड़े अक्षरों, बार-बार विस्मयादिबोधक चिह्नों, सायाकू जैसे शब्दों का अर्थ सबसे खराब और धमकियों से बचें। वे पाठक के लिए आपके संदेश को तथ्यात्मक के बजाय भावनात्मक मानना आसान बनाते हैं।
जब कुछ भी नहीं बदलता
यदि कोई कंपनी समस्या का समाधान नहीं करती है, तो एक अलग चैनल के माध्यम से उसके ग्राहक केंद्र से संपर्क करें और अपने पिछले संदेशों का उल्लेख करें। किराये की समस्या के लिए, प्रबंधन कंपनी के मुख्य कार्यालय या मालिक के संपर्क के लिए अपने अनुबंध की जाँच करें। बिना समाधान वाली उपभोक्ता समस्याओं के लिए, स्थानीय उपभोक्ता मामले केंद्र मुफ्त सलाह देते हैं, जो राष्ट्रीय हॉटलाइन 188 के माध्यम से उपलब्ध है।
शिकायतें अक्सर फोन पर जारी रहती हैं, और इन वाक्यांशों के बोले गए संस्करण अभ्यास के लायक हैं। यूनीहोंगो का रिटर्न डिफेक्टिव हेडफ़ोन मिशन बिल्कुल इसी तरह की बातचीत का पूर्वाभ्यास करता है, और ग्राहक शिकायत को संभालना काउंटर के दूसरी तरफ से वही आदान-प्रदान दिखाता है।