प्रसारित करने हेतु लिखा गया है
एक जापानी प्रस्ताव के बारे में परिभाषित तथ्य यह है कि यह आपके बिना यात्रा करता है। इसे अग्रेषित किया जाता है, मुद्रित किया जाता है, उस बैठक में चर्चा की जाती है जिसमें आप नहीं हैं, और उन लोगों द्वारा निर्णय लिया जाता है जिनके पास पृष्ठ से परे कोई संदर्भ नहीं है।
बाकी सब कुछ उसी से चलता है। दस्तावेज़ को स्पष्ट प्रश्नों का उत्तर स्वयं देना होगा, क्योंकि उनका उत्तर देने के लिए कोई मौजूद नहीं है, और इसे इतना छोटा होना चाहिए कि एक व्यस्त पाठक इसे समाप्त कर दे।
| अनुभाग | जापानी | जवाब |
|---|---|---|
| पृष्ठभूमि | ठीक है | अब क्यों |
| संकट | 課題 | गलत क्या है |
| प्रस्ताव | यह बहुत अच्छा है | आप क्या करना चाहते हैं |
| प्रभाव | 期待効果 | क्या सुधार होता है |
| लागत | 費用 | इसकी कीमत क्या है |
| अनुसूची | कृपया ध्यान दें | जब तक |
| जोखिम | ठीक है | क्या गलत जा सकता है |
अंतिम तीन वे हैं जो किसी प्रस्ताव को क्रियाशील बनाते हैं। लागत, शेड्यूल और जोखिम के बिना, पाठक कुछ भी तय नहीं कर सकता और बस इसे टाल देगा।
सारांश पंक्ति
आप जो प्रस्ताव कर रहे हैं उसे बताते हुए एक वाक्य के साथ आरंभ करें। एक पाठक जो कुछ और नहीं पढ़ता है उसे पता होना चाहिए कि क्या मांगा जा रहा है।
इस पंक्ति को पहले लिखना आपकी अपनी सोच का एक उपयोगी परीक्षण भी है: एक प्रस्ताव जिसे एक वाक्य में संक्षेपित नहीं किया जा सकता है वह आमतौर पर तैयार नहीं होता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | मैं नई प्रणाली शुरू करने का प्रस्ताव करता हूं। |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | मैं वर्कफ़्लो को संशोधित करने का प्रस्ताव करता हूं। |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | प्रस्ताव इस प्रकार है. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | इसका उद्देश्य कार्य समय को कम करना है। |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | तीन विकल्पों की तुलना की गई. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | अंत में, विकल्प ए की सिफारिश की जाती है। |
समाधान से पहले समस्या
समस्या अनुभाग प्रेरक कार्य करता है। एक पाठक जो यह स्वीकार नहीं करता है कि कोई समस्या मौजूद है, वह प्रस्ताव को स्वीकार नहीं करेगा चाहे वह कितना भी अच्छा क्यों न हो, और यही वह खंड है जिसे सीखने वाले बहुत संक्षेप में लिखते हैं।
जहां भी संभव हो मात्रा निर्धारित करें. किसी संख्या के साथ बताई गई समस्या को एक धारणा के रूप में बताई गई समस्या से ख़ारिज करना कहीं अधिक कठिन होता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | वर्तमान में प्रति माह लगभग बीस घंटे की आवश्यकता होती है। |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | मैनुअल होने के कारण त्रुटियां आसानी से हो जाती हैं। |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | पिछले साल तीन घटनाएं हुईं. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | जिम्मेदार व्यक्ति पर बोझ भारी है. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | जैसी स्थिति है, उसमें किसी सुधार की उम्मीद नहीं है. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | प्रतिक्रिया अत्यावश्यक है. |
पहले तीन को परिमाणित किया गया है और बाकी को नहीं। समस्या अनुभाग में संख्याओं वाला एक प्रस्ताव स्पष्ट रूप से अधिक प्रेरक है।
लागत और अनुसूची
लागत और अनुसूची के बिना एक प्रस्ताव एक प्रस्ताव के बजाय एक विचार है, और इसे वापस कर दिया जाएगा या स्थगित कर दिया जाएगा। ये अनुभाग ऐसे भी हैं जहां ईमानदारी का फल मिलता है: बाद में पता चला एक कम आकलन एक बड़े ईमानदार व्यक्ति की तुलना में अधिक नुकसान पहुंचाता है।
जहां कोई आंकड़ा अनिश्चित है, उसे पुख्ता के रूप में प्रस्तुत करने के बजाय अनुमान के रूप में लेबल करें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | प्रारंभिक लागत लगभग पांच लाख येन है। |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | मासिक संचालन लागत अलग से आती है। |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | यह एक अनुमान है और इसमें भिन्नता हो सकती है. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | परिचय में तीन महीने लगने की उम्मीद है। |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | पहला चरण अगले महीने से शुरू होगा. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | मौजूदा कार्य पर प्रभाव सीमित है. |
आपत्ति का नामकरण
प्रत्येक प्रस्ताव पर एक स्पष्ट आपत्ति होती है, और चाहे आप इसका उल्लेख करें या नहीं, पाठक इसके बारे में सोचेंगे। इसका नाम लेना और इसका उत्तर देना एक ताकत है; इसे छोड़ना या तो अनुभवहीन या टालमटोल करने वाला लगता है।
यह वह जगह भी है जहां एक प्रस्ताव विश्वास अर्जित करता है, क्योंकि जिस लेखक ने कठिनाई का अनुमान लगाया है, उसके बाकी सब पर विचार करने की अधिक संभावना है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | निम्नलिखित चिंताएँ व्यक्त की जा सकती हैं। |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | परिचय के दौरान बोझ अस्थायी रूप से बढ़ जाता है। |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | इसे चरणबद्ध परिचय द्वारा संबोधित किया जाता है। |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | जोखिम सीमित माना जाता है. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | एक विकल्प पर विचार किया गया लेकिन लागत अधिक है। |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | अगर चिंता जताई गई तो इसे संशोधित किया जाएगा।' |
यह उल्लेख करना कि आपने एक विकल्प पर विचार किया और आपने इसे अस्वीकार क्यों किया, सबसे मजबूत चीजों में से एक है जिसमें एक छोटा प्रस्ताव शामिल हो सकता है।
प्रसारित करने से पहले
दस्तावेज़ की जाँच उस पाठक से करें जो इसे आपके बिना देखेगा। क्या वे अकेले पृष्ठ से बता सकते हैं कि क्या प्रस्तावित किया जा रहा है, इसकी लागत क्या है, यह कब होता है और क्या गलत हो सकता है?
यहां शैली की स्थिरता मायने रखती है जैसा कि रिपोर्टों में होता है: प्रस्तावों में सादे लिखित शैली का उपयोग किया जाता है, और मिश्रित अंत दस्तावेज़ को दस्तावेज़ के बजाय एक संदेश के रूप में चिह्नित करते हैं।
- पहली पंक्ति प्रस्ताव बताती है।
- समस्या अनुभाग में कम से कम एक संख्या है.
- लागत को प्रारंभिक और चालू में विभाजित किया गया है।
- आरंभ तिथि के साथ एक शेड्यूल शामिल है।
- स्पष्ट आपत्ति का नाम दिया गया है और उसका उत्तर दिया गया है।
- शैली सर्वत्र सुसंगत और स्पष्ट है।