मानक लेआउट
नोटिस एक संक्षिप्त निश्चित प्रारूप का पालन करते हैं। चूँकि उन्हें एक साथ बैठकर पढ़ने के बजाय एक नज़र में पढ़ा जाता है, लेआउट गद्य से अधिक मायने रखता है: एक पाठक को कुछ सेकंड में आवश्यक जानकारी निकालने में सक्षम होना चाहिए।
प्रारूप पाठक को तुरंत यह भी बताता है कि वे किस प्रकार का दस्तावेज़ देख रहे हैं, यही कारण है कि शीर्षक विवरण के बजाय एक पारंपरिक शब्द है।
| तत्व | जापानी | पद |
|---|---|---|
| शीर्षक | ठीक है | शीर्ष पर केन्द्रित |
| तारीख | हाँ | ठीक तरह से ऊपर |
| लेखक | 発信者 | दिनांक के नीचे |
| विषय | 件名 | शरीर के ऊपर |
| शरीर | 本文 | सबसे पहले आवश्यक जानकारी |
| समापन | 以上 | नोटिस समाप्त करता है |
समापन वर्ण एक परिपाटी है जो किसी नोटिस के अंत का प्रतीक है। इसे हटाने से जापानी पाठक को नोटिस अधूरा दिखता है।
क्या और कब, क्यों से पहले
शरीर आवश्यक तथ्यों से खुलता है: क्या हो रहा है और कब। स्पष्टीकरण इस प्रकार है. पृष्ठभूमि के साथ खुलने वाला एक नोटिस पाठक को तुरंत आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रेरित करता है।
तिथियाँ और समय आमतौर पर गद्य में सन्निहित होने के बजाय अपने हिसाब से निर्धारित किए जाते हैं, इसलिए उन्हें बिना पढ़े भी पाया जा सकता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | लिफ्ट निरीक्षण की सूचना |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | दिनांक और समय, अपनी ही पंक्ति में |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | स्थान, अपनी ही लाइन पर |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | यह किसको प्रभावित करता है |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | उपरोक्त अवधि के दौरान इसका उपयोग नहीं किया जा सकता है। |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | असुविधा के लिए हमें खेद है। |
अवैयक्तिक रजिस्टर
नोटिस किसी व्यक्ति विशेष को संबोधित नहीं किया जाता, जिससे रजिस्टर बदल जाता है। यह ईमेल द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्यक्ष पते से बचता है और निर्धारित वाक्यांशों और निष्क्रिय या अवैयक्तिक निर्माणों पर निर्भर करता है।
यह एक शिक्षार्थी के लिए सुविधाजनक है, क्योंकि वाक्यांश निश्चित हैं और कुछ भी मौलिक लिखने की आवश्यकता नहीं है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | हम निम्नानुसार नोटिस देते हैं. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | इसे क्रियान्वित किया जायेगा. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | इसे बदल दिया गया है. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | इसे रद्द कर दिया जाएगा. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | कृपया ध्यान दें। (स्वीकृति मांगते हुए) |
| 以上 | ijō | बस इतना ही। नोटिस समाप्त करता है. |
ध्यान दें कि इनमें से किसी में भी पाठक का नाम नहीं है। वह अवैयक्तिकता ही रजिस्टर की परिभाषित विशेषता है।
अनुरोध और निषेध
नोटिस अक्सर लोगों से कुछ करने या न करने के लिए कहते हैं, और पारंपरिक नरमी ही उन्हें आदेश के रूप में पढ़ने से रोकती है। अंत में सहयोग वाक्यांश अधिकांश काम करता है।
किसी निषेध को आमतौर पर एक नियम के बजाय एक अनुरोध के रूप में कहा जाता है, भले ही वह एक नियम हो।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | हम आपका सहयोग चाहते हैं. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | कृपया परहेज करें. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | कृपया परहेज करें. (थोड़ा नरम) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | यह वर्जित है. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | कृपया शांत रहें। |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | कृपया अपना सामान घर ले जाएं। |
सामान्य सूचना प्रकार
अधिकांश नोटिसों के लिए मुट्ठी भर स्थितियाँ जिम्मेदार होती हैं, और प्रत्येक में एक पारंपरिक शब्दांकन होता है जो दोबारा आविष्कार करने के बजाय उधार लेने लायक होता है।
पिछले नोटिस के वाक्यांशों को उसी बोर्ड पर कॉपी करना पूरी तरह से स्वीकार्य है और अधिकांश लोग यही करते हैं।
| परिस्थिति | शीर्षक | टिप्पणी |
|---|---|---|
| सामान्य जानकारी | ठीक है | डिफ़ॉल्ट |
| एक अनुरोध | ठीक है | व्यवहार पूछते समय |
| रखरखाव | यह एक अच्छा विचार है | दिनांक और पहुंच शामिल करें |
| रद्द करना | मुझे यह याद रखना चाहिए | कारण संक्षेप में बताइये |
| विवरण का परिवर्तन | कृपया मुझे बताएं | पुराना और नया बताएं |
| क्षमायाचना | ठीक है | पहले से ही उत्पन्न समस्या के लिए |
संपर्क एवं समापन
नोटिस इस बात के साथ समाप्त होता है कि इसे किसने जारी किया और इसके बारे में कैसे पूछा जाए। संपर्क छोड़ना एक सामान्य गलती है और यह एक नोटिस उत्पन्न करता है जिस पर लोग कार्रवाई नहीं कर सकते।
किसी व्यक्ति के बजाय विभाग का नाम अक्सर उपयोग किया जाता है, जो अवैयक्तिक रजिस्टर में फिट बैठता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | प्रबंधन कार्यालय से पूछताछ. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | कृपया प्रश्नों के लिए जनरल अफेयर्स से संपर्क करें। |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | जिम्मेदार: तनाका |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | विस्तार: 1234 |
| 以上 | ijō | नोटिस समाप्त करता है |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | हम आपका सहयोग चाहते हैं. |
हमेशा एक संपर्क शामिल करें. बिना किसी सूचना के उत्तर देने की अपेक्षा अधिक प्रश्न उत्पन्न होते हैं, जो आमतौर पर निकटतम व्यक्ति पर निर्देशित होते हैं।