서면 불만사항이 다르게 적용되는 이유
직접 제기한 불만 사항은 목소리 톤과 상대방의 반응에 따라 달라집니다. 서면 불만 사항에는 둘 다 없으므로 모든 것이 단어에 달려 있습니다. 즉, 사실이 완전해야 하고 요청이 틀림이 없어야 합니다.
글쓰기도 기록을 만든다. 문제가 계속되면 첫 번째 이메일의 날짜와 세부 정보를 통해 두 번째 단계를 진행할 수 있습니다.
불만의 구조
가장 효과적인 불만 사항은 동일한 순서를 따릅니다. 각 부분은 일반적으로 한두 문장으로 구성됩니다.
| 부분 | 포함할 내용 | 왜 중요한가요? |
|---|---|---|
| 제목 | 주제 및 주문 번호와 같은 식별자 | 적합한 사람이 빠르게 찾을 수 있도록 합니다. |
| 인사말과 신분 | 당신의 이름과 그들과의 관계 | 그들은 귀하의 계정이나 계약을 찾아야 합니다 |
| 사실 | 무슨 일이 일어났는지, 언제, 순서대로 | 묻지 않고도 확인할 수 있게 해줍니다. |
| 효과 | 문제가 당신에게 의미하는 것 | 조치가 필요한 이유를 설명합니다. |
| 요청 | 원하는 특정 작업 하나 | 다음 단계를 명확하게 해준다 |
| 답변 날짜 | 답변을 원할 때 | 문제가 표류하는 것을 방지합니다. |
| 폐쇄 | 정중한 마무리와 연락처 | 톤을 협조적으로 유지 |
사안 공개 및 식별
귀하의 케이스를 쉽게 찾는 것부터 시작해 보세요. 회사의 경우 주문번호나 고객번호를 알려주세요. 관리 회사의 경우 부동산과 방 번호를 알려주십시오.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 注文番号123456の件でご連絡いたしました。 | Chūmon bangō ichi-ni-san-yon-go-roku no ken de go-renraku itashimashita. | 주문 번호 123456에 관해 편지를 쓰고 있습니다. |
| さくらマンション203号室の田中です。 | Sakura Manshon nimaru-san gōshitsu no Tanaka desu. | 사쿠라 맨션 203호의 다나카입니다. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | 지속적인 서비스에 감사드립니다. |
| 商品の不具合について | Shōhin no fuguai ni tsuite | 제품 결함 관련: 제목 |
사실을 비난하지 않고 진술함
무슨 일이 일어났는지 일련의 사실로 설명하세요. 비난하거나 분노를 표현하는 말은 피하십시오. 사실은 무게를 지닙니다. 도움이 되는 사진이나 문서를 첨부하고 그렇게 말하세요.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 9月10日に届いた商品が破損しておりました。 | Kugatsu tōka ni todoita shōhin ga hason shite orimashita. | 9월 10일 배송된 상품이 파손되었습니다. |
| 説明書のとおりに使用しましたが、電源が入りません。 | Setsumeisho no tōri ni shiyō shimashita ga, dengen ga hairimasen. | 설명대로 사용했는데 켜지지 않네요. |
| 先週から、エアコンが動かない状態です。 | Senshū kara, eakon ga ugokanai jōtai desu. | 지난주부터 에어컨이 작동하지 않았습니다. |
| 夜11時以降も、上の階からの物音が続いております。 | Yoru jūichi-ji ikō mo, ue no kai kara no monooto ga tsuzuite orimasu. | 밤 11시가 넘어서도 위층에서 소음이 계속납니다. |
| 写真を添付いたしますので、ご確認ください。 | Shashin o tenpu itashimasu node, go-kakunin kudasai. | 사진을 첨부했습니다. 좀 봐주세요. |
명확한 요청하기
요청은 가장 중요한 문장입니다. 교환, 환불, 수리 방문, 타 입주자 통보 등 구체적인 조치를 요청하고, 특정 날짜까지 답변을 요청하세요.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 交換または返金をお願いできますでしょうか。 | Kōkan mata wa henkin o onegai dekimasu deshō ka. | 교환이나 환불을 주선해 주실 수 있나요? |
| 修理の手配をお願いいたします。 | Shūri no tehai o onegai itashimasu. | 수리를 준비하시기 바랍니다. |
| 9月20日までにご回答いただけますと幸いです。 | Kugatsu hatsuka made ni go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | 9월 20일까지 답변 주시면 감사하겠습니다. |
| 至急ご対応いただけますよう、お願い申し上げます。 | Shikyū go-taiō itadakemasu yō, onegai mōshiagemasu. | 이 문제를 긴급하게 처리해 주시기 바랍니다. |
무례하지 않고 확고한
첫 번째 메시지가 응답을 생성하지 않는 경우 두 번째 메시지는 날짜별로 첫 번째 메시지를 참조하여 더 짧고 구체적이어야 합니다. 견고함은 참고자료와 마감기한에서 나옵니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 誠に恐縮ですが、 | Makoto ni kyōshuku desu ga, | 이런 말을 하게 되어 매우 유감입니다만, |
| 9月5日にご連絡いたしましたが、まだご回答をいただいておりません。 | Kugatsu itsuka ni go-renraku itashimashita ga, mada go-kaitō o itadaite orimasen. | 9월 5일에 연락드렸는데 아직 답변을 못받았습니다. |
| 改めてご対応をお願い申し上げます。 | Aratamete go-taiō o onegai mōshiagemasu. | 다시 한 번 이에 대한 처리를 요청드립니다. |
| 大変困っております。 | Taihen komatte orimasu. | 이것이 나에게 상당한 어려움을 안겨주고 있다. |
대문자, 반복되는 느낌표, 최악을 의미하는 saiaku와 같은 단어 및 위협을 피하십시오. 독자가 메시지를 사실이 아닌 감정으로 받아들이는 것이 더 쉬워집니다.
아무것도 변하지 않을 때
회사에서 문제가 해결되지 않으면 다른 채널을 통해 해당 고객센터에 문의하고 이전 메시지를 언급하세요. 임대 문제는 관리회사 본사 계약서나 건물주 연락처를 확인하세요. 해결되지 않은 소비자 문제의 경우, 지역 소비자 보호 센터에서 전국 핫라인 188을 통해 무료 조언을 제공합니다.
불만 사항은 전화로 계속되는 경우가 많으며 이러한 문구를 음성으로 표현하는 것은 연습해 볼 가치가 있습니다. Unihongo의 불량 헤드폰 반품 미션은 바로 이러한 종류의 대화를 연습하고 있으며, Handle a Customer Complaint는 카운터 반대편에서 동일한 교환을 보여줍니다.