Le renouvellement en quatre mots
Kōshin (更新) signifie renouvellement, et c'est le mot imprimé sur l'enveloppe. Kaiyaku (解約) met fin au contrat, le mot dont vous avez besoin si vous décidez de partir. Ces quatre expressions suffisent à suivre la majeure partie de la lettre.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 更新のご案内 | kōshin no goannai | avis de renouvellement du bail |
| 更新料 | kōshinryō | frais de renouvellement |
| 更新契約書 | kōshin keiyakusho | avenant de renouvellement |
| 解約通知 | kaiyaku tsūchi | préavis de fin de bail |
Comment fonctionne le renouvellement d'un bail japonais
La plupart des locations japonaises utilisent un bail ordinaire, futsū shakuya keiyaku (普通借家契約), généralement d'une durée de deux ans. A la fin du terme, le contrat est renouvelé si vous souhaitez rester ; le propriétaire ne peut refuser que pour un motif légitime, ce qui est rare dans la pratique. La société de gestion s'occupe des formalités administratives, souvent deux à trois mois avant la date de fin.
Un bail à durée déterminée, teiki shakuya keiyaku (定期借家契約), fonctionne différemment. Il se termine à la date indiquée sans reconduction tacite. Si les deux parties le souhaitent, vous signez un nouveau contrat, saikeiyaku (再契約), qui peut avoir de nouvelles conditions ou ne pas être proposé du tout. Ces baux sont courants pour les appartements dont les propriétaires envisagent de restituer ou de reconstruire. Vérifiez la première page de votre contrat : le type y est écrit.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 私の契約は普通借家ですか、定期借家ですか。 | Watashi no keiyaku wa futsū shakuya desu ka, teiki shakuya desu ka. | Mon contrat est-il un bail ordinaire ou à durée déterminée ? |
| 契約期間はいつまでですか。 | Keiyaku kikan wa itsu made desu ka. | Jusqu'à quand court mon contrat ? |
| Indiquer | Bail ordinaire | Bail à durée déterminée |
|---|---|---|
| japonais | 普通借家 futsū shakuya | 定期借家 teiki shakuya |
| A la fin du mandat | Renouvelé si vous souhaitez rester | Se termine ; un nouveau contrat est nécessaire |
| Le propriétaire peut refuser | Uniquement pour une raison justifiable | Oui, aucun nouveau contrat n'est requis |
| Documents typiques | Accord de renouvellement, éventuellement payant | Renouveler le contrat, éventuellement de nouvelles conditions |
Ce que contient l'enveloppe de renouvellement
Une enveloppe type contient une lettre de motivation, deux exemplaires d'un contrat de renouvellement à signer et tamponner ou signer, un bulletin de versement ou des coordonnées bancaires et des formulaires de renouvellement de l'assurance incendie. Une copie à jour de votre carte de séjour pourra vous être demandée, notamment si votre période de séjour a changé, et parfois un justificatif de revenus.
Les coûts que vous êtes le plus susceptible de voir sont répertoriés ci-dessous. Tous les contrats ne les contiennent pas tous et les noms varient.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 更新料は契約書に書いてありますか。 | Kōshinryō wa keiyakusho ni kaite arimasu ka. | Les frais de renouvellement sont-ils écrits dans le contrat ? |
| 火災保険は自分で選べますか。 | Kasai hoken wa jibun de erabemasu ka. | Puis-je choisir moi-même l’assurance incendie ? |
| 在留カードのコピーも必要ですか。 | Zairyū kādo no kopī mo hitsuyō desu ka. | Avez-vous également besoin d'une copie de ma carte de séjour ? |
| Article | Qu'est-ce que c'est | À qui ça va |
|---|---|---|
| 更新料 kōshinryō | Frais de renouvellement, souvent comptés en mois de loyer | Propriétaire |
| 更新事務手数料 kōshin jimu tesūryō | Frais administratifs pour les documents de renouvellement | Société ou agence de gestion |
| 火災保険料 kasai hokenryō | Renouveler l'assurance incendie du locataire | Compagnie d'assurance |
| 更新保証料 kōshin hoshōryō | Renouveler le contrat de société garante | Société garante |
L’assurance incendie est importante même si vous envisagez de discuter des frais. De nombreux baux l’exigent, et en cas d’expiration, vous n’êtes pas assuré contre l’incendie et les dégâts des eaux chez les voisins. Si vous préférez choisir votre propre assureur, demandez si cela est autorisé ; certaines sociétés de gestion acceptent un contrat que vous souscrivez vous-même s'il répond à leurs conditions.
Les changements de loyer au renouvellement
Le renouvellement est le moment où les modifications de loyer sont le plus souvent proposées. Un propriétaire peut demander une augmentation, chinryō zōgaku (賃料増額), par exemple après une augmentation des loyers ou des taxes locales. Vous n'êtes pas obligé d'accepter sur-le-champ : vous pouvez en demander le motif, demander si l'augmentation peut être moindre ou signaler des problèmes avec l'appartement. Si aucun accord n'est trouvé, le bail se poursuit généralement et le litige est traité séparément, mais c'est un point où il vaut la peine d'avoir recours à l'avis d'un centre de consommation ou d'un avocat.
L’inverse se produit également. Si des appartements similaires dans votre immeuble sont désormais annoncés à un prix inférieur, vous pouvez demander poliment si le loyer pourrait être révisé. De nombreux propriétaires disent non, mais certains acceptent une petite réduction pour conserver un locataire fiable.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 家賃の値上げの理由を教えていただけますか。 | Yachin no neage no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous me dire la raison de l'augmentation du loyer ? |
| 今の家賃のままで更新することは可能でしょうか。 | Ima no yachin no mama de kōshin suru koto wa kanō deshō ka. | Serait-il possible de renouveler au loyer actuel ? |
| 同じ建物の部屋が安く募集されているようです。 | Onaji tatemono no heya ga yasuku boshū sarete iru yō desu. | Il semble que les chambres du même bâtiment soient répertoriées à un prix inférieur. |
Votre calendrier de renouvellement
Les mois exacts varient selon l'entreprise, mais l'ordre est généralement le même. Marquez les dates dès l'arrivée de l'enveloppe.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 更新の書類はいつまでに返送すればいいですか。 | Kōshin no shorui wa itsu made ni hensō sureba ii desu ka. | Quand dois-je renvoyer les papiers de renouvellement ? |
| 解約の予告期間は何か月ですか。 | Kaiyaku no yokoku kikan wa nankagetsu desu ka. | Combien de mois de préavis dois-je donner pour partir ? |
- Deux à trois mois avant la date de fin : l'avis de renouvellement arrive. Vérifiez le type de contrat et le délai de préavis de départ.
- Décidez si vous souhaitez rester. Si vous envisagez de déménager, regardez d'abord le délai de préavis : souvent un mois, parfois deux.
- Si vous restez : renvoyez le contrat signé et payez les frais à la date indiquée sur la lettre. Renouveler l'assurance incendie et le garant si nécessaire.
- En cas de départ : envoyez l'avis de résiliation sous la forme prévue par le contrat, souvent une forme écrite ou un formulaire en ligne, avant la date limite.
- Conservez des copies de tout ce que vous envoyez et le reçu de tout paiement.
Partir au lieu de renouveler
Parfois, les frais de renouvellement sont le coup de pouce dont vous aviez besoin pour déménager. Si tel est le cas, comparez honnêtement : les frais de rénovation avec les frais d'emménagement d'un nouvel appartement, les frais de déménagement et le règlement de la caution pour votre logement actuel. Partir juste avant la date de fin évite les frais de renouvellement, mais c'est le délai de préavis qui compte, pas le jour que vous décidez.
Demandez comment le loyer est calculé au cours de votre dernier mois. Certains contrats facturent à la journée, hiwari (日割り), et d'autres facturent tout le mois, tsukiwari (月割り), quel que soit le jour de votre départ. Ce seul détail peut changer votre meilleure date de déménagement.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 更新せずに退去したいと考えています。 | Kōshin sezu ni taikyo shitai to kangaete imasu. | Je pense déménager plutôt que renouveler. |
| 解約通知書を送っていただけますか。 | Kaiyaku tsūchisho o okutte itadakemasu ka. | Pourriez-vous m'envoyer le formulaire d'annulation ? |
| 最後の月の家賃は日割りですか。 | Saigo no tsuki no yachin wa hiwari desu ka. | Le loyer du dernier mois est-il calculé au prorata journalier ? |
Mini-dialogue : appeler la société de gestion
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 更新の件でお電話しました。 | Kōshin no ken de odenwa shimashita. | Vous : J'appelle pour le renouvellement de mon bail. |
| お部屋番号とお名前をお願いします。 | Oheya bangō to onamae o onegai shimasu. | Personnel : Votre numéro de chambre et votre nom, s'il vous plaît. |
| 更新料はいくらになりますか。 | Kōshinryō wa ikura ni narimasu ka. | Vous : À combien s'élèveront les frais de renouvellement ? |
| 家賃の一か月分です。書類に記載しております。 | Yachin no ikkagetsubun desu. Shorui ni kisai shite orimasu. | Personnel : Un mois de loyer. C'est indiqué dans les documents. |
| 分かりました。今月中に返送します。 | Wakarimashita. Kongetsu chū ni hensō shimasu. | Toi : je vois. Je le renvoie ce mois-ci. |
Ken (件) signifie affaire ou cas, et ~ no ken de est le moyen standard d'ouvrir un appel ou un e-mail sur un sujet. Kisai shite orimasu est un humble japonais commercial car il est écrit ; il vous suffit de le reconnaître.
Erreurs courantes au moment du renouvellement
- Ignorer l’enveloppe jusqu’après la date limite. Les formulaires tardifs annulent rarement le renouvellement, mais ils entraînent des rappels, des frais de retard sur l'assurance et des appels gênants.
- Laisser tomber l’assurance incendie. Il se renouvelle souvent séparément du bail et nécessite son propre paiement.
- Prévenir par téléphone uniquement lorsque le contrat nécessite un écrit. Utilisez le formulaire avec les noms des contrats et conservez-en une copie.
- En supposant qu’un bail à durée déterminée soit renouvelé. Il prend fin sauf si vous signez un nouveau contrat.
- Oublier les frais de renouvellement du garant lors de la budgétisation. Il peut arriver sous forme de facture distincte.
Dites-le avant de composer le numéro
Les appels de renouvellement sont courts mais remplis de dates et de numéros, ce qui est exactement ce qui est difficile à capter au téléphone. Demandez à Mocchi d'expliquer la différence entre kōshin, kaiyaku et saikeiyaku avec un exemple de phrase chacun, puis demandez un quiz sur les dates et les tarifs dans ce guide.
Lorsque les mots vous semblent faciles, ouvrez AI Sensei et demandez à Yamada-sensei de jouer un employé d'une société de gestion. Appelez pour connaître les frais de renouvellement, puis rappelez pour prévenir de votre déménagement et comparez les deux rapports de séance.