Quatre expressions à connaître avant d'ouvrir l'e-mail
Ces quatre expressions apparaissent dans un très grand nombre de mails internes au Japon. Le premier ouvre le message, le dernier masque généralement la demande réelle. Si vous les reconnaissez instantanément, vous pouvez plutôt consacrer votre énergie de lecture aux détails.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お疲れ様です。 | Otsukaresama desu. | Bonjour (salutation entre collègues) |
| 打ち合わせ | uchiawase | une réunion de travail, une discussion |
| 資料 | shiryō | documents, supports |
| ご確認ください。 | Gokakunin kudasai. | Merci de vérifier. |
L'e-mail, partie 1 : la salutation et le changement
Sato de l'équipe commerciale écrit à un collègue, Yamamoto, l'après-midi précédant un rendez-vous avec un client. Lisez d’abord le japonais et essayez de trouver le fait le plus important avant de regarder la traduction.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 件名：明日の打ち合わせについて | Kenmei: ashita no uchiawase ni tsuite | Objet : À propos de la réunion de demain |
| 山本さん | Yamamoto san | Yamamoto-san, |
| お疲れ様です。営業部の佐藤です。 | Otsukaresama desu. Eigyōbu no Satō desu. | Bonjour, ici Sato des ventes. |
| 昨日は会議の準備を手伝っていただき、ありがとうございました。 | Kinō wa kaigi no junbi o tetsudatte itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci de m'avoir aidé à préparer la réunion d'hier. |
| 明日の打ち合わせについて、ご連絡いたします。 | Ashita no uchiawase ni tsuite, gorenraku itashimasu. | J'écris à propos de la réunion de demain. |
| お客様のご都合により、開始時間が午前十時から午後二時に変更になりました。 | Okyakusama no gotsugō ni yori, kaishi jikan ga gozen jūji kara gogo niji ni henkō ni narimashita. | En raison de l'emploi du temps du client, l'heure de début a été modifiée de 10h à 14h. |
| 場所は前回と同じ、三階の第二会議室です。 | Basho wa zenkai to onaji, sangai no daini kaigishitsu desu. | Le lieu est le même que la dernière fois : Salle de réunion 2 au troisième étage. |
| なお、会議室は午前中、別の部署に予約されているため、早めに入ることはできません。 | Nao, kaigishitsu wa gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru tame, hayame ni hairu koto wa dekimasen. | Attention, un autre service a réservé la salle pour la matinée, nous ne pouvons donc pas y aller tôt. |
L'e-mail, partie 2 : la pièce jointe, la demande et la clôture
La seconde moitié contient le véritable travail. Recherchez ce que Yamamoto est invité à faire, ce que Sato propose de faire et qui d'autre viendra à la réunion.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 当日使う資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけると助かります。 | Tōjitsu tsukau shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni gokakunin itadakeru to tasukarimasu. | J'ai joint les documents de la journée, il serait donc utile que vous puissiez les vérifier au préalable. |
| 特に、五ページの売上の数字は、先月のデータで作成しております。 | Toku ni, go pēji no uriage no sūji wa, sengetsu no dēta de sakusei shite orimasu. | En particulier, les chiffres de ventes de la page 5 sont basés sur les données du mois dernier. |
| 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします。 | Saishin no sūji ga hitsuyō de areba, honjitsu-chū ni shūsei itashimasu. | Si les derniers chiffres sont nécessaires, je les mettrai à jour d’ici la fin de la journée. |
| 当日は先方の部長もいらっしゃる予定です。 | Tōjitsu wa senpō no buchō mo irassharu yotei desu. | Le chef de service du client est également attendu. |
| 鈴木部長によると、話の中心は来年の新商品になるそうです。 | Suzuki buchō ni yoru to, hanashi no chūshin wa rainen no shinshōhin ni naru sō desu. | Selon notre manager Suzuki, la discussion portera sur les nouveautés de l'année prochaine. |
| そのため、新商品のパンフレットも十部ほど用意しておきます。 | Sono tame, shinshōhin no panfuretto mo jūbu hodo yōi shite okimasu. | Je préparerai donc également une dizaine d'exemplaires de la brochure du nouveau produit. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à me le faire savoir. |
| お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Désolé de vous déranger lorsque vous êtes occupé et merci d'avance. |
| 営業部 佐藤 | Eigyōbu Satō | Sato, service commercial |
Notes de vocabulaire
La plupart de ces mots sont des mots commerciaux que vous rencontrerez encore et encore. Plusieurs ont un équivalent courant, qui est donné dans la glose pour que vous puissiez voir le changement de registre.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 件名 | kenmei | sujet (d'un email) |
| 営業部 | eigyōbu | service commercial |
| 都合 | tsugō | commodité, calendrier (ご都合 est poli) |
| 変更になる | henkō ni naru | à modifier (formel pour 変わる) |
| 部署 | busho | département, section |
| 添付する | tenpu suru | joindre (un fichier) |
| 事前に | jizen ni | à l'avance (formel pour 前もって) |
| 本日中に | honjitsu-chū ni | d'ici la fin de la journée (formel pour 今日中に) |
| 先方 | senpō | l'autre partie, le côté client |
| 部 | bu | comptoir pour copies de documents |
| 不明な点 | fumei na ten | points peu clairs, questions |
当日 (tōjitsu) signifie le jour lui-même et 前回 (zenkai) signifie la dernière fois. Les deux sont beaucoup plus courants dans l’écrit que dans le discours informel, où les gens disent その日 et この前.
Notes de grammaire : lire le keigo et les structures N3
1. Des formes humbles pour les propres actions de l'écrivain. ご連絡いたします (je vous contacterai), 添付いたしました (j'ai joint), 作成しております (cela a été fait par moi) et 修正いたします (je vais le réparer) abaissent tous l'écrivain. Une règle rapide : いたします et おります décrivent presque toujours ce que fait l'écrivain ou son côté.
2. Formes respectueuses des actions des autres. いらっしゃる est la forme respectueuse de 来る, utilisée pour le manager du client. ご確認いただける et 手伝っていただき utilisent いただく, recevant une faveur, de sorte que les actions du collègue sont traitées avec respect. Si une phrase contient いただく, l'action appartient au lecteur.
3. 〜ば comme 〜であれば. Avec les noms et les adjectifs な, le conditionnel ば est であれば : 必要であれば, si cela est nécessaire. Il est légèrement plus formel que 必要なら et est très courant dans la rédaction commerciale.
4. 〜によると〜そうです et le passif. Sato rapporte les propos du manager avec によると et そうです, la manière claire et professionnelle de transmettre l'information. Le passif 予約されている (a été réservé) se concentre sur la chambre, pas sur qui l'a réservée.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Modèle 1 : je vous enverrai les documents. (humble) |
| 社長がいらっしゃいました。 | Shachō ga irasshaimashita. | Modèle 2 : Le président de l’entreprise est arrivé. (respectueux) |
| ご質問があれば、お知らせください。 | Goshitsumon ga areba, oshirase kudasai. | Modèle 3 : Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me le faire savoir. |
| 課長によると、会議は延期になるそうです。 | Kachō ni yoru to, kaigi wa enki ni naru sō desu. | Schéma 4 : Selon le chef de section, la réunion sera reportée. |
Trois erreurs courantes en lisant des e-mails professionnels
Les apprenants de N3 comprennent généralement les mots contenus dans un e-mail comme celui-ci, mais lisent mal qui fait quoi ou manquent la demande. Ces trois pièges sont à l’origine de la plus grande confusion.
- Traiter chaque formule comme un contenu. いつもお世話になっております, お疲れ様です et よろしくお願いいたします ne contiennent presque aucune information. Sautez-les lors de la première lecture et recherchez les nombres, les lieux et les verbes d'action.
- Requête manquante car elle n'a pas de ください. ご確認いただけると助かります et ご在宅をお願いいたします sont des demandes aussi fermes que n’importe quel ordre. Si une phrase mentionne à quel point quelque chose pourrait aider, elle vous demande de le faire.
- Mélanger l'acteur. ご連絡いたします (humble) est quelque chose que l'écrivain fait ; ご確認いただける (recevoir une faveur) est quelque chose que le lecteur fait. En cas de doute, les formes humbles désignent l'écrivain et いただく vous désignent.
Une habitude utile consiste à rédiger un résumé d’une ligne en anglais après avoir lu un courrier électronique professionnel : ce qui a changé, ce que vous devez faire et quand. Pour cet email : la réunion est désormais à 14 heures, vérifiez la pièce jointe aujourd'hui et dites à Sato si les chiffres doivent être mis à jour.
Questions de compréhension
Ces questions testent les faits, ce que vous ne devez pas manquer lorsque vous lisez un véritable e-mail professionnel. Répondez par une courte phrase polie.
- Question 1 : À quelle heure commence la réunion maintenant ?
- Question 2 : Pourquoi ne peuvent-ils pas entrer plus tôt dans la salle de réunion ?
- Question 3 : Que fera Sato si les chiffres les plus récents sont nécessaires ?
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 午後二時からです。 | Gogo niji kara desu. | Réponse 1 : De 14h à 18h |
| 午前中、別の部署に予約されているからです。 | Gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru kara desu. | Réponse 2 : Parce qu'un autre département l'a réservé pour la matinée. |
| 本日中に資料を修正します。 | Honjitsu-chū ni shiryō o shūsei shimasu. | Réponse 3 : Sato mettra à jour les documents d'ici la fin de la journée. |
Lisez-le à voix haute comme le ferait un collègue
Lire un e-mail à voix haute semble étrange, mais c'est le moyen le plus rapide de rendre automatiques les formules keigo. Ces lignes sortent également de la bouche des gens lors des réunions et au téléphone.
- Lisez l'intégralité de l'e-mail en silence une fois et notez la nouvelle heure et la nouvelle salle.
- Lisez les cinq lignes de formule à haute voix jusqu'à ce qu'elles soient fluides : お疲れ様です, ご連絡いたします, ご確認いただけると助かります, ご不明な点がございましたら, よろしくお願いいたします.
- Lisez la deuxième partie à voix haute, à une vitesse calme et régulière, comme si vous la lisiez à Yamamoto en personne.
- Dites les trois faits de mémoire en japonais familier, puis en japonais poli.
- Relisez l'e-mail et chronométrez-vous. Essayez d'aller plus vite chaque jour pendant une semaine sans perdre les voyelles longues en 営業 (eigyō) et 本日中 (honjitsu-chū).
Démêlez toute ligne qui reste floue
Si une phrase résiste toujours, collez-la dans Mocchi après /explain. 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします est un bon test : Mocchi le divise en condition, temps et verbe humble, et vous dit qui fait quoi. Mocchi garde une trace des formes de keigo sur lesquels vous continuez à poser des questions, afin qu'un /review ultérieur puisse les ramener lorsque vous risquez de les oublier.
Pour entendre la même politesse dans le discours, ouvrez AI Sensei, choisissez Ibuki-sensei et demandez à Ibuki-sensei de jouer Yamamoto. Parlez-lui du changement de réunion dans vos propres mots, poliment, et laissez-la vous poser des questions sur les documents.