La visite en quatre temps
Une visite client comporte quatre moments où les mots sont presque figés : entrer dans une chambre, se présenter, recevoir une carte et sortir. Si ces quatre lignes se déroulent sans problème, le reste de la visite, la réunion elle-même, peut se dérouler dans un japonais plus simple et poli et cela ne dérangera personne.
Shitsurei itashimasu fait beaucoup de travail. Littéralement, je commet une impolitesse, on dit lorsque vous frappez et entrez, lorsque vous vous asseyez après avoir été invité, lorsque vous interrompez et lorsque vous partez. Sa forme simple et polie, shitsurei shimasu, est celle que vous entendez entre collègues.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Excusez-moi. (en entrant dans une pièce) |
| さくら商事のリーと申します。 | Sakura Shōji no Rī to mōshimasu. | Je suis Lee, de Sakura Trading. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Merci. (en recevant une carte) |
| お邪魔いたしました。 | Ojama itashimashita. | Merci de m'avoir reçu. (en partant) |
Arriver, en trois registres
Comparez la façon dont vous diriez les mêmes choses en arrivant chez un ami, au bureau d'un collègue et à la réception d'un client. La version ami est détendue, la version collègue est polie mais directe, et la version client ajoute deux couches : des verbes humbles pour ce que vous faites et le cadre formel qui indique au réceptionniste exactement quoi faire ensuite.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 着いたよ。田中さんいる？ | Tsuita yo. Tanaka san iru? | Je suis là. Est-ce que Tanaka est là ? (familier) |
| 着きました。田中さんはいますか。 | Tsukimashita. Tanaka san wa imasu ka. | Je suis arrivé. Est-ce que Tanaka est là ? (poli) |
| 営業部の田中様と三時にお約束をいただいております。 | Eigyōbu no Tanaka sama to sanji ni oyakusoku o itadaite orimasu. | J'ai rendez-vous à 15 heures avec M. Tanaka aux ventes. (keigo) |
| ちょっと見せて。 | Chotto misete. | Laissez-moi voir. (familier) |
| 見てもいいですか。 | Mite mo ii desu ka. | Puis-je regarder ? (poli) |
| 拝見してもよろしいでしょうか。 | Haiken shite mo yoroshii deshō ka. | Puis-je jeter un oeil ? (humble) |
De nombreux visiteurs au Japon arrivent cinq à dix minutes plus tôt, enlèvent leur manteau avant d'entrer dans le bâtiment et le portent plié sur le bras. Les coutumes varient selon l'entreprise et la saison, alors surveillez ce que font les autres, mais arriver à la réception exactement à l'heure, plutôt que très tôt, est une habitude courante.
À la réception
Les grands bureaux disposent d'un bureau doté de personnel ; de nombreux plus petits disposent d'un téléphone ou d'une tablette dans le hall sur lequel vous appelez le département. Dans les deux cas, le contenu est le même : qui vous êtes, qui vous voyez et quand. Le réceptionniste utilisera des formes humbles à propos de son propre collègue, alors écoutez Tanaka sans sama ; c'est la règle uchi-soto au travail, pas l'impolitesse.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Réceptionniste : Bienvenue. |
| さくら商事のリーと申します。営業部の田中様と三時にお約束をいただいております。 | Sakura Shōji no Rī to mōshimasu. Eigyōbu no Tanaka sama to sanji ni oyakusoku o itadaite orimasu. | Vous : Je m'appelle Lee de Sakura Trading. J'ai rendez-vous à 15 heures avec M. Tanaka aux ventes. |
| さくら商事のリー様ですね。お待ちしておりました。 | Sakura Shōji no Rī sama desu ne. Omachi shite orimashita. | Réceptionniste : Lee de Sakura Trading, oui. Nous vous attendions. |
| ただいま田中を呼んでまいりますので、こちらでお待ちください。 | Tadaima Tanaka o yonde mairimasu node, kochira de omachi kudasai. | Réceptionniste : Je vais chercher Tanaka maintenant ; s'il vous plaît, attendez ici. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Vous : Merci. |
| お世話になっております。さくら商事のリーと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī to mōshimasu. | Vous, sur un téléphone du lobby : Bonjour, je m'appelle Lee de Sakura Trading. |
Être conduit à la salle et s'asseoir
Lorsque votre hôte vient vous chercher, suivez-le et attendez qu'on vous indique où vous asseoir. Dans de nombreuses salles de réunion japonaises, le siège le plus éloigné de la porte est le siège invité, kamiza, et l'hôte vous l'indiquera généralement. Ne vous asseyez pas jusqu'à ce qu'ils vous invitent et dites shitsurei itashimasu pendant que vous vous asseyez. Posez votre sac par terre à côté de votre chaise plutôt que sur la table.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| どうぞ、こちらへ。 | Dōzo, kochira e. | Animateur : Par ici, s'il vous plaît. |
| どうぞおかけください。 | Dōzo okake kudasai. | Animateur : Veuillez vous asseoir. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Vous : Merci. (pendant que tu t'assois) |
| 本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。 | Honjitsu wa oisogashii tokoro, ojikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Vous : Merci d'avoir pris du temps pour nous aujourd'hui. |
L'échange de cartes de visite, ligne par ligne
Les cartes de visite, meishi, sont généralement échangées debout, au début, avant que quiconque ne s'assoie. Le visiteur propose normalement en premier. Tenez votre carte à deux mains, face à l'autre personne pour qu'elle puisse la lire, et dites votre introduction complète. Lorsque vous recevez sa carte, prenez-la à deux mains, dites chōdai itashimasu et lisez-la un instant. Pendant la réunion, de nombreuses personnes gardent les cartes sur la table dans l’ordre dans lequel les gens sont assis.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| はじめまして。さくら商事営業部のリーと申します。 | Hajimemashite. Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Vous : Comment allez-vous. Je m'appelle Lee, Sakura Ventes commerciales. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Vous : C'est un plaisir de vous rencontrer. |
| 青山電機の田中です。よろしくお願いいたします。 | Aoyama Denki no Tanaka desu. Yoroshiku onegai itashimasu. | Animateur : Je m'appelle Tanaka de Aoyama Electric. Heureux de vous rencontrer. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Vous : Merci. (prenant la carte) |
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Vous : Excusez-moi, comment dois-je lire votre nom ? |
| 申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして。 | Mōshiwake gozaimasen. Tadaima meishi o kirashite orimashite. | Vous : Je suis vraiment désolé, je n'ai plus de cartes. |
| 申し遅れました。 | Mōshiokuremashita. | Pardonnez-moi de ne pas me présenter plus tôt. |
Quelques mots de conversation, puis les affaires
La plupart des hôtes commencent par une minute de conversation : la météo, le voyage, si vous avez facilement trouvé le bureau. Répondez brièvement et positivement, puis laissez l'hôte passer aux affaires, ou déplacez-vous vous-même avec sassoku desu ga, si je peux y aller directement.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お足元の悪い中、ありがとうございます。 | Oashimoto no warui naka, arigatō gozaimasu. | Animateur : Merci d'être venu par ce temps. |
| すぐにお分かりになりましたか。 | Sugu ni owakari ni narimashita ka. | Animateur : Vous nous avez trouvé facilement ? |
| はい、駅からすぐでしたので。 | Hai, eki kara sugu deshita node. | Vous : Oui, c'est juste à côté de la gare. |
| 早速ですが、本日の資料をご説明させていただきます。 | Sassoku desu ga, honjitsu no shiryō o gosetsumei sasete itadakimasu. | Vous : Si vous me le permettez, je vais vous expliquer les documents d'aujourd'hui. |
Quitter la salle et le bâtiment
Remerciez votre hôte pour son temps, faites vos bagages et levez-vous. Dites shitsurei itashimasu à la porte de la salle de réunion. Si l'hôte vous accompagne jusqu'à l'ascenseur ou à l'entrée, remerciez-le encore une fois ; kochira de kekkō desu leur dit poliment qu’ils n’ont pas besoin d’aller plus loin. De nombreuses personnes s'inclinent lorsque les portes de l'ascenseur se ferment et empêchent les discussions professionnelles d'entrer dans l'ascenseur.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。 | Honjitsu wa kichō na ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci pour votre temps précieux aujourd'hui. |
| それでは、失礼いたします。 | Soredewa, shitsurei itashimasu. | Eh bien, je vais prendre congé. |
| こちらで結構です。 | Kochira de kekkō desu. | S'il vous plaît, vous n'avez pas besoin de me voir plus loin. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | J'ai hâte de travailler avec vous. |
Keigo trop humble ou mal placé
Deux types d’erreurs sont courantes lors des visites. La première consiste à empiler des formes humbles sur un verbe jusqu'à ce qu'il paraisse servile. La seconde consiste à utiliser un verbe humble pour l'action du client, ce qui le rabaisse ; le verbe mairu, par exemple, est humble, il correspond donc à vos propres allées et venues mais jamais à celles du client.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お伺いさせていただきます。 | Oukagai sasete itadakimasu. | Je vais visiter. (empilé humble : à éviter) |
| 伺います。 | Ukagaimasu. | Je vais visiter. (forme humble et propre) |
| こちらに参られますか。 | Kochira ni mairaremasu ka. | Veux-tu venir ici ? (humble pour le client : faux) |
| こちらにいらっしゃいますか。 | Kochira ni irasshaimasu ka. | Veux-tu venir ici ? (correct respectueux) |
| ご覧になられましたか。 | Goran ni nararemashita ka. | L'avez-vous vu ? (doubler keigo) |
| ご覧になりましたか。 | Goran ni narimashita ka. | L'avez-vous vu ? (correct) |
Répétez la visite, de l'accueil à l'ascenseur
Commencez par Mocchi : saisissez les détails d'une visite que vous avez à venir, l'entreprise du client, la personne et l'heure, et demandez votre ligne d'accueil, votre ligne d'échange de carte et deux réponses pour une petite conversation. Mocchi les écrit, explique quels verbes sont humbles et lesquels sont respectueux, et garde une trace des formes sur lesquelles vous hésitez.
Parcourez-le ensuite à voix haute avec Ibuki-sensei dans AI Sensei. Demandez au Sensei de jouer d'abord le réceptionniste puis le client, d'évoquer la météo ou le voyage avant les affaires, et de vous corriger chaque fois que vous utilisez un verbe humble pour le client.