Le cadre autour de chaque e-mail professionnel
Considérez un e-mail professionnel japonais comme une image dans un cadre. Le cadre comporte cinq parties : le nom du destinataire avec l'entreprise et le service, un message d'ouverture, une ligne indiquant qui vous êtes, le corps et une ligne de clôture suivie de votre signature. Les lecteurs parcourent le cadre pour voir si vous comprenez la relation, puis lisent le corps pour connaître le contenu.
Parmi les lignes directrices, quatre reviennent si souvent qu’elles méritent d’être apprises avant toute autre chose. Le premier s'adresse aux personnes extérieures à l'entreprise avec laquelle vous travaillez déjà, le second ferme presque tous les e-mails, le troisième ouvre un premier contact et le quatrième ouvre le courrier interne.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Merci pour votre soutien continu. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Merci d'avance. (formule de clôture) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | Pardonnez ce message soudain. |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Bonjour. (aux collègues, interne) |
Un même message en trois registres
Voici le même court message, envoyant un fichier et demandant au lecteur de le vérifier, écrit à un ami, à un collègue de votre équipe et à un client. Le contenu change à peine ; le cadre et les verbes font. La version décontractée conviendrait parfaitement à une application de chat. La version simple et polie est naturelle pour le courrier interne. La version keigo correspond à ce qu'attend un client.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | Ami : Envoi du fichier. Jetez un oeil ! (familier) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | Collègue : Bonjour. Voici le fichier. Veuillez le vérifier. (poli) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Client : J'envoie le fichier. Je vous serais reconnaissant si vous pouviez le vérifier. (keigo) |
| Partie | Ami | Collègue | Client |
|---|---|---|---|
| Ouverture | Aucun, ou un petit salut | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| Verbe pour envoyer | Okuru (plaine) | Okurimasu (poli) | Ookuri itashimasu (humble) |
| Demande | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| Clôture | Aucun ou un emoji | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
Choisir la ligne d'ouverture par situation
L'ouverture doit correspondre à ce qui s'est passé entre vous et le lecteur. La plupart du temps, il s'agit de la norme osewa ni natte orimasu, mais quelques situations la remplacent ou l'étendent. Il est courant d'ajouter la ligne de situation juste après le message d'accueil : remerciez-les pour la réunion d'hier ou excusez-vous pour une réponse lente, avant d'entrer dans le vif du sujet.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Merci, comme toujours, pour votre soutien. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | C'est la première fois que je vous écris. |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | Désolé de réécrire si tôt. |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Je m'excuse pour ma réponse tardive. |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci pour votre temps l'autre jour. |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | Cela fait longtemps que je n'ai pas écrit. |
Tabitabi shitsurei itashimasu est utile lorsque vous envoyez un deuxième email le même jour, par exemple parce que vous avez oublié une pièce jointe. Gobusata shite orimasu est destiné aux personnes que vous n'avez pas contactées depuis des mois ; il est humble et légèrement formel, il convient donc aux clients et aux contacts plus âgés.
Dire qui vous êtes
Après l'ouverture, nommez-vous avec votre entreprise. Dans le courrier externe, utilisez de gozaimasu ou desu après votre nom ; à un nouveau contact, à mōshimasu est la norme. N'ajoutez pas de san ou de titre à votre propre nom, et en japonais, votre entreprise vient en premier, puis votre service si nécessaire, puis votre nom.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Voici Lee de Sakura Trading. (officiel) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Je m'appelle Lee, Sakura Ventes commerciales. (premier contact) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | J'écris sur la recommandation de M. Sato. |
Formules de clôture, du courant au très formel
La ligne de clôture fonctionne comme un arc à la fin du message. Yoroshiku onegai itashimasu est la valeur par défaut. Vous pouvez l'adapter au corps en ajoutant ce que vous demandez, ou en ajoutant hikitsuzuki, à l'avenir, lorsque la relation se poursuit. Pour une demande sérieuse, des excuses ou un lecteur senior, adressez-vous à nanitozo et mōshiagemasu.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | J'ai hâte de continuer à travailler avec vous. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Je vous serais reconnaissant si vous pouviez le vérifier. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | Je vous serais reconnaissant si vous pouviez y réfléchir. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | J'espère que nous pourrons continuer à travailler ensemble. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Avec mes sincères remerciements d'avance. (très formel) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Juste un petit mot pour l'instant. |
Un e-mail modèle complet, ligne par ligne
Voici un court e-mail adressé à un client après une réunion, lui envoyant les documents demandés. Chaque ligne est dans le cadre sauf les deux du milieu. Lisez-le à haute voix une fois ; le rythme des lignes du cadre fait partie de ce qui les fait tenir.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | M. Sato, service des ventes, Aoyama Electric Co., Ltd. |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Merci comme toujours. Voici Lee de Sakura Trading. |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci pour votre temps à la réunion de l'autre jour. |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | J'ai joint les documents que vous avez demandés ; veuillez les vérifier. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à me le faire savoir. |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | J'ai hâte de continuer à travailler avec vous. |
Ouvertures mal assorties et sur-keigo
La plupart des erreurs de courrier électronique ne sont pas des erreurs de grammaire. Ce sont des lignes directrices qui ne correspondent pas à la relation, ou un langage tellement humble que le lecteur doit creuser pour répondre à la demande. Ce sont celles que les apprenants font le plus souvent.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | Permettez-moi d'envoyer le fichier. (bien une fois, lourd si répété) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | J'envoie le fichier. (forme humble et propre) |
- Osewa ni natte orimasu dans un premier email adressé à un inconnu : le lecteur ne s'est pas encore occupé de vous. Utilisez un ouvre-porte au premier contact.
- Un titre plus sama, comme dans Tanaka buchō sama. De nombreux lecteurs voient cela comme une forme honorifique doublée ; écrivez Tanaka buchō ou Tanaka sama. Sur la ligne d'adresse, buchō Tanaka sama est souvent accepté.
- Minasama kakui : kakui signifie déjà tout le monde, donc l'ajout de minasama le double. Écrivez kakui seul ou minasama seul.
- Sasete itadakimasu sur chaque verbe. Un ou deux suffisent ; cinq dans un court service sonore d'e-mail. Les formes simples et humbles telles que ookuri itashimasu sont plus propres.
- Gokurōsama desu à un client ou à un manager : beaucoup de gens pensent que c'est pour ceux en dessous de vous. Utilisez otsukaresama desu à l’intérieur de l’entreprise et osewa ni natte orimasu à l’extérieur.
Construisez un cadre que vous pouvez réutiliser
Tapez une situation réelle en Mocchi, par exemple : J'écris à un client pour la première fois après qu'un collègue nous a présenté ; donnez-moi l'ouverture, l'auto-présentation et la clôture, et expliquez le niveau de chacun. Mocchi écrit les lignes du cadre, explique pourquoi chacune d'elles correspond et se souvient des situations sur lesquelles vous avez posé des questions, afin que vous puissiez demander un quiz rapide à ce sujet quelques jours plus tard avec /review.
Pour garder les lignes en tête entre les e-mails, transformez vos cinq ouvertures et fermetures préférées en cartes avec /create-flashcards, puis jouez à Flashcard Flip depuis la page des jeux avec votre propre deck. Faire correspondre le texte japonais à la situation, et pas seulement à une traduction, est la compétence dont vous avez besoin lorsque vous vous asseyez pour écrire.