De vier zinnen waarmee je de meeste zakelijke gesprekken afhandelt
De meeste inkomende oproepen op een Japans kantoor volgen hetzelfde pad: u begroet, u identificeert het bedrijf, u zoekt uit wie de beller wil, en u verbindt het gesprek door of u legt uit dat de persoon niet beschikbaar is en neemt een bericht aan. Vier regels doen het meeste werk, en ze zijn allemaal al keigo, dus je hoeft ze niet op te bouwen op basis van grammaticaregels die onder druk staan.
Veel kantoren hebben ook een gewoonte die de moeite waard is om te kopiëren: als de telefoon meer dan ongeveer drie keer overgaat voordat je opneemt, begin dan met omatase itashimashita, sorry dat ik je heb laten wachten. Het klinkt klein, maar bellers merken het.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Bedankt voor uw telefoontje. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Een ogenblik, alstublieft. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | Hij of zij is nu niet aan het bureau. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Wij bellen u terug. (bescheiden) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Ja, Sakura Handel aan het woord. (formeel) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Sorry dat ik je heb laten wachten. |
Hetzelfde verzoek in drie registers
Leerlingen kennen vaak de informele vorm en de desu/masu-vorm van een zin, maar lopen vast als ze de telefoonversie nodig hebben. Het helpt om de drie naast elkaar te zien: de betekenis blijft hetzelfde, alleen de afstand verandert. De informele lijn is voor vrienden en familie. De eenvoudige beleefde lijn is correct Japans en prima met een collega die u kent, maar op een bedrijfslijn naar een externe beller klinkt het een beetje kaal. Lijn keigo is wat de beller verwacht.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Wacht even. (informeel) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Wacht alstublieft even. (beleefd) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | Kunt u even wachten? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | Wie is het? (informeel) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | Hoe heet je? (beleefd, maar bot) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | Mag ik vragen wie er belt? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | Ik zal het ze vertellen. (informeel) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | Ik zal het ze vertellen. (beleefd) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Ik zal dat doorgeven. (nederig) |
| Register | Wie hoort het op een werktelefoon? | Wat het signaleert |
|---|---|---|
| Casual | Niemand op een bedrijfslijn; alleen privégesprekken met vrienden | Nabijheid; op een werklijn klinkt het onzorgvuldig |
| Gewoon beleefd (desu/masu) | Een collega belt vanaf een andere verdieping | Correct en vriendelijk, maar mager voor een externe beller |
| Keigo (respectvol + bescheiden) | Klanten, opdrachtgevers, leveranciers, iedereen daarbuiten | Dat u namens het bedrijf spreekt |
Voorbeeldgesprek: degene die ze zoeken is er niet
Dit is het meest voorkomende telefoontje dat een junior medewerker afhandelt. De beller wil uw collega Tanaka, die in vergadering is. Let op drie dingen: de beller gebruikt Tanaka-sama en respectvolle werkwoorden, jij gebruikt gewone Tanaka en bescheiden werkwoorden, en je herhaalt het telefoonnummer voordat je het gesprek beëindigt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Jij: Bedankt voor het bellen. Sakura Handelsverkopen, Lee aan het woord. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Beller: Dit is Sato van Aoyama Elektrisch. Bedankt voor uw steun. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Jij: Jij ook bedankt voor de jouwe. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Beller: Pardon, is meneer Tanaka beschikbaar? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Jij: Het spijt me heel erg. Tanaka is momenteel in vergadering. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Beller: Rond hoe laat zal hij terug zijn? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Jij: Tanaka zou om drie uur terug moeten zijn. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Jij: Zullen we je terugbellen als Tanaka terugkomt? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Beller: Ja, alstublieft. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Jij: Mag ik voor de zekerheid je nummer? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Beller: Het is 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | U: Ik herhaal: de heer Sato van Aoyama Electric, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Jij: Ik zal het zeker doorgeven. Dit was Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Beller: Dank u. Tot ziens. |
Een boodschap noteren waarvoor niemand hoeft terug te bellen
Een berichtenstrookje heeft alleen zin als uw collega er actie op kan ondernemen zonder u eerst te bellen. Verzamel deze zes dingen en bevestig de spelling van namen waarvan u niet zeker bent. Vragen hoe een naam wordt geschreven is normaal en beleefd; gissen is dat niet.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Als je wilt, zal ik dan een boodschap aannemen? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | Hoe wordt je naam geschreven in kanji? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Sorry, ik kan je niet goed verstaan. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | Kunt u dat nog een keer zeggen? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Zeker. (bescheiden, heel gebruikelijk) |
- De naam en het bedrijf van de beller, met de kanji als je die kunt achterhalen
- Hun telefoonnummer, cijfer voor cijfer herhaald
- Waar het gesprek over gaat, in één regel
- Of ze nu teruggebeld willen worden, nog een keer willen bellen, of gewoon willen dat de boodschap wordt doorgegeven
- Het tijdstip van de oproep
- Je eigen naam, zodat je collega weet aan wie hij deze moet vragen
Uchi en soto: verlaag je eigen collega's
Dit is de regel die leerlingen het meest verrast. Binnen kantoor bel je je manager Tanaka-buchō en gebruik je respectvolle werkwoorden over hem/haar. Op het moment dat u met een externe beller spreekt, wordt uw manager onderdeel van uw kant, uchi, en de beller is soto. Je laat san en de functietitel achter de naam vallen, en je gebruikt bescheiden werkwoorden over je eigen manager, precies zoals je over jezelf zou doen.
Het kan respectloos overkomen tegenover je baas, maar het tegendeel is waar: je eigen collega eren bij een klant klinkt alsof je je bedrijf boven de klant verheft.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | Meneer Tanaka is er niet. (fout tegen een buitenstaander) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Ik ben bang dat Tanaka weg is. (juist) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Onze manager, Tanaka, zei het. (tegen een buitenstaander) |
| Je hebt het over je manager Tanaka | Naar een collega binnen | Naar een externe beller |
|---|---|---|
| Hoe je ze noemt | Tanaka-buchō of Tanaka-san | Tanaka, of buchō geen Tanaka |
| Zit in vergadering | Kaigi ni dete irasshaimasu (respectvol) | Kaigichū de gozaimasu (formeel) |
| Is niet op kantoor | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (bescheiden) |
| Zei iets | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (bescheiden) |
Een gesprek doorverbinden en een gesprek aannemen
Wanneer de persoon aan zijn bureau zit, zet u de beller in de wacht en geeft u het gesprek door. Voordat u doorverbindt, vertelt u uw collega wie er belt. De collega die opneemt, krijgt een vaste lijn te zien die de beller vertelt dat de doorschakeling is gelukt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Jij: Voor Tanaka? Ik zal je doorverbinden. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Jij, tegen een collega: Oproep van de heer Sato, Aoyama Elektriciteit. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Collega: Tanaka spreekt; Ik heb de oproep aangenomen. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Ik geef je door aan de verantwoordelijke persoon; een moment. |
Merk op dat je op kantoor, terwijl je met Tanaka praat, weer Tanaka-san gebruikt. De uchi-soto-schakelaar gebeurt in dezelfde minuut, afhankelijk van wie er luistert.
Valkuilen van te veel keigo en andere veelgemaakte fouten
Zodra leerlingen keigo ontdekken, hebben ze de neiging om het te stapelen. Twee eervolle vormen op één werkwoord, nijū keigo of dubbel keigo, is ook een van de meest voorkomende fouten onder Japanse nieuwe medewerkers, en het is iets wat een zorgvuldige beller opmerkt. Een paar vormen zoals ukagatte orimasu worden zo veel gebruikt in het bedrijfsleven dat mensen ze accepteren; de onderstaande zijn degene die als eerste moeten worden opgelost.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Gezegd (dubbel keigo: vermijden) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Said (juiste respectvolle vorm) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Ik zal eens kijken (al te bescheiden) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Ik zal eens kijken (juiste bescheiden vorm) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | Was dat in orde? (velen vinden dit niet leuk) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | Is dat in orde? (de veilige vorm) |
- Zeggen ryōkai shimashita tegen een klant: veel mensen vinden het te informeel; gebruik shōchi itashimashita of kashikomarimashita.
- Een binnenkomend zakelijk gesprek beantwoorden met moshi moshi: veel bedrijven trainen hun personeel om te beginnen met de begroeting en de bedrijfsnaam.
- Gebruik de gozaimasu voor de beller, zoals in Satō-sama de gozaimasu ka. Het werkt in sommige service-instellingen, maar Satō-sama de irasshaimasu ka is de respectvolle vorm.
- Eerst ophangen. Bij klanten wachten veel mensen tot de beller ophangt, of leggen na een korte pauze zachtjes de hoorn neer.
Oefen een heel gesprek voordat de telefoon gaat
Vraag Mocchi iets specifieks, zoals: geef me vijf zinnen over mijn baas die ik moet omzetten van inside-the-office keigo naar outside-caller keigo, en controleer dan mijn antwoorden. Mocchi legt elke correctie uit, en omdat het aantekeningen bijhoudt over wat je steeds mist, zal de schakelaar uchi-soto in latere herhalingen terugkomen totdat hij blijft hangen.
Maak het dan werkelijkheid met je stem. In AI Sensei kiest u Yamada-sensei en vraagt u Sensei om een cliënt af te spelen die om uw manager vraagt. Neem de oproep aan, leg uit dat uw manager afwezig is, neem een nummer en herhaal het terug. Vraag Sensei om voor de tweede keer op normale kantoorsnelheid te spreken; het sessierapport vermeldt de formulieren die u verkeerd heeft ingevuld.