Het raamwerk van elke zakelijke e-mail
Beschouw een Japanse werk-e-mail als een foto in een lijst. Het kader bestaat uit vijf delen: de naam van de ontvanger met bedrijf en afdeling, een openingsgroet, een regel waarin staat wie u bent, de tekst en een slotregel gevolgd door uw handtekening. Lezers bladeren door het frame om te zien of u de relatie begrijpt en lezen vervolgens de hoofdtekst voor de inhoud.
Van de kaderlijnen komen er vier zo vaak naar voren dat ze vooral de moeite waard zijn om te leren. De eerste is voor mensen buiten het bedrijf waarmee u al werkt, de tweede sluit bijna elke e-mail, de derde opent een eerste contact en de vierde opent de interne mail.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Bedankt voor uw voortdurende steun. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Alvast bedankt. (afsluiting) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | Excuses voor dit onverwachte bericht. |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Hallo. (aan collega's, intern) |
Eén bericht in drie registers
Hier is hetzelfde korte bericht, waarin u een bestand verzendt en de lezer vraagt het te controleren, geschreven naar een vriend, naar een collega in uw team en naar een klant. De inhoud verandert nauwelijks; het frame en de werkwoorden doen dat wel. De informele versie zou prima werken in een chat-app. De eenvoudige, beleefde versie is normaal voor interne post. De keigo versie is wat een klant verwacht.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | Vriend: Het bestand wordt verzonden. Kijk eens! (informeel) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | Collega: Hallo. Hier is het bestand. Controleer het alstublieft. (beleefd) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Cliënt: Ik stuur het bestand. Ik zou het op prijs stellen als u het zou kunnen controleren. (keigo) |
| Deel | Vriend | Collega | Cliënt |
|---|---|---|---|
| Opening | Geen, of even hallo | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| Werkwoord voor verzenden | Okuru (gewoon) | Okurimasu (beleefd) | Ookuri itashimasu (bescheiden) |
| Verzoek | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| Sluiten | Geen of een emoji | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
De openingszin kiezen naar situatie
De opener moet aansluiten bij wat er tussen jou en de lezer is gebeurd. Meestal is dat de standaard osewa ni natte orimasu, maar er zijn enkele situaties die deze vervangen of uitbreiden. Het is gebruikelijk om de situatieregel direct na de begroeting toe te voegen: bedank de persoon voor de bijeenkomst van gisteren, of bied uw excuses aan voor een traag antwoord, voordat u ter zake komt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Bedankt, zoals altijd, voor uw steun. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Dit is de eerste keer dat ik u schrijf. |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | Sorry dat ik zo snel weer schrijf. |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Mijn excuses voor mijn late antwoord. |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Bedankt voor je tijd laatst. |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | Het is lang geleden dat ik voor het laatst schreef. |
Tabitabi shitsurei itashimasu is handig als u dezelfde dag een tweede e-mail verzendt, bijvoorbeeld omdat u een bijlage bent vergeten. Gobusata shite orimasu is voor mensen met wie je al maanden geen contact hebt gehad; het is bescheiden en enigszins formeel, dus het past bij klanten en oudere contacten.
Zeggen wie je bent
Noem uzelf na de opener met uw bedrijf. In externe mail gebruik je de gozaimasu of desu achter je naam; naar een nieuw contact, naar mōshimasu is standaard. Voeg geen san of welke titel dan ook toe aan uw eigen naam, en in het Japans komt uw bedrijf op de eerste plaats, dan uw afdeling indien nodig, en dan uw naam.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Dit is Lee van Sakura Trading. (formeel) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Mijn naam is Lee, Sakura Handelsverkoop. (eerste contact) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | Ik schrijf op aanbeveling van de heer Sato. |
Slotzinnen van alledaags tot zeer formeel
De slotzin werkt als een strik aan het einde van het bericht. Yoroshiku onegai itashimasu is de standaardwaarde. Je kunt het bij het lichaam laten passen door toe te voegen waar je om vraagt, of door hikitsuzuki toe te voegen, in de toekomst, als de relatie voortduurt. Voor een serieus verzoek, een verontschuldiging of een ervaren lezer, ga naar nanitozo en mōshiagemasu.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Ik kijk ernaar uit om met u te blijven samenwerken. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Ik zou het op prijs stellen als u het zou kunnen controleren. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | Ik zou het op prijs stellen als u het zou willen overwegen. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Ik hoop dat we kunnen blijven samenwerken. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Met bij voorbaat mijn oprechte dank. (heel formeel) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Even een korte opmerking voor nu. |
Een complete voorbeeldmail, regel voor regel
Hier is een korte e-mail aan een klant na een vergadering, waarin het materiaal wordt verzonden waar hij om vroeg. Elke lijn bevindt zich in het frame, behalve de twee in het midden. Lees het een keer hardop; het ritme van de framelijnen maakt deel uit van wat ze doet plakken.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | De heer Sato, verkoopafdeling, Aoyama Electric Co., Ltd. |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Bedankt zoals altijd. Dit is Lee van Sakura Trading. |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Bedankt voor uw tijd op de bijeenkomst onlangs. |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | Ik heb de materialen waar u om vroeg bijgevoegd; controleer ze alstublieft. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Mocht er iets onduidelijk zijn, laat het mij dan gerust weten. |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Ik kijk ernaar uit om met u te blijven samenwerken. |
Openingen die niet passen en te veel keigo
De meeste e-mailfouten zijn geen grammaticafouten. Het zijn kaderlijnen die niet bij de relatie passen, of zoveel nederig taalgebruik dat de lezer naar het verzoek moet graven. Dit zijn de opdrachten die leerlingen het vaakst maken.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | Sta mij toe het bestand te verzenden. (één keer fijn, zwaar bij herhaling) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Ik stuur het bestand. (schone, bescheiden vorm) |
- Osewa ni natte orimasu in een eerste e-mail aan een vreemde: de lezer heeft nog niet op je gelet. Gebruik een eerste-contact-opener.
- Een titel plus sama, zoals in Tanaka buchō sama. Veel lezers zien dit als een dubbele eerbiedige vorm; schrijf Tanaka buchō of Tanaka sama. Op de adresregel wordt vaak buchō Tanaka sama geaccepteerd.
- Minasama kakui: kakui betekent al iedereen, dus het toevoegen van minasama verdubbelt het. Schrijf kakui alleen of minasama alleen.
- Sasete itadakimasu bij elk werkwoord. Een of twee zijn prima; vijf in een korte e-mail klinkt dienstbaar. Eenvoudige, bescheiden vormen zoals ookuri itashimasu zijn schoner.
- Gokurōsama desu voor een klant of een manager: veel mensen denken dat dit voor degenen onder u is. Gebruik otsukaresama desu binnen het bedrijf en osewa ni natte orimasu daarbuiten.
Bouw een raamwerk dat je kunt hergebruiken
Typ een echte situatie in Mocchi, bijvoorbeeld: Ik schrijf voor de eerste keer naar een klant nadat een collega ons heeft voorgesteld; geef me de opener, de zelfintroductie en de afsluiter, en leg het niveau van elk uit. Mocchi schrijft de kaderlijnen, legt uit waarom ze allemaal passen en onthoudt de situaties waar je naar vroeg, zodat je er een paar dagen later een korte quiz over kunt vragen met /review.
Om de lijnen tussen de e-mails door in je hoofd te houden, verander je je vijf favoriete openers en sluiters in kaarten met /create-flashcards en speel je vervolgens Flashcard Flip vanaf de spelpagina met je eigen kaartspel. Het afstemmen van de Japanse lijn op de situatie, en niet alleen op een vertaling, is de vaardigheid die je nodig hebt als je gaat schrijven.