Keigo voor een klantbezoek: ontvangst, visitekaartjes en vertrek

Het bezoek in vier momenten

Een klantbezoek kent vier momenten waarop de woorden bijna vastliggen: een kamer binnenkomen, jezelf voorstellen, een kaartje ontvangen en weggaan. Als deze vier regels soepel verlopen, kan de rest van het bezoek, de eigenlijke ontmoeting, in eenvoudiger, beleefder Japans worden gevoerd en zal niemand dat erg vinden.

Shitsurei itashimasu doet veel werk. Letterlijk bega ik onbeschoftheid, er wordt gezegd wanneer je klopt en binnenkomt, wanneer je gaat zitten nadat je bent uitgenodigd, wanneer je onderbreekt en wanneer je weggaat. De eenvoudige, beleefde vorm ervan, shitsurei shimasu, hoor je onder collega’s.

UnihongoZakelijk Japans

🚪失礼しつれいいたします。Pardon. (bij het binnengaan van een kamer)

🙂さくら商事しょうじのリーと申もうします。Ik ben Lee van Sakura Trading.

📇頂戴ちょうだいいたします。Dank u wel. (bij het ontvangen van een kaartje)

👋お邪魔じゃまいたしました。Dank u voor uw ontvangst. (bij vertrek)

Aankomen in drie registers

Vergelijk hoe u dezelfde dingen zou zeggen als u aankomt bij de flat van een vriend, bij het bureau van een collega en bij de receptie van een klant. De vriendenversie is ontspannen, de collega-versie is beleefd maar direct, en de cliëntversie voegt twee lagen toe: bescheiden werkwoorden voor wat u doet, en het formele kader dat de receptionist precies vertelt wat hij vervolgens moet doen.

Veel bezoekers in Japan arriveren vijf tot tien minuten te vroeg, trekken hun jas uit voordat ze het gebouw betreden en dragen deze over de arm gevouwen. De gebruiken variëren per bedrijf en per seizoen, dus let op wat anderen doen, maar het is een veel voorkomende gewoonte om precies op tijd bij de receptie te zijn, in plaats van heel vroeg.

Aan de receptiebalie

Grote kantoren hebben een bemand bureau; veel kleinere hebben in de lobby een telefoon of tablet waarmee je de afdeling kunt bellen. In beide gevallen is de inhoud hetzelfde: wie je bent, wie je ziet en wanneer. De receptioniste gebruikt bescheiden vormen over hun eigen collega, dus luister naar Tanaka zonder sama; dat is de uchi-soto regel op het werk, niet onbeschoftheid.

Binnengeleid worden en plaatsnemen

Wanneer uw gastheer u komt halen, volgt u hem en wacht u tot u wordt verteld waar u moet zitten. In veel Japanse vergaderruimten is de stoel die het verst van de deur verwijderd is de stoel voor gasten, kamiza, en de gastheer zal u daar doorgaans naar wijzen. Ga niet zitten voordat ze je uitnodigen, en zeg shitsurei itashimasu terwijl je zit. Zet je tas op de grond naast je stoel in plaats van op tafel.

Het uitwisselen van visitekaartjes, regel voor regel

Visitekaartjes, meishi, worden in het begin meestal staand uitgewisseld, voordat iemand gaat zitten. De bezoeker biedt normaal gesproken als eerste aan. Houd uw kaart met beide handen vast, met uw gezicht naar de andere persoon gericht, zodat deze deze kan lezen, en spreek uw volledige introductie uit. Wanneer u hun kaart ontvangt, pakt u deze met beide handen vast, bijvoorbeeld chōdai itashimasu, en leest u deze even. Tijdens de bijeenkomst houden veel mensen de kaarten op tafel, in de volgorde waarin mensen zitten.

Eerst een praatje, dan zaken

De meeste hosts openen met een minuutje praten: het weer, de reis, of je het kantoor gemakkelijk hebt gevonden. Antwoord kort en positief en laat de gastheer vervolgens aan de slag gaan, of ga er zelf naartoe met sassoku desu ga, als ik er meteen mee aan de slag mag.

De kamer en het gebouw verlaten

Bedank uw gastheer voor zijn tijd, pak in en ga staan. Zeg shitsurei itashimasu bij de deur van de vergaderruimte. Als de gastheer u naar de lift of de ingang brengt, bedank hem/haar daar dan nogmaals; kochira de kekkō desu vertelt hen beleefd dat ze niet verder hoeven te komen. Veel mensen buigen als de liftdeuren sluiten en houden werkpraat uit de lift.

Te bescheiden en misplaatste keigo

Bij bezoeken komen twee soorten fouten vaak voor. De eerste is het stapelen van bescheiden vormen op één werkwoord totdat het dienstbaar klinkt. De tweede is het gebruik van een bescheiden werkwoord voor de actie van de cliënt, waardoor deze wordt verlaagd; het werkwoord mairu is bijvoorbeeld bescheiden, dus het past bij je eigen komen en gaan, maar nooit bij dat van de cliënt.

Oefen het bezoek van balie tot lift

Begin met Mocchi: typ de details van het geplande bezoek, het bedrijf van de klant, de persoon en het tijdstip, en vraag naar uw receptielijn, uw kaartwissellijn en twee smalltalk-antwoorden. Mocchi schrijft ze, legt uit welke werkwoorden nederig en welke respectvol zijn, en houdt bij voor welke vormen je twijfelt.

Loop er dan hardop doorheen met Ibuki-sensei in AI Sensei. Vraag Sensei om eerst de receptioniste te spelen en daarna de klant, om het weer of de reis ter sprake te brengen vóór de zaken, en om u te corrigeren wanneer u een eenvoudig werkwoord voor de klant gebruikt.