Vier zetten die je in elke vergadering doet
Waar de bijeenkomst ook over gaat, uw gesproken bijdragen vallen uiteen in een paar stappen: het woord nemen, vragen, akkoord gaan en niet akkoord gaan. Japans heeft voor elk vaste, beleefde openingszinnen. Als u ze gereed heeft, hoeft u alleen maar aan de inhoud te denken, en niet aan hoe u moet beginnen.
Itten yoroshii deshō ka, letterlijk één punt, is het nuttigst van allemaal. Het vraagt toestemming om te spreken, geeft aan dat uw punt kort is en geeft iedereen een seconde de tijd om zich naar u toe te wenden.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Mag ik één punt inbrengen? |
| 質問させてください。 | Shitsumon sasete kudasai. | Mag ik een vraag stellen? |
| 賛成です。 | Sansei desu. | Ik ben het ermee eens. |
| 別の見方もあるかと思います。 | Betsu no mikata mo aru ka to omoimasu. | Er is misschien een ander standpunt. |
Dezelfde zetten in drie registers
Een teamchat tijdens de lunch, een wekelijkse teamvergadering en een ontmoeting met een klant of senior executive vragen elk een ander niveau. De eenvoudige, beleefde versies hieronder zijn volkomen correct en normaal in veel interne vergaderingen. De keigo versies zijn bedoeld voor ontmoetingen met klanten, senior managers of wie dan ook voor wie u diep zou buigen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ちょっといい？ | Chotto ii? | Heb je even? (informeel) |
| ちょっといいですか。 | Chotto ii desu ka. | Mag ik iets zeggen? (beleefd) |
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Mag ik één punt naar voren brengen? (keigo) |
| いいね、それ。 | Ii ne, sore. | Leuk, ik vind het leuk. (informeel) |
| いい案だと思います。 | Ii an da to omoimasu. | Ik denk dat het een goed idee is. (beleefd) |
| 大変良いご提案だと思います。 | Taihen yoi goteian da to omoimasu. | Ik vind het een uitstekend voorstel. (keigo) |
| それ、違うと思う。 | Sore, chigau to omou. | Ik denk niet dat dat klopt. (informeel) |
| それは少し違うと思います。 | Sore wa sukoshi chigau to omoimasu. | Ik denk dat dat een beetje anders is. (beleefd) |
| 恐れ入りますが、私は少し異なる意見を持っております。 | Osoreirimasu ga, watakushi wa sukoshi kotonaru iken o motte orimasu. | Excuseer mij, maar ik heb een iets andere mening. (keigo) |
Vragen en verduidelijken zonder de spreker iets te verwijten
Een vraag tijdens een Japanse bijeenkomst mag niet de indruk wekken dat de spreker een slechte uitleg heeft gegeven. Formuleer het als uw eigen behoefte om te bevestigen: kakunin desu ga, gewoon om te bevestigen. Terughalen wat je hebt begrepen, tsumari ... tot iu koto deshō ka, is zowel een vraag als een samenvatting, en is vaak welkom.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 先ほどの点について、もう少し詳しく伺えますか。 | Sakihodo no ten ni tsuite, mō sukoshi kuwashiku ukagaemasu ka. | Kunt u mij iets meer vertellen over dat eerdere punt? |
| 確認ですが、締め切りは月末ということでよろしいでしょうか。 | Kakunin desu ga, shimekiri wa getsumatsu to iu koto de yoroshii deshō ka. | Ter bevestiging: de deadline is het einde van de maand? |
| つまり、予算は変わらないということでしょうか。 | Tsumari, yosan wa kawaranai to iu koto deshō ka. | Het budget blijft dus hetzelfde, klopt dat? |
| お話の途中で申し訳ありませんが、 | Ohanashi no tochū de mōshiwake arimasen ga, | Sorry dat ik stoor, maar... |
Instemmen, met of zonder voorwaarde
Duidelijke overeenstemming is eenvoudig: sansei desu of watakushi mo onaji iken desu. Voor echte bijeenkomsten is vaak overeenstemming met een voorwaarde nodig, en het Japans heeft daar een standaardvorm voor: kihonteki ni wa sansei desu, ik ben het er in principe mee eens, gevolgd door tada, rechtvaardig, en uw bezorgdheid. Dankzij de structuur kun je een probleem ter sprake brengen terwijl je aan dezelfde kant blijft staan.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| おっしゃるとおりです。 | Ossharu tōri desu. | Je hebt helemaal gelijk. (respectvol) |
| 私も同じ意見です。 | Watakushi mo onaji iken desu. | Ik heb dezelfde mening. |
| 基本的には賛成です。ただ、費用の面が少し気になります。 | Kihonteki ni wa sansei desu. Tada, hiyō no men ga sukoshi ki ni narimasu. | Ik ben het er in principe mee eens. Ik maak me alleen een beetje zorgen over de kosten. |
Beleefd oneens zijn
Directe meningsverschillen hantai desu, zo protesteer ik, worden gebruikt, maar vooral door senioren of bij formele stemmingen. Een juniorlid is het er meestal niet mee eens in drie stappen: de andere mening erkennen, de zorg zachtjes uiten en een alternatief voorstellen. Door de verzachters ka to omoimasu en kamo shiremasen klinkt de bezorgdheid eerder als een bijdrage dan als een uitdaging.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| おっしゃることはよくわかります。 | Ossharu koto wa yoku wakarimasu. | Ik begrijp volledig wat je zegt. |
| ただ、スケジュールの面で懸念があるかと思います。 | Tada, sukejūru no men de kenen ga aru ka to omoimasu. | Er kunnen echter zorgen zijn over het schema. |
| 別の案として、段階的に進めるのはいかがでしょうか。 | Betsu no an to shite, dankaiteki ni susumeru no wa ikaga deshō ka. | Als alternatief, hoe zit het met het in fasen te werk gaan? |
Voorbeelddialoog: een zorg over de planning uiten
Manager Yamamoto zit een teamvergadering voor over een nieuw rooster. Lee vindt de testperiode te kort. Merk op hoe Lee het woord neemt, eerst akkoord gaat, de kwestie ter sprake brengt met een verzachter, deze ondersteunt met ervaring en eindigt met het aanbieden van het werk.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| では、新しいスケジュール案について、ご意見はありますか。 | Dewa, atarashii sukejūru an ni tsuite, goiken wa arimasu ka. | Manager: Nog opmerkingen over het nieuwe schemaontwerp? |
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | U: Mag ik één punt naar voren brengen? |
| どうぞ。 | Dōzo. | Directeur: Ga je gang. |
| 基本的には賛成です。ただ、テスト期間が一週間というのは少し短いかと思います。 | Kihonteki ni wa sansei desu. Tada, tesuto kikan ga isshūkan to iu no wa sukoshi mijikai ka to omoimasu. | Jij: Daar ben ik het in principe mee eens, maar een testweek kan wat kort zijn. |
| なるほど。どのくらい必要だと思いますか。 | Naruhodo. Dono kurai hitsuyō da to omoimasu ka. | Beheerder: Ik begrijp het. Hoe lang denk je dat we nodig hebben? |
| 前回の経験から申しますと、二週間あると安心です。 | Zenkai no keiken kara mōshimasu to, nishūkan aru to anshin desu. | Jij: Vanaf de vorige keer zouden twee weken veiliger zijn. |
| 確かに、前回は遅れが出ましたね。 | Tashika ni, zenkai wa okure ga demashita ne. | Collega: Dat is waar, de vorige keer hadden we vertragingen. |
| もしよろしければ、テスト計画を私のほうでまとめます。 | Moshi yoroshikereba, tesuto keikaku o watakushi no hō de matomemasu. | Jij: Als je wilt, stel ik het testplan samen. |
| ありがとう。では、来週の会議で共有してください。 | Arigatō. Dewa, raishū no kaigi de kyōyū shite kudasai. | Beheerder: Bedankt. Deel het dan alstublieft tijdens de bijeenkomst van volgende week. |
| 承知いたしました。 | Shōchi itashimashita. | Jij: Zeker. |
Misplaatste keigo en andere fouten in vergaderingen
Bij bijeenkomsten komen mensen van verschillende rangen samen, dus het is gemakkelijk om een bescheiden werkwoord naar de verkeerde persoon te wijzen. Mōsu is bescheiden: het gaat om wat jij of jouw kant zei, nooit om wat je manager of een klant zei. Sommige evaluerende woorden klinken ook vreemd als ze naar boven gericht zijn.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 部長が申されたとおり、 | Buchō ga mōsareta tōri, | Zoals de manager zei (bescheiden werkwoord voor een senior: fout) |
| 部長がおっしゃったとおり、 | Buchō ga osshatta tōri, | Zoals de manager zei (correct respectvol) |
| 参考になりました。 | Sankō ni narimashita. | Dat was nuttig. (kan evaluatief opwaarts klinken) |
| 大変勉強になりました。 | Taihen benkyō ni narimashita. | Ik heb veel geleerd. (veiliger voor senioren) |
| 御社のご提案、ありがとうございます。 | Onsha no goteian, arigatō gozaimasu. | Bedankt voor het voorstel van uw bedrijf. (gesproken) |
| 弊社としては、前向きに考えております。 | Heisha to shite wa, maemuki ni kangaete orimasu. | Ons bedrijf beoordeelt het positief. |
- Naruhodo desu ne, herhaald voor senioren: veel luisteraars vinden het enigszins evaluerend. Sō desu ne of ossharu tōri desu zijn veiliger.
- Ryōkai desu voor een klant of senior manager: shōchi itashimashita of kashikomarimashita zijn veiliger.
- kisha hardop zeggen: kisha is de geschreven vorm; in spraakgebruik onsha.
De vergadering afsluiten en acties bevestigen
Voordat mensen vertrekken, bevestigt iemand meestal wat er is besloten en wie wat doet. Aanbieden om dat zelf te doen is een goede manier voor een nieuw teamlid om een bijdrage te leveren. Sluit af met een bedankje aan iedereen voor hun tijd.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 本日の決定事項を確認させてください。 | Honjitsu no kettei jikō o kakunin sasete kudasai. | Ik wil de besluiten van vandaag bevestigen. |
| 次回までに、私が議事録をまとめてお送りします。 | Jikai made ni, watakushi ga gijiroku o matomete ookuri shimasu. | Voor de volgende keer zal ik de notulen opmaken en versturen. |
| 本日はありがとうございました。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. | Bedankt allemaal voor vandaag. |
Oefen je volgende vergadering
Vertel Mocchi over een komende bijeenkomst: het onderwerp, wie er aanwezig zal zijn en het punt dat u naar voren wilt brengen. Vraag hem om uw bijdrage twee keer te schrijven, één keer voor een intern teamoverleg en één keer voor een gesprek met een klant, en de verschillen uit te leggen. Mocchi houdt je werkplek en rol bij, zodat de latere praktijk dezelfde context gebruikt.
Oefen vervolgens met het in realtime spreken. Vraag in AI Sensei Yamada-sensei om een vergadering voor te zitten en een plan met een zwak punt te presenteren. Neem het woord, ga akkoord met een voorwaarde en stel een alternatief voor. Vraag Sensei om te reageren als een enigszins sceptische manager, zodat je je idee beleefd moet verdedigen.