Keigo per la visita a un cliente: reception, biglietti da visita e congedo

La visita in quattro momenti

La visita di un cliente ha quattro momenti in cui le parole sono quasi fisse: entrare in una stanza, presentarsi, ricevere una cartolina e uscire. Se queste quattro righe vengono fuori senza intoppi, il resto della visita, l’incontro vero e proprio, può essere in un giapponese più semplice ed educato e a nessuno dispiacerà.

Shitsurei itashimasu fa molto lavoro. Letteralmente commetto una maleducazione, si dice quando bussi ed entri, quando ti siedi dopo essere stato invitato, quando interrompi e quando esci. La sua forma semplice ed educata, shitsurei shimasu, è ciò che senti tra colleghi.

UnihongoGiapponese d'affari

🚪失礼しつれいいたします。Mi scusi. (entrando in una stanza)

🙂さくら商事しょうじのリーと申もうします。Sono Lee di Sakura Trading.

📇頂戴ちょうだいいたします。Grazie. (ricevendo un biglietto)

👋お邪魔じゃまいたしました。Grazie dell'ospitalità. (all'uscita)

Arrivo in tre registri

Confronta come diresti le stesse cose arrivando a casa di un amico, alla scrivania di un collega e alla reception di un cliente. La versione amico è rilassata, la versione collega è educata ma diretta e la versione cliente aggiunge due livelli: verbi umili per quello che fai e la cornice formale che dice all'addetto alla reception esattamente cosa fare dopo.

Molti visitatori in Giappone arrivano dai cinque ai dieci minuti prima, si tolgono il cappotto prima di entrare nell'edificio e lo portano piegato sul braccio. Le usanze variano a seconda dell'azienda e della stagione, quindi osserva cosa fanno gli altri, ma arrivare alla reception esattamente in orario, piuttosto che molto presto, è un'abitudine comune.

Alla reception

Gli uffici di grandi dimensioni dispongono di una scrivania con personale; molti quelli più piccoli hanno un telefono o un tablet nella hall con cui si chiama il dipartimento. In entrambi i casi il contenuto è lo stesso: chi sei, chi vedi e quando. L'addetto alla reception utilizzerà forme umili nei confronti del proprio collega, quindi ascolta Tanaka senza sama; questa è la regola uchi-soto sul lavoro, non la maleducazione.

Essere accompagnati e prendere posto

Quando il tuo ospite viene a prenderti, seguilo e aspetta che ti venga detto dove sederti. In molte sale riunioni giapponesi il posto più lontano dalla porta è il posto degli ospiti, kamiza, e l'ospite di solito ti indicherà quello. Non sederti finché non ti invitano e dì shitsurei itashimasu mentre ti siedi. Metti la borsa sul pavimento accanto alla sedia anziché sul tavolo.

Lo scambio dei biglietti da visita, riga per riga

I biglietti da visita, meishi, vengono solitamente scambiati in piedi, all'inizio, prima che qualcuno si sieda. Il visitatore normalmente offre per primo. Tieni il biglietto con entrambe le mani, rivolto verso l'altra persona in modo che possa leggerlo, e pronuncia la tua presentazione completa. Quando ricevi la loro carta, prendila con entrambe le mani, dì chōdai itashimasu e leggila per un momento. Durante la riunione, molte persone tengono le carte sul tavolo nell'ordine in cui le persone sono sedute.

Due chiacchiere, poi gli affari

La maggior parte degli host inizia con un minuto di conversazione: il tempo, il viaggio, se hai trovato facilmente l'ufficio. Rispondi brevemente e positivamente, poi lascia che l'host si occupi degli affari, oppure trasferisciti lì tu stesso con sassoku desu ga, se posso andare direttamente al sodo.

Lasciare la stanza e l'edificio

Ringrazia il tuo host per il suo tempo, fai le valigie e alzati. Di' shitsurei itashimasu alla porta della sala riunioni. Se l'host ti accompagna all'ascensore o all'ingresso, ringrazialo ancora lì; kochira de kekkō desu dice loro educatamente che non è necessario andare oltre. Molte persone si inchinano quando le porte dell'ascensore si chiudono e continuano a parlare di lavoro fuori dall'ascensore.

Troppa umiltà e keigo fuori luogo

Durante le visite sono comuni due tipi di errori. Il primo consiste nell'impilare forme umili su un verbo finché non suona servile. Il secondo è usare un verbo umile per l'azione del cliente, che lo abbassa; il verbo mairu, ad esempio, è umile, quindi si adatta al tuo andirivieni ma mai a quello del cliente.

Provare la visita dalla scrivania all'ascensore

Inizia con Mocchi: digita i dettagli di una visita imminente, l'azienda del cliente, la persona e l'orario, e chiedi la tua linea di accoglienza, la tua linea di cambio carta e due risposte convenevoli. Mocchi li scrive, spiega quali verbi sono umili e quali rispettosi, e tiene traccia delle forme su cui esiti.

Quindi percorrilo ad alta voce con Ibuki-sensei in AI Sensei. Chiedi al Sensei di interpretare prima l'addetto alla reception e poi il cliente, di menzionare il tempo o il viaggio prima degli affari e di correggerti ogni volta che usi un verbo umile per il cliente.