Le quattro frasi che reggono la maggior parte delle chiamate di lavoro
La maggior parte delle chiamate in arrivo in un ufficio giapponese seguono lo stesso percorso: saluti, identifichi l'azienda, scopri chi vuole il chiamante e poi trasferisci la chiamata oppure spieghi che la persona non è disponibile e rispondi a un messaggio. Quattro righe svolgono la maggior parte del lavoro e ognuna di esse è già keigo, quindi non è necessario costruirle a partire da regole grammaticali sotto pressione.
Molti uffici hanno anche un'abitudine che vale la pena copiare: se il telefono ha squillato più di tre volte prima che rispondessi, inizia con omatase itashimashita, scusa se ti ho fatto aspettare. Sembra piccolo, ma i chiamanti lo notano.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Grazie per aver chiamato. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Un momento, per favore. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | In questo momento non è alla scrivania. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Ti richiameremo. (umile) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Sì, Sakura Parlando di trading. (formale) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Mi dispiace averti fatto aspettare. |
La stessa richiesta in tre registri
Gli studenti spesso conoscono la forma informale e la forma desu/masu di una frase, ma si bloccano quando hanno bisogno della versione per telefono. Vederli fianco a fianco aiuta: il significato resta lo stesso, cambia solo la distanza. La linea casual è per amici e familiari. La linea semplice ed educata è corretta in giapponese e va bene con un collega che conosci, ma su una linea aziendale per un chiamante esterno sembra un po' spoglia. La linea keigo è ciò che il chiamante si aspetta.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Aspettare. (informale) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Per favore aspetta un po'. (cortese) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | Potresti aspettare un momento? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | Chi è? (informale) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | Come ti chiami? (cortese, ma schietto) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | Posso chiederti chi sta chiamando? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | Glielo dirò. (informale) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | Glielo dirò. (cortese) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Lo trasmetterò. (umile) |
| Registro | Chi lo sente da un telefono di lavoro | Cosa segnala |
|---|---|---|
| Casuale | Nessuno su una linea aziendale; solo chiamate private con gli amici | Vicinanza; su una linea di lavoro sembra imprudente |
| Semplicemente educato (desu/masu) | Un collega chiama da un altro piano | Corretto e amichevole, ma scarso per un chiamante esterno |
| Keigo (rispettoso + umile) | Clienti, committenti, fornitori, chiunque sia esterno | Che stai parlando a nome dell'azienda |
Chiamata modello: la persona richiesta è fuori
Questa è la chiamata più comune gestita da un dipendente junior. Chi chiama vuole il tuo collega Tanaka, che è in riunione. Nota tre cose: il chiamante usa Tanaka-sama e verbi rispettosi, tu usi Tanaka semplice e verbi umili e ripeti il numero di telefono prima di terminare la chiamata.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Tu: Grazie per aver chiamato. Sakura Vendite commerciali, parla Lee. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Chiamante: Sono Sato di Aoyama Electric. Grazie per il vostro supporto. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Tu: Grazie anche per il tuo. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Chiamante: Mi scusi, il signor Tanaka è disponibile? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Tu: mi dispiace molto. Tanaka è in riunione in questo momento. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Chi chiama: A che ora tornerà? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Tu: Tanaka dovrebbe tornare per le tre. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Tu: Ti richiameremo al ritorno di Tanaka? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Chiamante: Sì, per favore. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Tu: Per ogni evenienza, posso avere il tuo numero? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Chiamante: è 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | Tu: Lasciami ripetere: Sig. Sato di Aoyama Electric, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Tu: Lo trasmetterò sicuramente. Questo era Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Chiamante: Grazie. Arrivederci. |
Prendere un messaggio senza che nessuno debba richiamare
Un messaggio è utile solo se il tuo collega può attivarlo senza prima telefonarti. Ottieni queste sei cose e conferma l'ortografia dei nomi di cui non sei sicuro. Chiedere come è scritto un nome è normale ed educato; indovinare non lo è.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Se vuoi, posso lasciare un messaggio? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | Come è scritto il tuo nome in kanji? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Mi spiace, ho difficoltà a sentirti. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | Potresti dirlo ancora una volta? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Certamente. (umile, molto comune) |
- Nome e azienda del chiamante, con i kanji se riesci a capirlo
- Il loro numero di telefono, ripetuto cifra per cifra
- Di cosa tratta la chiamata, in una riga
- Se vogliono essere richiamati, chiameranno di nuovo o semplicemente vogliono che il messaggio venga trasmesso
- L'ora della chiamata
- Il tuo nome, così il tuo collega sa a chi chiedere
Uchi e soto: abbassa i tuoi colleghi
Questa è la regola che sorprende maggiormente gli studenti. All'interno dell'ufficio chiami il tuo manager Tanaka-buchō e usi verbi rispettosi nei suoi confronti. Nel momento in cui parli con un chiamante esterno, il tuo manager diventa parte della tua parte, uchi, e il chiamante è soto. Lasci san e il titolo lavorativo dopo il nome e usi verbi umili riguardo al tuo manager, esattamente come faresti per te stesso.
Può sembrare irrispettoso nei confronti del tuo capo, ma è vero il contrario: onorare il tuo collega di fronte a un cliente sembra come se stessi elevando la tua azienda al di sopra del cliente.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | Il signor Tanaka non è presente. (sbagliato per un estraneo) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Temo che Tanaka sia fuori. (corretto) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Il nostro manager, Tanaka, ne ha parlato. (a un estraneo) |
| Stai parlando del tuo manager Tanaka | A un collega all'interno | A un chiamante esterno |
|---|---|---|
| Come li chiami | Tanaka-buchō o Tanaka-san | Tanaka, o buchō no Tanaka |
| È in riunione | Kaigi ni dete irasshaimasu (rispettoso) | Kaigichū de gozaimasu (formale) |
| È fuori ufficio | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (umile) |
| Ha detto qualcosa | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (umile) |
Trasferire una chiamata e rispondere per un collega
Quando la persona è alla scrivania, metti il chiamante in attesa e passi la chiamata, comunicando al tuo collega chi sta chiamando prima di trasferire. Il collega che risponde apre con linea fissa comunicando al chiamante che il trasferimento è andato a buon fine.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Tu: Per Tanaka? Ti farò passare. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Tu, a un collega: Chiamata dal signor Sato, Aoyama Electric. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Collega: Tanaka parla; Ho risposto alla chiamata. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Ti passo al responsabile; un momento. |
Nota che all'interno dell'ufficio, parlando con Tanaka, usi di nuovo Tanaka-san. Il cambio uchi-soto avviene nello stesso minuto, a seconda di chi sta ascoltando.
Le trappole dell'eccesso di keigo e altri errori comuni
Una volta che gli studenti scoprono keigo, tendono ad impilarlo. Due forme onorifiche su un verbo, nijū keigo o doppio keigo, sono uno degli errori più comuni anche tra i nuovi assunti giapponesi, ed è il genere di cose che nota un chiamante attento. Alcune forme come ukagatte orimasu sono così ampiamente utilizzate negli affari che le persone le accettano; quelli sotto sono quelli da risolvere per primi.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Detto (doppio keigo: evitare) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Detto (forma corretta e rispettosa) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Darò un'occhiata (troppo umile) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Darò un'occhiata (forma umile corretta) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | Andava tutto bene? (a molti questo non piace) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | Va tutto bene? (il modulo sicuro) |
- Dire ryōkai shimashita a un cliente: molte persone lo trovano troppo casual; utilizzare shōchi itashimashita o kashikomarimashita.
- Rispondere con moshi moshi a una chiamata di lavoro in arrivo: molte aziende addestrano il personale a iniziare invece con il saluto e il nome dell'azienda.
- Utilizzando de gozaimasu per il chiamante, come in Satō-sama de gozaimasu ka. Funziona in alcune impostazioni del servizio, ma Satō-sama de irasshaimasu ka è la forma rispettosa.
- Riagganciare prima. Con i clienti, molte persone aspettano che il chiamante riattacchi o abbassino delicatamente il ricevitore dopo una breve pausa.
Prova un'intera chiamata prima che squilli il telefono
Chiedi a Mocchi qualcosa di specifico, ad esempio: dammi cinque frasi sul mio capo che devo convertire da interno all'ufficio keigo a chiamante esterno keigo, quindi controlla le mie risposte. Mocchi spiega ogni correzione e poiché mantiene note su ciò che continui a perdere, l'interruttore uchi-soto tornerà nelle revisioni successive finché non si blocca.
Allora rendilo reale con la tua voce. In AI Sensei, scegli Yamada-sensei e chiedi a Sensei di interpretare un cliente che chiama il tuo manager. Rispondi alla chiamata, spiega che il tuo manager è fuori, prendi un numero e ripetilo. Chiedere al Sensei di parlare la seconda volta alla normale velocità dell'ufficio; il report della sessione elenca i moduli in cui hai sbagliato.