La cornice di ogni e-mail di lavoro
Pensa a un'e-mail di lavoro giapponese come a un'immagine in una cornice. La cornice è composta da cinque parti: il nome del destinatario con azienda e dipartimento, un saluto di apertura, una riga che dice chi sei, il corpo e una riga di chiusura seguita dalla tua firma. I lettori scorrono l'inquadratura per vedere se comprendi la relazione, quindi leggono il corpo per il contenuto.
Delle linee di cornice, quattro emergono così spesso che vale la pena impararle prima di ogni altra cosa. Il primo è per le persone esterne all'azienda con cui già lavori, il secondo chiude quasi tutte le email, il terzo apre un primo contatto e il quarto apre la posta interna.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Grazie per il costante sostegno. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Grazie in anticipo. (chiusura) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | Mi scuso per questo messaggio improvviso. |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Ciao. (ai colleghi, interno) |
Un messaggio in tre registri
Ecco lo stesso breve messaggio, che invia un file e chiede al lettore di controllarlo, scritto a un amico, a un collega del tuo team e a un cliente. Il contenuto cambia appena; la cornice e i verbi lo fanno. La versione casual andrebbe bene in un'app di chat. La versione semplice e cortese è naturale per la posta interna. La versione keigo è ciò che un cliente si aspetta.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | Amico: invio del file. Dai un'occhiata! (informale) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | Collega: Ciao. Ecco il fascicolo. Per favore controllalo. (cortese) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Cliente: Sto inviando il file. Ti sarei grato se potessi verificarlo. (keigo) |
| Parte | Amico | Collega | Cliente |
|---|---|---|---|
| Apertura | Nessuno, o un saluto veloce | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| Verbo per inviare | Okuru (semplice) | Okurimasu (cortese) | Ookuri itashimasu (umile) |
| Richiesta | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| Chiusura | Nessuno o un emoji | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
Scegliere la frase di apertura in base alla situazione
L'apertura deve corrispondere a ciò che è successo tra te e il lettore. Nella maggior parte dei casi questo è lo standard osewa ni natte orimasu, ma in alcune situazioni lo sostituisce o lo estende. È comune aggiungere la frase della situazione subito dopo il saluto: ringraziarli per l'incontro di ieri o scusarsi per una risposta lenta, prima di arrivare al punto.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Grazie, come sempre, per il vostro supporto. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Questa è la prima volta che ti scrivo. |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | Mi dispiace scrivere di nuovo così presto. |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Mi scuso per la mia risposta tardiva. |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Grazie per il tuo tempo l'altro giorno. |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | È passato molto tempo dall'ultima volta che ho scritto. |
Tabitabi shitsurei itashimasu è utile quando invii una seconda email lo stesso giorno, ad esempio perché hai dimenticato un allegato. Gobusata shite orimasu è per le persone che non contatti da mesi; è umile e leggermente formale, quindi adatto ai clienti e ai contatti più anziani.
Dire chi sei
Dopo l'apertura, nomina te stesso con la tua azienda. Nella posta esterna, usa de gozaimasu o desu dopo il tuo nome; a un nuovo contatto, a mōshimasu è standard. Non aggiungere san o alcun titolo al tuo nome, e in giapponese viene prima la tua azienda, poi il tuo dipartimento se necessario, quindi il tuo nome.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Sono Lee di Sakura Trading. (formale) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Mi chiamo Lee, Sakura Vendite commerciali. (primo contatto) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | Scrivo su consiglio del signor Sato. |
Formule di chiusura da quelle quotidiane a quelle molto formali
La riga di chiusura funziona come un arco alla fine del messaggio. Yoroshiku onegai itashimasu è l'impostazione predefinita. Puoi adattarlo al corpo aggiungendo ciò che stai chiedendo, oppure aggiungendo hikitsuzuki, andando avanti, quando la relazione continua. Per una richiesta seria, una scusa o un lettore esperto, passa a nanitozo e mōshiagemasu.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Non vedo l'ora di continuare a lavorare con te. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Ti sarei grato se potessi verificarlo. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | Ti sarei grato se potessi prenderlo in considerazione. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Spero che potremo continuare a lavorare insieme. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Con i miei più sinceri ringraziamenti in anticipo. (molto formale) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Solo una breve nota per ora. |
Un'e-mail modello completa, riga per riga
Ecco una breve email indirizzata a un cliente dopo un incontro, con l'invio dei materiali richiesti. Ogni linea è nella cornice tranne le due al centro. Leggilo ad alta voce una volta; il ritmo delle linee della cornice è parte di ciò che le fa aderire.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | Signor Sato, reparto vendite, Aoyama Electric Co., Ltd. |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Grazie come sempre. Sono Lee di Sakura Trading. |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Grazie per il tuo tempo alla riunione dell'altro giorno. |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | Ho allegato i materiali che hai richiesto; per favore controllali. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Se qualcosa non è chiaro, non esitate a farmelo sapere. |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Non vedo l'ora di continuare a lavorare con te. |
Aperture sbagliate e keigo eccessivo
La maggior parte degli errori e-mail non sono errori grammaticali. Sono linee di cornice che non si adattano alla relazione, o un linguaggio così umile che il lettore deve scavare per la richiesta. Questi sono quelli che gli studenti fanno più spesso.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | Permettimi di inviare il file. (bello una volta, pesante se ripetuto) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Sto inviando il file. (forma pulita e umile) |
- Osewa ni natte orimasu in una prima email a uno sconosciuto: il lettore non si è ancora preso cura di te. Usa un apriscatole di primo contatto.
- Un titolo più sama, come in Tanaka buchō sama. Molti lettori lo vedono come un doppio titolo onorifico; scrivere Tanaka buchō o Tanaka sama. Sulla riga dell'indirizzo, buchō Tanaka sama è spesso accettato.
- Minasama kakui: kakui significa già tutti, quindi aggiungere minasama lo raddoppia. Scrivi kakui da solo o minasama da solo.
- Sasete itadakimasu su ogni verbo. Uno o due vanno bene; cinque in una breve e-mail sembrano servili. Forme semplici e umili come ookuri itashimasu sono più pulite.
- Gokurōsama desu a un cliente o a un manager: molte persone pensano che sia per quelli sotto di te. Utilizzare otsukaresama desu all'interno dell'azienda e osewa ni natte orimasu all'esterno.
Costruisci una cornice che puoi riutilizzare
Digita una situazione reale in Mocchi, ad esempio: scrivo per la prima volta ad un cliente dopo che un collega ci ha presentato; dammi la parte di apertura, quella di auto-presentazione e quella di chiusura, e spiegami il livello di ciascuna. Mocchi scrive le righe della cornice, spiega perché ognuna si adatta e ricorda le situazioni che hai chiesto, in modo da poter chiedere un rapido quiz qualche giorno dopo con /review.
Per mantenere le linee in testa tra le e-mail, trasforma le tue cinque aperture e chiusure preferite in carte con /create-flashcards, quindi gioca Flashcard Flip dalla pagina dei giochi con il tuo mazzo. Adattare la frase giapponese alla situazione, non solo a una traduzione, è l'abilità di cui hai bisogno quando ti siedi per scrivere.